“互聯網+”時代基層單位檔案數字化建設探析

文/中共臨沂市委黨校教務處 張璐璐

“互聯網+”時代基層單位檔案數字化建設探析

文/中共臨沂市委黨校教務處 張璐璐

目前，我國檔案工作正逐步落實“存量數字化、增量電子化”的信息化戰略，這就需要我們不斷用創新的互聯網思維來轉變傳統的檔案思維，實現超常規發展。本文通過對基層單位檔案數字化建設面臨的問題進行分析，從而提出加強基層單位檔案數字化建設相應的對策。

檔案數字化；互聯網+；檔案管理；對策

“互聯網+”是物聯網、云計算、社會計算、大數據等新一代信息技術融合的新形態。隨著國家信息化建設的推進、電子政務的廣泛應用、網絡化管理技術平臺的構筑，檔案管理模式和手段正逐步被信息化、網絡化的管理模式和手段所取代。目前，“在互聯網+”建設的大環境下，我國檔案工作正逐步落實“存量數字化、增量電子化”的信息化戰略，這就需要我們不斷用創新的互聯網思維來轉變傳統的檔案思維，實現超常規發展。

一、基層單位檔案數字化建設面臨的問題

（一）檔案信息數據庫建設滯后。在“互聯網+”時代，由于信息技術的高速發展，傳統載體檔案將面臨全面的數據化而不僅僅是數字化。紙質檔案全文數字化是檔案信息上網的基礎，這也是網絡環境下檔案信息查看采集利用的前提。數字化可能是僵死的信息儲存，而數據化則是可檢索和可以進行關聯分析的活數據。數字化的文件(圖像、音樂、PDF等)無法被現有的搜索引擎搜索到，而數字化文件被數據化之后，是可以被基于文本的傳統搜索引擎檢索到。數字化帶來了數據化，但是數字化無法取代數據化。當前，基礎單位數據庫建設定位不準確、標準規范缺失、數據質量不高等，開發和提供的檔案信息多是二次信息，即目錄、文摘等，而作為一次信息的檔案全文信息開發較少，用戶只能看到檢索頁，但看不到全文，不利于檔案信息的采集利用，也對互聯網背景下的檔案數字化檢索的發展造成了不利影響。全力構建一個包括全文數據庫、文獻數據庫和多媒體數據庫在內的多類型數據庫系統任務艱巨。

（二）現代化的辦公設備不足。計算機設備是檔案的載體，設備的好壞直接影響檔案數字化管理的步伐，由于資金不足或領導不重視，目前，許多基層單位的辦公設備較少，檔案數字化管理中的軟件資源建設、硬件資源建設、網絡資源建設等基礎建設投入不夠，有的基層單位的辦公設備比較落后，計算機使用年限長，系統和硬件不能及時更新，計算機系統和程序的陳舊老化，數字化設備的標準不能達到國家的具體標準要求，先進的數字化設備比較缺乏。還有的單位內部局域網沒有搭建起來，電子文檔收集工作仍采用傳統的方式和手段，嚴重影響了檔案工作的效率和準確性。

（三）數字化檔案安全意識淡薄。在“互聯網+”時代，網絡技術在檔案管理中的應用越來越廣泛，不但推動了檔案管理的快速發展，也給檔案信息安全帶來挑戰。我國的《檔案法》規定：“檔案工作者的基本職能和歷史使命是維護檔案的完整和安全，方便社會各方面的利用”。由于數字檔案載體的脆弱性，信息的不穩定性和對計算機軟硬件的依賴性等特點，帶來了數字檔案資源的易消亡性，給保持數字檔案的原始性、真實性增加了困難。同時，由于網絡具有連接形式的多樣性、開放性、互連性等特征，病毒入侵、黑客攻擊隨之而來，造成檔案信息的泄密、假冒、篡改等諸多問題，甚至給整個網絡安全帶來威脅。維護檔案信息的安全，成為“互聯網+”時代檔案工作面臨的又一重大挑戰。

（四）檔案管理人員專業素質較低。在“互聯網+”時代，檔案工作是一個知識、信息高度密集的領域，檔案工作的信息化程度高，對計算機等技術設備的依賴性很強，對檔案工作者隊伍要求也越高，就必然要求人員熟練地操作各項先進設備，了解相關的操作知識，能夠正確地處理常見的問題和困難。檔案管理人員不僅要有檔案業務基礎知識，而且也要有網絡信息技術能力，不僅要有檔案責任意識和服務意識，而且還要有安全防范和應急處理能力。由于網絡信息技術更新換代的速度較快，部分檔案管理人員專業學習跟不上職業要求，多數員工只是經過短時間的培訓，無法擁有嫻熟的服務技能和豐富的網絡技術知識，成為目前困擾檔案信息化、數字化建設的一大難題。

