淺議信息時代企業檔案崗位職業發展建設

徐麗敏

摘 要：檔案管理崗位不是可有可無的，而是跟企業發展緊密相連且關鍵時刻能使企業可持續發展拔高的一項事業。在關鍵時刻，科學有效的檔案管理工作必定能使企業更上一層樓，本文就此進行分析研究。

關鍵詞：信息 企業 檔案 發展

中圖分類號：F224.33 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）10（a）-0019-02

作為一名檔案學專業本科畢業，并且畢業以后從事企業檔案管理工作已逾10年的檔案工作者，對于檔案管理崗位的職業發展，感觸頗深。縱觀目前國內企業檔案崗位的建設和檔案人才的配備情況，發現目前很多企業的檔案崗位設置情況有以下幾種。

1 檔案管理意識薄弱

很多公司覺得檔案管理工作很簡單，行政專員兼職即可。這樣一來，檔案自然而然被放在了次要的位置上。檔案文件不僅內容各異、數量龐大、載體也有不同的類型，這些特點要求檔案工作者除了有一定的檔案整理專業知識之外，還得專注、專攻。而行政專員一般雜事較多，都是先把其他的行政事務完成，再擠點時間把接收的文件稍微整理下就算了。日積月累，文件越來越多，這些沒有系統整理過的文件日后要查找起來愈加麻煩了，而檔案在這類企業中也只有在攤上事的時候需要檔案做憑證的時候才有一點作用。在這類企業中，由于沒有系統整理過企業檔案，所需的檔案無從查起，必要時必須耗費大量的人力物力去搜刮一份資料，還不一定能找得著。

2 對檔案管理的認識流于表面

2.1 認為檔案管理就是簡單的收集整理和借閱

有部份公司有一定的檔案管理意識，如有的上市公司，在進行盡職調查的時候發現需要調閱大量的檔案文件，于是專門聘請了檔案管理員，對其要求只是企業檔案資料收集整理和提供利用而已，沒有對此崗位進行適度延伸，如適當對其進行不同檔案專業培訓和相關培訓，使其在企業發展關鍵時刻能事前介入，準確提供企業發展所需的信息。長期重復簡單的企業檔案收集整理和借閱利用，這樣檔案管理員會逐漸變得麻木，其職業生涯也得不到發展，時間長了，或會心灰意冷不積極工作，或造成人才流失。檔案管理工作又回到原點，惡性循環。

2.2 對檔案管理崗位定位不清晰

有的公司雖然設立檔案管理崗位，可是對這個崗位定位不清晰。對于檔案管理員個人來說，不明確自己的具體崗位職責，無法針對性提供服務。對于公司層面上說，當其他崗位或部門比較忙的時候，檔案員就被安排協助做其他工作。結果，檔案工作又被丟到一邊，越來越得不到重視。

2.3 檔案管理崗位設置普及面窄

許多房地產公司，對檔案管理這一塊過于重視工程檔案這一塊，從而忽略了其他類型的檔案。他們總是糾結于某個工程節點會產生哪些檔案文件，確保收集完整，以便應付地方城建檔案局的竣工驗收工作。造成檔案的信息化建設和全局性的整理顯得很被動，檔案管理員的重要性也沒有得到全面的發揮。

3 檔案定位明確，高投入、重產出

目前也有一些有遠見的企業，既重視其基本的收集整理和借閱工作，也對檔案在企業可持續發展中的作用高度肯定。這些企業會明確檔案管理工作在企業管理中的基礎地位及發展方向，不僅配備先進的檔案管理系統和其他工具，對檔案管理人才也適時培養。檔案管理工作建立一套科學的體系，從收集、整理、保存、提供利用到對檔案文件的知識提煉、企業文化的積淀等都進行精細化管理。既令檔案對企業的價值得到升華，又提升了檔案在企業中的地位，同時使檔案工作者的多種能力得到提升，二者相互促進，相得益彰。

