機關事業單位辦公自動化系統設計與實現探析

文/徐州市人民政府臺灣事務辦公室 張學良

機關事業單位辦公自動化系統設計與實現探析

文/徐州市人民政府臺灣事務辦公室 張學良

辦公自動化系統具有較強的實用性，將其應用到機關事業單位中具有十分重要的作用。在本文中，針對辦公自動化系統的分析，研究機關事業單位辦公自動化系統的設計與實現。

機關；事業單位；辦公自動化系統

在機關事業單位中，利用辦公自動化系統能夠對所有的事物進行處理。辦公自動化系統是現代化網絡技術、辦公技術與計算機的結合，為現代化社會發展過程中的綜合手段，能夠為單位的管理工作提供有價值參考。

一、辦公自動化系統

辦公自動化系統是利用現代先進技術，實現辦公信息的自動化與高效化發展。辦公自動化系統主要是將各個單位內的計算機以及一些辦公設備進行連接，基于硬件的連接，實現不同區域的同時辦公，促進各個信息的共享發展。辦公自動化系統為一種高效性辦公軟件，在日常工作中，使用該系統能夠獲取更高收益。主要表現為：第一，辦公自動化系統能夠促進信息的有效發布，實現通信平臺的有效建立，保證信息傳遞的各個流程都能更規范，信息的傳播速度也更快，以促進辦公效率的穩定提升。第二，辦公自動化系統能夠實現工作流程的自動化，尤其是分布式的辦公方法，能夠為單位人員的辦公工作提供方便，也能實現集中化辦公，實現信息的合理交流。同時，在自動化發展進程中，還能減少一些復雜的辦公環節，促進工作效率的提升。第三，辦公自動化系統的使用能夠增強單位的監控工作，針對辦公中產生的差錯以及低效率辦公條件，能夠進行有效預防。第四，辦公自動化系統的應用可以降低辦公費用，促進辦公工作的精細化發展，這樣不僅減少了一些經費，還促使現代化管理工作的積極發展。

二、辦公自動化系統的設計與實現

（一）使用需求。在對需求進行分析期間，需要分析兩個方面。其一，管理系統的平臺需求，分析過程中，需要研究單位內部的主要辦公流程，促進應用系統的科學、合理化。在對管理系統進行應用期間，還需要促進信息更安全，因為機關事業單位辦公過程中存在的政務信息比較多，要保證這些信息更完整。對辦公系統的規模進行分析，保證能滿足信息的共享需要和交流能力。其二，對用戶需求進行分析，機關事業單位中存在不同的職務，所以，要對系統的具體需求進行分析，在實踐工作中，要研究四個方面的要素。如：在系統中增加電子郵件功能，不僅能實現信息共享與有效傳遞，還能促進系統通信的自動化發展。如：在辦公自動化系統中增加自動化工作流，在該模式下，對辦公工作中存在的各個要素都需要合理調節，以促進辦公工作的順利發展。因為辦公自動化系統能對全過程的工作信息進行操作與管理，能促進辦公流程的優化建設，在對相關事務進行處理期間，也能促進整體效率的穩步提升。如：實現辦公自動化系統與協同工作的綜合發展，在網絡化發展下，促進信息利用深度的進一步發展，維護系統的安全使用。如：在辦公自動化系統中增加因特網技術，為辦公工作提供優質化服務，從而實現完善的執行體系。

（二）系統的設計。在對辦公自動化系統進行開發過程中，使用了Wed技術。該技術的使用更簡單，能夠促進系統之間的相互交流。同時，在應用辦公自動化系統過程中，還需要根據辦公自動化系統的業務需求，實現升級。在對辦公自動化系統進行開發期間，不能使用大量成本，系統中存在的優勢較多，已經得以廣泛使用。但是，辦公自動化系統在使用期間，數據傳輸效率還比較低，所以，要對系統設計方法進行完善，保證能夠解決其中產生的問題。在實踐工作中，可以使用C/S結構實現辦公自動化系統的完善性，并對其存在的不足進行改進。該結構的使用為多種操作系統，在對C/S結構建立期間，可以利用Exchange、I-IS結構作為基礎條件，利用相關的平臺軟件，促進各個程序的有效控制。基于以上設計方式的分析，能夠促進不同程序數據之間的相互交流與共享。辦公自動化系統中的數據庫還能對各個數據進行儲存，以實現數據的高集成度發展。

（三）系統功能。將辦公自動化系統應用到機關事業單位中，能夠展現出特殊發展功能，保證其符合辦公需求。系統中，存在較多的子系統，這些子系統都具備不同的功能，實現辦公自動化系統的充分利用。對系統進行維護，能夠維護數據與信息的安全性。比如：公告板系統，能夠為其建立內部論壇與發布政務信息。電子郵件系統，能夠對電子郵件進行收發，保證能夠為檔案提供相關信息和資料。對于人事管理系統，促進內部人員的有效調整。

三、總結

基于以上的分析，辦公自動化系統具備較強的實用性，將其應用到機關事業單位中，具有十分重要的作用，促進該系統的設計與實現，能夠促進辦公能力的提升。辦公自動化系統是現代化網絡技術、辦公技術與計算機的結合，為現代化社會發展過程中的綜合手段，能夠為單位的管理工作提供有價值的參考。

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