二、加強基層單位檔案數字化建設的對策

（一）加強數字化建設，強化檔案數據庫建設。按照“存量數字化、增量電子化”的信息化戰略，嚴格遵循標準規范，著重于非數字檔案的數字化和數字檔案的及時、完整、有效歸檔。紙質檔案在進行數字化操作的過程中，應對符合一定要求的紙質檔案文獻進行數字化，要按照檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收等基本環節進行。在數字化過程中，紙質檔案數字化應以件為單位自動捕獲數字化元數據，包括數字化授權信息、數字化日期與時間、水平分辨率、垂直分辨率、色彩空間、格式信息、計算機文件大小、數字化軟硬設備等。應將數字化元數據與目錄數據組合形成紙質檔案數字副本的元數據庫，并導入數字檔案室應用系統提供檢索服務。目錄建庫要選擇通用的數據格式，所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。在數字圖像的掃描和處理過程中，要切實重視紙質檔案的平整度、圖像分辨率和失真度，掌握好圖像壓縮比率，保證數字檔案資源真實、完整、可用和安全，滿足各類用戶共享需求。為了滿足網絡環境下檔案信息的采集利用，盡可能實現檔案信息的全文數字化，要切實做好一次信息的檔案全文信息開發，改變用戶只能看到檢索頁和目錄文摘等、但看不到全文的弊端。對照片數字檔案管理應按照“簡化整理、深化檢索”的宗旨，實行“類改序”方法，將傳統方式中單張照片檔案承擔的檢索路徑、保存單位等多種功能，變為一張照片只是一個保存實體，其他檢索功能均由圖片數據庫全方位、多角度、深層次的檢索手段來解決，實現照片管理新型方式的改革。要充分利用辦公自動化和局域網，搞好接收并登記形成辦公自動化等業務系統的文書類電子文件及其相對應的元數據，從起草、審簽到分發或呈批、閱辦運轉結束后，行文直接送入檔案管理的公文庫進行歸檔，實現大數據條件下圖書、檔案、資料、電子文檔的一體化管理。

（二）進一步完善軟硬件設施，搞好網絡平臺建設。要配置先進的且適合本單位工作的現代化辦公設備，主要有微機、打印機、復印機、掃描儀、數碼相機、光盤刻錄機等，使用指紋與語音識別技術、密碼技術與電子文件簽署技術，對檔案電子文件資料信息的真偽進行認定，為電子檔案文件的真實可靠性提供保障。要完善基于單位局域網的檔案管理平臺。辦公自動化程度越來越高，以往手續繁雜的辦公行文、來往函件、許多日常工作都可以直接在計算機和網絡上辦結。要通過辦公自動化和檔案門戶網站，建立電子文檔收集、在線借閱和查詢、利用等需求的管理和服務窗口，同時將可公開的各類數字檔案信息進行資源整合，實現單位檔案信息交流和單位內廣泛共享。要建好基于政務信息網的檔案平臺，針對政務信息網和單位局域網相互隔離的現狀，做好政務信息網電子文件的歸檔和整理，并提供在線查閱利用、存儲等服務，滿足員工在線利用需求。

（三）強化網絡信息技術防范，確保檔案數據庫安全。針對電子檔案信息容易被竊聽、泄密、篡改和偽造并且面臨病毒入侵威脅的現狀，應從簽署技術、加密技術、身份驗證、安裝殺毒軟件、增設防火墻等軟硬件方面強化安全技術管理。實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最有效措施，要強化辦公自動化系統內、外網隔離措施，在內部辦公自動化和外網之間，設置物理隔離，要限制優盤、移動硬盤等外設的接入。要針對不同級別的檔案，通過用戶名、用戶密碼、IP地址的三重驗證對檔案查看進行權限管理，確保檔案信息資源絕不流失。針對數字檔案資源具有的脆弱性、易逝性、依附性等特征，應建立健全數據備份系統，通過移動硬盤存儲、光盤錄入、云儲存備份等多重措施保證電子檔案的安全性。

（四）切實加強檔案隊伍建設，培養復合型人才。培養創新型的檔案人才是檔案管理工作創新發展的關鍵，要努力培養能夠掌握檔案知識，同時又能熟練操作計算機的創新型檔案管理人才。組織其學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎、數字化技術、網絡技術、圖像編輯、現代管理等，提高檔案工作者掌握和運用現代化技術的技能，適應數字檔案資源建設的需要。在日常工作中，應該將培訓和考核有機地結合起來，激勵工作人員不斷學習、提高素質，滿足檔案數字化管理的要求。同時，檔案人員要努力學習最新的檔案管理技能，要注重自身專業水平的提高，積極學習業務知識，通過自學、參加培訓等方式，熟練掌握在信息化背景下檔案的收集、整理、保管、利用和電子文件管理、網絡管理等基本技能，具備良好的動手能力，從而推動檔案信息化建設科學有序地向前發展。

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