在筆者看來，對于檔案崗位的設置，應朝以下方向發展。

3.1 規范檔案管理體制，強化檔案集約化管理

規范檔案管理體制，明確隸屬關系和管理責任，加強檔案的集中統一管理及監督指導功能，使檔案崗位的工作訴求得到及時回應和指導。在人力資源工作層面上認真做好檔案崗位的職位設置，明確崗位職責和職業發展規劃。檔案崗位要求人員有組織、統籌和協調意識，有耐力持久性，有一定的檔案管理專業知識。應根據檔案工作對象社會性的職業特點、檔案的重要程度、要求及享有的權利等指標，制定出明確的職位標準和任職資格條件，使有意者心理上認同此管理目標。

3.2 使檔案崗位成為人們的一種職業選擇

企業檔案是企業的無形資產，保管利用好檔案，既是維護組織記憶，又為企業可持續發展提供資源保障。因此，要把檔案工作當成企業必不可少的一項事業做起來。檔案崗位也不應該執著于埋頭集中整理檔案，要站在企業管理和為企業體現價值的角度來重新定位檔案管理的工作方向。檔案學屬于應用學科，讓更多的人了解檔案、認同檔案、形成重檔用檔的氛圍，讓檔案崗位成為人們的一種職業選擇。

3.3 合理制定檔案崗位的可持續發展戰略

從社會大環境看，當前，全球邁入大數據時代，數據的重要性成為應用服務創新的重要源泉。以官網、OA系統、ERP為代表的現代企業新型信息管理系統的廣泛應用，提供海量數據，成為檔案開發與利用的資源。檔案工作者應抓住機遇，在大數據背景下開發利用信息資源，改進與完善檔案信息化工作。隨著企業管理的不斷加強，檔案工作越來越成為企業基礎管理、專業管理、資產管理和風險管理的重要組成部分，對檔案科學規范管理的要求必然越來越高。檔案產生的主體、服務的對象、工作的環境將會不斷變化，檔案管理的理念、模式、手段必然也與時俱進的發生深刻變化。這就要求檔案崗位的設置要有前瞻性，向服務性崗位、知識性崗位、信息化崗位等方向發展，需要合理制定檔案崗位的可持續發展戰略，檔案工作者與時俱進，積極投入信息化浪潮，豐富知識結構，使檔案崗位良性發展，為企業持續發展保駕護航。

3.4 檔案管理崗位流程精細化

檔案崗位精細化管理是指對檔案工作的各個環節進行細化分解，將精細化管理融入檔案工作的工作方法。檔案管理業務流程長，從先期的文件材料—歸檔、移交至檔案室—通過鑒定、電子檔案載體有效性測試和復制、整理、系統分類、著錄、編目、數字化、信息化、裝訂、上架、提供利用等，這一流程至少需要10個以上的工作環節，每個環節又包含3～5個工作步驟。形成檔案以后，還要進行檔案安全管理、提供查詢利用和檔案編研等后續工作。

3.5 提高檔案崗位的在企業中核心競爭力

長期以來，大家都認為檔案工作是收口的工作。實際上無論在歷史上還是在現實中，人們處理日常工作或者相似的任務時，如能查閱檔案知歷史，以史為鑒，便可事半功倍。所以檔案工作既是上一件事情的結尾，又是下一件同類事情的開頭。檔案工作人員要有先行思維，先行介入，先行服務，當先行者，提前服務，引領有關工作。根據時下熱點向企業公眾號推送相關檔案信息，提高檔案利用意識。一個企業各個部門不斷融合發展，必然有職能交叉，而檔案崗位恰恰是職能交叉的補充。檔案工作者長期收集歸檔企業檔案，是企業發展見證人，熟知企業各項工作的關鍵人物及其支持者，所以，當企業出現問題，需要協助決策時，檔案工作者能及時、準確地提供關鍵信息，起到重要作用。

3.6 加強互聯網形勢下的檔案安全工作

在信息越來越公開透明的趨勢下，檔案作為企業的重要無形資產，必須要得到安全的保護。檔案工作人員必須提高信息安全意識和技能，在新形勢下加強防范，防止竊檔、竊密，維護企業的核心競爭力。

總之，檔案管理是企業管理中的一個基礎環節，檔案崗位合理科學的設置對企業的可持續發展有深遠的影響。只有重視檔案崗位的建設、創造好的發展環節、提供好的平臺、樹立好的形象、規劃好的前景，才能更好地推動檔案事業健康、科學、有效發展。

參考文獻

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