小議基層衛生院檔案管理存在的問題和改進措施

文/山西省孝義市大孝堡鄉衛生院 任秀峰

小議基層衛生院檔案管理存在的問題和改進措施

文/山西省孝義市大孝堡鄉衛生院 任秀峰

基層醫療衛生機構指社區衛生服務中心和站點、鄉鎮衛生院和村衛生室，主要向居民提供基本公共衛生服務和基本醫療服務。然而，基層衛生院因受條件的限制，無法形成完整的管理體系，對檔案管理也缺乏一定的認識。本文針對基層衛生院檔案管理存在的問題做出以下分析，有利于基層衛生院檔案管理制度的建立和措施的改進，促進基層醫療衛生服務的發展。

基層衛生院；檔案管理；醫療發展

在基層衛生院中，檔案記錄了醫療衛生服務機構從事醫療、衛生保健、健康教育、藥品和衛生管理的信息記錄，它以不同形式特征體現，具有政策性、保密性以及專業性。同時部分基層衛生院醫療條件和水平依舊處于落后階段，檔案管理可以將病人就診時間、目的、病情、診斷方法和治療效果進行詳細記錄，有利于今后類似病情的判斷和確診，促進當地醫療機構病人診斷效果。因此，完善基層衛生院的檔案管理工作，可推動基層醫療事業的發展，方便群眾。

一、基層衛生院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不完善。我國在醫療管理制度方面，沒有形成完整的管理制度和責任劃分，導致在基層衛生院中也沒有形成整體、統一的管理制度，造成部分地區形成各自的檔案管理模式。有的基層衛生院甚至沒有檔案管理制度，對醫療部門的信息統計工作造成了難度，阻礙基層醫療事業發展。

（二）缺乏檔案管理技術。基層衛生院的規模都比較小，在醫療設施和醫療制度上無法形成完整的管理體系，因此，無法形成相應的檔案管理，缺乏檔案管理的設備和技術支持。部分衛生院即使具備一定的檔案管理設施，但與醫院相比，設施更新速度較慢，設施投入較少，就會影響檔案管理發展。同時，基層衛生院也沒有固定的檔案室，許多機構的檔案隨意放置，受環境和天氣影響，檔案就會出現防霉、蟲蛀等現象，不僅影響了檔案管理，也會導致許多相關信息丟失。

（三）對檔案重視程度不夠。隨著國家政策的不斷出臺，涉及醫療機構的政策很多，但是許多基層衛生院在關于政策檔案管理時，如不涉及國家經濟利益和機密的文件，就會隨意擱置，不夠重視，沒有意識到在今后工作中的重要性。部分單位對于檔案管理的認識不同和重視程度不同，影響了現代檔案的管理。

（四）缺乏專業的檔案管理人員。在基層衛生院從事檔案管理的人員，多數是非專業人員，對醫療檔案管理缺乏認識和管理水平。有的管理人員甚至都沒有檔案管理的概念，不了解檔案管理在醫療事業發展過程中的重要性。此外，在檔案管理中，不僅需要相關的管理經驗和專業知識，同時也需要掌握檔案材料收集、整理、歸檔以及裝訂流程。然而，對于這部分工作管理，基層衛生院的工作人員意識比較薄弱，更難以適應醫療事業發展的需求。

二、基層衛生院檔案管理的改進措施

（一）健全檔案管理制度。關于檔案管理，在我國有《檔案法》等有關的法律法規，基層衛生院可結合各自衛生機構的實際情況做出相關的檔案管理基本流程。針對不同地域的衛生機構的工作分工和部門分類，形成不同的檔案載體，將檔案管理與醫療業務有效結合，做到同步發展。檔案管理會涉及到許多國家政策和機密要件，因此，在制定檔案管理制度的時候，一定要具有條理性和嚴肅性，嚴格要求檔案的管理和保管工作。

（二）引進信息化管理技術。現今是高科技信息化時代，在檔案管理工作中也需要信息化設備的支持，例如，計算機網絡支持、掃描儀等，都是進行檔案管理的技術設備。在檔案管理中可將以上設備引進檔案管理中，可形成電子版的檔案存根，如部分檔案文件因客觀因素遭到損害，可通過網絡備份進行查詢，既做到了文件全面管理，同時也保證了檔案文件的完整性，方便今后工作的查閱。除此之外，信息技術的引進，不僅加強了檔案管理，也提高了檔案管理水平，健全了管理體系。

（三）提高檔案管理人員的綜合素養。基層衛生院是醫療服務機構的一部分，在整理檔案過程中會涉及許多醫學知識和醫療政策，進行檔案管理的工作人員要具備一定的醫學專業知識，便于今后工作的開展。在我國基層衛生院中因人力資源的緊張，許多機構不會專門配置檔案管理人員，甚至許多管理人員同時肩負多項工作任務。因此，在設置檔案人員時，應進行崗前培訓，掌握檔案管理流程和管理制度。當地的基層衛生院可以定期聯合政府部門進行定期的培訓和業務考核，并邀請專業的檔案管理人員進行知識講解和管理模式的演示，提高檔案管理人員的業務水平。

（四）加強組織領導。雖然基層衛生院規模和條件有限，但機構領導要協調機構工作，保證檔案管理科學化管理。部門領導也要將檔案管理列入醫療機構發展和管理的一部分，在職工中大力宣傳檔案管理的意義和作用。在機構中選擇責任心和義務能力較強的負責人員，形成領導組織體系，加強自身專業水平，充分發揮管理人員的主觀能動性，提高檔案管理工作效率和工作質量，促進醫療事業發展。

三、總結

基層衛生院檔案記載著一個單位的發展歷程，因此，檔案管理極其重要。由于我國基層衛生院對檔案管理的忽視，導致檔案管理制度不夠完善，缺乏專業的人才管理，在發展中依舊存在諸多的問題。但隨著我國醫療事業不斷改革和發展，基層醫療機構也成為我國醫療改革中不可或缺的一部分，檔案管理也會得到重視，在今后發展中會不斷完善，對基層衛生院的醫療服務工作起到推動作用。

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