淺談圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的問題和解決對策

文/吉林省大安市圖書館 高宇新

淺談圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的問題和解決對策

文/吉林省大安市圖書館 高宇新

在社會不斷發(fā)展過程中，人們生活的水平也不斷提高，對于知識的需求也在逐漸增加，一定程度上增加了人們的閱讀量，從而推動了圖書館的發(fā)展。在圖書館發(fā)展過程中，圖書館檔案管理占據(jù)著重要地位，是圖書館發(fā)展的根本保證。

圖書館數(shù)字化；圖書管理；問題；對策

數(shù)字化檔案管理是目前我國圖書館檔案管理工作發(fā)展的主要方向，在實(shí)際工作開展過程中，存在一些問題，嚴(yán)重影響了相關(guān)工作開展，因此，積極對圖書館檔案數(shù)字化管理工作存在的問題進(jìn)行研究分析勢在必行。

一、圖書館檔案管理數(shù)字化的重要作用

（一）數(shù)字化能夠提高圖書館檔案管理工作質(zhì)量。在圖書館檔案管理工作開展過程中，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，能夠減少檔案管理工作中人力資源的使用，能夠快速地將紙質(zhì)檔案掃描錄入到計算機(jī)中，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。在檔案管理數(shù)字化的使用過程中，工作人員只需要對所需要的內(nèi)容進(jìn)行搜索，就能完成相應(yīng)的工作。在檔案管理數(shù)字化建設(shè)完成以后，工作人員還能及時對工作進(jìn)行信息化處理，對于存在問題的檔案進(jìn)行修正，保證檔案的完整性。

（二）能夠提高工作質(zhì)量。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，采用的是紙質(zhì)管理，不僅工作量較大，而且工作人員在管理過程中還容易出現(xiàn)錯誤，從而導(dǎo)致檔案管理工作存在一定的滯后性。數(shù)字化檔案管理工作的開展，使得工作人員只需要通過對計算機(jī)進(jìn)行操作就能完成相應(yīng)的工作，有效地提高了檔案管理的工作質(zhì)量。

（三）能夠儲存更多檔案。用戶在對檔案進(jìn)行利用的過程中，通過對計算機(jī)終端的利用，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的快速查詢，從而獲取自己所需要的信息，還能保證檔案管理工作開展的靈活性。在圖書館檔案管理工作開展的過程中，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，能夠使得圖書館檔案管理管理工作更加靈活，工作人員能夠及時對錯誤的檔案進(jìn)行修改、復(fù)制、補(bǔ)充等，從而能夠保證檔案的完整性。

二、圖書館檔案數(shù)字化管理工作中存在的問題

（一）檔案儲存設(shè)備落后。就目前來說，圖書館檔案管理工作開展過程中采用的是人工管理的方式，需要將相關(guān)的檔案進(jìn)行整理，存在一定的場所中，此種管理方式在實(shí)際應(yīng)用過程中不僅工作量較大，而且容易出現(xiàn)錯誤，如果保存不當(dāng)，甚至?xí)n案造成一定程度的損壞。在發(fā)展過程中，圖書館檔案的利用方式也在不斷地進(jìn)行創(chuàng)新，并且相應(yīng)的檔案信息數(shù)量也在逐漸增加，一定程度上增加了圖書館檔案管理的工作難度。同時，工作人員在檔案管理工作中，依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，不能對檔案及時進(jìn)行分類編碼，在檔案的存放過程中出現(xiàn)錯放漏放亂放等現(xiàn)象，使得圖書館檔案在查詢過程的程序更復(fù)雜，一定程度上降低圖書館檔案管理水平以及工作效率。

（二）檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高。在實(shí)際的圖書館檔案管理工作開展過程中，工作人員的綜合素質(zhì)對于圖書館檔案管理工作質(zhì)量以及檔案的利用效率都有直接的影響，但是，在實(shí)際的檔案管理工作開展過程中，相關(guān)部門對圖書館檔案管理從業(yè)人員的招聘要求較低，從而使得圖書館檔案管理人員的整體工作素養(yǎng)較低，不具備良好的服務(wù)意識，并且在工作過程中，大部分工作人員處于一個被動的狀態(tài)，不能積極主動地投入到實(shí)際的圖書館檔案管理工作中。

（三）檔案管理數(shù)字化建設(shè)不夠完善。在我國圖書館管理工作中，許多圖書館檔案在管理工作開展過程中基本上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化建設(shè)，并且對于相應(yīng)的電子檔案整理工作也都已經(jīng)完成，一定程度上提高了檔案管理的工作效率，并且也使得檔案的查詢使用工作更加便捷，同時，還能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢。但是在整個系統(tǒng)運(yùn)行過程中，依舊存在很多問題。在相關(guān)工作開展過程中，并不具備完善的圖書館檔案查詢管理系統(tǒng)，不能保證各個單位之間的連接。

三、提高圖書館檔案管理質(zhì)量的措施

（一）積極完善相應(yīng)的數(shù)字化配套設(shè)施。在圖書館檔案數(shù)字化管理工作中，只有積極建設(shè)完整的配套設(shè)施，加強(qiáng)硬件和軟件的建設(shè)，才能從根本上提高工作質(zhì)量。在硬件建設(shè)過程中，工作人員應(yīng)該積極建設(shè)數(shù)字化設(shè)備體系，其中主要包括：計算機(jī)、服務(wù)器、交換機(jī)、視頻音頻信息采集設(shè)備、掃描儀等設(shè)備，并且還應(yīng)該積極對相應(yīng)的設(shè)備進(jìn)行跟蹤，對其運(yùn)行性能進(jìn)行考察，保證管理工作的順利開展，同時，工作人員還應(yīng)該積極對相關(guān)的設(shè)備進(jìn)行檢查，及時對落后的設(shè)備進(jìn)行升級，設(shè)備是相關(guān)工作開展的基礎(chǔ)，也是工作質(zhì)量的保證。在軟件完善過程中，工作人員應(yīng)該積極構(gòu)建數(shù)字信息檔案管理系統(tǒng)，保證系統(tǒng)的整體性。在相關(guān)工作開展過程中，工作人員首先應(yīng)積極構(gòu)建完善的信息接收系統(tǒng)、信息采集系統(tǒng)。

（二）積極構(gòu)建檔案管理的原文資源庫。在實(shí)際工作開展過程中，原文資料庫主要包括了紙質(zhì)資料、聲音資料、影像資料等。原文資料是檔案管理的第一手資料，具有一定權(quán)威性。所以，在實(shí)際管理過程中，數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該注重對第一手資料的控制，同時，還要滿足讀者在原文閱讀對于資料的需求，使得讀者能夠?qū)⒃暮烷_放性的檔案進(jìn)行結(jié)合，這樣不僅能夠保證檔案的權(quán)威性，還能有效地提高檔案資料的準(zhǔn)確性，保證圖書館檔案管理作用的最大化。

（三）加強(qiáng)各個部門之間的合作。在實(shí)際的圖書館檔案管理工作開展過程中，各個部門之間存在的檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的開展不夠平衡，存在不同程度的差距，尤其是我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得我國圖書館在新網(wǎng)路的發(fā)展以及檔案管理、檔案分類工作中存在的差異越來越大，只有積極對相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行融合、加強(qiáng)各個部門之間的合作、實(shí)現(xiàn)資源的共享、保證信息的準(zhǔn)確性以及完整性，才能提高圖書館信息管理工作質(zhì)量。

[1]錢澄澄,劉素穎,王春雅等.淺談圖書館檔案管理工作[J].成功(教育版),2011(20):203.