淺析計算機在現代檔案管理中的應用

文/吉林省白城市洮南市勞動保障事務所 董志恒

淺析計算機在現代檔案管理中的應用

文/吉林省白城市洮南市勞動保障事務所 董志恒

隨著計算機技術的高速發展，人們的生產生活方式都發生了巨大的改變。傳統的檔案管理方式因為計算機強大的信息存儲功能，遭受巨大的沖擊。計算機技術在不斷發展，而電子檔案也隨之增多。對于大量繁瑣的電子檔案以及相關數據，現代檔案管理必須充分利用計算機技術才能達到更好的管理效果。本文分析探討計算機在現代檔案管理中的應用，以期提升現代檔案管理的效率。

計算機；檔案管理；應用

現代檔案在科學、經濟的高速發展下，管理方式越來越多樣化了，現代的檔案也越來越龐雜，管理起來更困難，而傳統的管理方法已經不能適應檔案的發展。對于大量的電子檔案和信息數據，必須采用計算機來進行管理和記錄。在檔案管理中，計算機可以充分發揮效力高、容量大和管理便捷的優勢，讓現代檔案管理更加方便和簡單，更加安全和可靠，提高管理效率，促進檔案管理的發展。

一、計算機在現代檔案管理應用中出現的問題

（一）在檔案管理實際工作中，沒有一個完整的體系。往往是各個部門各自發布檔案信息，建設各自的網絡基礎渠道，造成網絡的層次不一，檔案信息發布和網絡建設都不能有機結合，缺乏通用性，因此，檔案管理工作需要進一步加強標準化流程和規范化操作。計算機操作要想引入檔案管理工作中，必須要有一個統一的工作規范和操作標準，在傳統管理模式下，檔案管理工作存在著記錄檔案標準不統一和檔案文件質量良莠不齊的狀況，這嚴重阻礙著檔案管理工作信息化進程。

（二）電子檔案信息存在著安全隱患。在全球化和網絡信息化的發展時代，因特網具有共享性和開放性等特征，進而任何人都可以自由進出入因特網，這樣提供便利的同時，也增加了電子檔案信息的安全隱患。目前，很多政府部門在政府電子政務系統上直接發布和流轉公文，這些信息在傳輸過程中很容易被竊聽、篡改。在計算機網絡上進行檔案管理工作，需要面臨復雜多變的網絡環境，即使是一個小小的疏忽都有可能造成嚴重的不可挽回的損失。每天都有大量的互聯網非法訪問數量，而我國現有的防火墻技術遇到高技術的黑客根本沒有反抗能力，電子檔案資料在這樣的情況下，安全遭受嚴重的威脅。

二、計算機在檔案管理工作的運用對策

（一）在檔案管理中普及計算機技術。檔案管理要想實現現代化，促使人們檢索更加方便，檔案信息資源利用更加便捷，就需要將檔案信息管理工作最大限度信息化，就需要充分運用計算機技術。在檔案管理工作中運用計算機技術，有利于檔案編目和檢索的自動化，有利于檔案自動存儲，有利于電子文檔管理操作等。因此，各檔案部門需要重視在檔案工作中運用計算機技術。

（二）提高檔案工作人員的專業素質。在信息技術高速發展的時代，檔案是社會和經濟發展的重要信息資源，人們已經越來越明白檔案的重要性，因此，各單位的檔案管理工作人員需要緊跟時代的步伐，不斷提高自身道德素質、業務素質和整體工作能力，檔案管理工作運用計算機之后，檔案工作人員需要更新檔案管理設備，掌握相關的計算機運行技術，比如，多媒體技術和網絡信息技術等，以便在工作中能夠很好地運用計算機技術，完成對檔案資料的搜集、管理以及保存等。此外，檔案工作人員需要具有開發檔案信息資源的意識，才能順應社會各界對檔案資源的需求增長趨勢。

（三）建立和完善相應的法律法規。建立和完善相應的法律法規，讓電子版檔案受到法律的保護，同時賦予法律效力，和傳統的紙質檔案一樣，具有相應的證明功能，在現有的法律基礎之上，進一步明確電子檔案的法律效力和法律地位，同時頒布更加符合電子檔案管理的法律法規，制定詳細的操作細則，保證電子版檔案具有真實性、互聯性，起到憑證作用。

（四）加大科技投入。因為計算機的復雜環境，為了加強檔案信息在計算機網絡中的安全性，就需要加大科技投入，運用最先進的信息安全技術，加強網絡系統的安全建設，采用并且多研發和完善有效的計算機軟件。這些軟件必須能滿足不同檔案管理部門和單位進行檔案管理的具體要求，因此，這些軟件必須功能齊全，操作方便，具有高度兼容性，具有較高的安全性。

（五）制定完善的檔案管理體系。計算機引入檔案管理工作中，需要加強管理的長期規劃，形成統一的、科學的、合理的檔案管理體系，制定詳細的規章制度，明確檔案管理工作中需要注意的事項，具體的工作流程，使得計算機檔案管理工作職責更加明確，操作更加規范，因而達到更好的管理效果。

三、結束語

我國目前的檔案管理工作廣泛采用了計算機技術，計算機的引入確實推動了檔案管理工作的發展，但在檔案管理工作中，計算機的普及程度還是不夠的，并且還存在一些問題，大部分行業處于半人工、半計算機管理狀態，因此，要充分發揮計算機在檔案管理中的作用，并有效解決遇到的問題；需要進一步加大科技投入，建立體系和完善法規，促進檔案管理的科技化和信息化。

[1]王勵著.有關計算機在現代檔案管理中的實踐應用[J].經營管理者,2014(33):287.

[2]崔靜.淺談計算機技術在現代檔案管理中的應用[J].信息系統工程,2013(08):129.