醫療機構人力資源檔案信息化管理探究

文/廣東省惠州市第一婦幼保健院人力資源部 鄭玟玟

醫療機構人力資源檔案信息化管理探究

文/廣東省惠州市第一婦幼保健院人力資源部 鄭玟玟

人力資源檔案信息是記載機構人員經歷、工作表現、工資待遇等所形成的文件材料，是一項十分重要而又繁瑣的工作。隨著信息技術的快速發展和進步，人力資源檔案管理亟待向信息化發展，提高檔案管理的效率，進一步確保人員信息的安全保管，不斷更新和方便查詢。可見，實現檔案信息化是實現人力資源檔案信息化管理的重要基礎。

醫療機構；人力資源；檔案；信息化

一、醫療機構人力資源檔案信息化管理的必要性

醫務人員檔案信息管理系統是一種有別于傳統管理方法的并通過計算機信息技術和網絡技術來管理文件的，比傳統管理方法具有更大管理優勢的一套管理方式。一方面，它對醫務人員工作的基本信息的更新和修改比傳統檔案整理人員更加方便和快捷。另一方面，由于目前很多醫療機構通過績效考核來考查醫務人員的工作態度和能力，考察的頻率高、醫護人員的各項指標隨時變化，這些大大增加了檔案整理人員的工作量，不僅浪費時間而且拉低了工作效率。但若是利用檔案信息管理系統就能輕易解決這些問題。就能更加輕松快捷地解決對檔案的更新、修改以及儲存等問題。并且能夠極大地實現及時、準確的管理。其次人力資源檔案不僅是醫療機構各個職工從事醫療行業的主要憑證，同時也是其考評職稱、升職加薪的一個重要依據。因此檔案管理在一定程度上對人力資源部門的管理上起到輔助決策的作用。另外，在為職工分配新的工作時，通過調取職工檔案匹配合適的工作，信息化管理強大的運算搜索能力比人工查閱要節約時間。可見，建立醫療機構人力資源檔案信息化管理是多么的重要。

二、如何構建醫療機構人力資源檔案信息化管理

（一）全面建立醫療機構檔案電子化管理。檔案電子化管理，是實現醫療機構人力資源檔案信息化管理的重要基礎。它能通過把醫務人員在工作過程中產生的紙質、圖片、圖像等通過數字化轉化用來表現人力資源信息。要實現這一目的，首先要實現對現有非電子檔案的數字化轉化。其次要開發新的系統軟件，資源管理部門存在的一個關鍵問題是：人力所形成的信息資料無法直接轉化成檔案管理信息。因此，需要開發一個直接在檔案管理系統服務器上運行，能通過這個系統把各種格式的反映醫務人員信息的文檔轉化成一種格式，儲存到人力資源檔案中的軟件，實現人力資源管理所需電子文件與檔案管理系統的有效兼容。最后是加強電子化檔案真實性、完整性管理。將職工每個時期的電子文件都備份并實時對新的文件進行修改，以保證電子文檔的正確性和完整性。

（二）加強系統防病毒安全管理。隨著計算機水平的不斷提高，計算機病毒的攻擊能力也越來越強。對檔案管理的安全與保密帶來了極大的挑戰，檔案資料一旦被篡改或信息丟失，所造成的后果將無法估量。為了保證檔案電子化管理的安全性，在任何網絡環境下都需要安裝并及時更新防毒軟件，確保在人力資源管理過程中免受病毒的攻擊和對數據信息的篡改。此外，還要對密級信息資料進行加密、多道加密等操作，以確保檔案數據免受惡意破壞和刪改。同時要完善備份和恢復制度，防止因操作失誤而導致的數據丟失，確保電子檔案和數據能夠順利找回。

（三）加強檔案管理系統的維護。利用現代信息技術和網絡技術來提高人力資源檔案管理的效率需要不斷加強對檔案系統的維護工作。首先，要根據開發的檔案管理系統制定安全規范的操作流程和方法，減少在錄入職工信息過程中的錯誤操作以及錯誤信息的輸入和保存。其次，定期檢查并檢修相應的硬件設備，解決好發現的各種問題，在資金允許的情況下可成批次地替換成新的設備，以保證系統和網絡的安全可靠性。第三，要培養一批敬業的技術管理人員，要求他們時刻關注網絡的安全動態，切實解決日常發現的小問題，嚴防各種可能危險因素對人力資源信息管理系統造成的損害。

（四）加強檔案管理隊伍建設。要實現人力資源檔案現代化管理，不僅要有先進的設備，更重要的是要有一批勝任這份工作的優秀人才，他們不僅要擅長檔案整理工作和計算機技術，還要有敬業、認真、高尚的人格魅力以及理解和熟悉醫療機構的法規。只有這樣，醫療機構人力資源檔案才能實現合理的分級管理，在完成不同層次干部或職工的人事檔案信息系統的同時掌握醫療機構人力資源管理基本情況、干部和職工概況，以完成對網絡的分層設計和管理。

（五）建立信息化檔案管理制度。只有建立合理的制度，醫療機構人力資源檔案信息化管理才能規范有序。管理人員才不會在工作過程中松懈、開小差。檔案信息化管理才能達到預期的效果，提高管理人員的工作效率。建立健全人力資源檔案管理工作的各項規章制度，禁止非工作人員操作專門的機器，禁止工作人員利用職務之便泄露人事檔案信息。嚴格規范各級管理部門業務人員的行為，確保檔案工作的準確性。

（六）嚴格處理好訪問權限的控制問題。醫療機構人事檔案管理人員要認真學習相關政策，致力于用自己的努力來服務醫療機構人力資源職能部門。要正確和熟練使用好計算機的加密功能，對實施過分類的網絡信息資料的各個層次進行加密。認真落實用戶訪問認證機制。確保信息被正確的人員瀏覽，防止人力資源信息的外泄。同時對非法用戶訪問的次數進行設定與自動鎖定。

三、結論

隨著信息技術的不斷進步，醫療機構人力資源管理也發生了不同程度的變化和進步，給檔案管理信息化帶來了新的定位與挑戰。醫療機構唯有不斷全面建立醫療機構檔案電子化管理、加強系統防病毒安全管理、提高檔案工作者的素質以及提高人才資源管理的環境氛圍和設備要求，才能實現人力資源檔案信息化管理，促進醫療機構發展。