做好檔案管理工作 充分發(fā)揮服務(wù)職能

文/濟南市教育教學(xué)研究院 葉凱

做好檔案管理工作 充分發(fā)揮服務(wù)職能

文/濟南市教育教學(xué)研究院 葉凱

近年來，隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，各類檔案信息的管理成為擺在教育面前的一個新的課題。如何有效地對各類檔案信息進行充分的管理，提高檔案信息的利用率，推動企業(yè)檔案管理事業(yè)的長足發(fā)展，是當(dāng)前檔案管理服務(wù)和發(fā)展的重要方向。隨著信息化和科技時代的到來，現(xiàn)代科技的發(fā)展對于檔案管理的服務(wù)方式和模式提出了新的要求。筆者就當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀，結(jié)合檔案管理工作的職能和職責(zé)，談?wù)勅绾斡行У匕l(fā)揮檔案管理人員的服務(wù)職能效應(yīng)，提高檔案管理成效。

檔案管理；服務(wù)；發(fā)展；成效；信息化

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富，檔案不由檔案管理機構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為經(jīng)濟、政治、文化服務(wù)，否則就不會存在，也難以發(fā)展。

一、以檔案服務(wù)于教學(xué)發(fā)展

教育教學(xué)相關(guān)檔案在教育事業(yè)的發(fā)展過程中，具有重要的社會屬性和使命，是反映當(dāng)?shù)亟逃l(fā)展的重要材料和依據(jù)。教育類檔案同樣也是未來教育部門研究相關(guān)的政策、發(fā)展局限突破等重要的參考資料，也為各項教育工作提供了更多鮮活的案例。總之教育教學(xué)檔案管理的成效不僅僅是單位檔案管理人員自身的專業(yè)素養(yǎng)與能力的體現(xiàn)，更是檔案信息在現(xiàn)代教育發(fā)展下的現(xiàn)代化過程。教育教學(xué)檔案資料的管理可以有效地為教育部門領(lǐng)導(dǎo)層的科學(xué)決策提供原生態(tài)的信息資料。面對很多重大事項討論沒有結(jié)果時，歷史檔案中一些有價值的信息資料可以為整個決策的進行提供一些現(xiàn)實性的參考和依據(jù)，所以說教育教學(xué)檔案資料的有效管理對于當(dāng)前教育教學(xué)的現(xiàn)狀、未來發(fā)展都具有重要的意義。

對于教學(xué)行為來說，教育教學(xué)檔案在教學(xué)過程中也發(fā)揮著重要的作用。在相關(guān)部門對于教學(xué)行為進行管理和監(jiān)督的過程中，難免會碰到各種各樣的情況，這樣的情況下教育教學(xué)的檔案管理可以成為教育部門在處理各種問題的參照表。此外，當(dāng)很多教育部門在制定相關(guān)的教學(xué)措施、制度、政策時，需要全面縱觀整個教育事業(yè)在制度上的改革路程，達到全局的觀念，這樣能夠讓制度的制定和落實沒有漏洞，同時有了之前制度的基礎(chǔ)和落實，新制度的制定和完善將會更加輕松和簡單。

二、規(guī)范化與科學(xué)化的管理

提高單位檔案管理成效，首先就是要健全相應(yīng)的工作制度。良好的制度是保障各項工作內(nèi)容都在一定的工作秩序和流程上得以有效的開展，這是單位管理的前提和出發(fā)點、立足點。所以，我們必須要進一步完善好每一個檔案管理的步驟，并且在制度的創(chuàng)新上做好相關(guān)的改革與創(chuàng)新工作，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲀?nèi)容和規(guī)范來約束每一個檔案管理工作人員，杜絕出現(xiàn)各類檔案信息外流、泄密的情況。此外，單位還應(yīng)該切實重視檔案管理部門的硬件投入，以現(xiàn)代化、科技化的檔案管理設(shè)施保障檔案管理成效的長足提高。比如良好的計算機、工作站、合理的溫度與濕度控制區(qū)。俗話說，好馬配好鞍。單位的檔案管理能力離不開相關(guān)配套設(shè)施的配合，所以基礎(chǔ)的工作設(shè)施和現(xiàn)代化的控制方式，需要給予后續(xù)的幫助和支持。

三、強化檔案管理人員責(zé)任意識

近年來，隨著國家通過多種形式學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》及上級業(yè)務(wù)主管部門、檔案部門的有關(guān)規(guī)定，對相關(guān)的檔案管理人員自身的崗位意識和職責(zé)意識也提出了更高的要求。所以，單位應(yīng)該不斷強化檔案管理熱源的責(zé)任意識，以崗位職責(zé)和意識來約束檔案管理工作人員的行為。

四、凸顯崗位職責(zé)意識，服務(wù)教育教學(xué)

筆者所在的檔案管理部分，主要是為教育決策和教育改革提供服務(wù)；為教育科研工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定、教學(xué)質(zhì)量評估工作服務(wù)；為教育科研成果推廣等工作服務(wù)。為各項教科研活動、教育教學(xué)質(zhì)量評價、各學(xué)段學(xué)科組織名師送教送學(xué)等服務(wù)。所以在檔案管理的過程中，應(yīng)該切實利用當(dāng)前的檔案管理信息與資源優(yōu)勢，切實為教育教研服務(wù)，凸顯崗位職責(zé)意識，充分發(fā)揮檔案管理員本身的主觀能動性，服務(wù)單位發(fā)展。

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