信息時代高校辦公室檔案管理工作創新研究

文/上海大學 何歡

信息時代高校辦公室檔案管理工作創新研究

文/上海大學 何歡

在當前的信息化時代，高校辦公室的檔案管理工作也逐步實現了信息化，大大提高了工作效率。就高校辦公室檔案管理工作未來信息化的發展趨勢來分析，仍有一些問題需要解決。對高校辦公室檔案管理工作中的制約因素進行分析，在此基礎上提出幾點創新的對策，以實現高校辦公室檔案的規范管理。

高校；檔案管理；問題；創新

在如今的信息時代下，高校辦公室的檔案管理工作得到了一定的改革與創新，管理的手段由原來較為落后的手工方式轉為現代高效的自動化方式，逐步實現了檔案的信息化管理。但目前我國高校辦公室檔案管理中存在的一些制約因素，對檔案管理工作的進一步創新產生了阻礙作用。為了實現高校辦公室檔案的高效化管理，現結合筆者的經驗，對信息化時代加強高校辦公室檔案管理工作做一探討，以推進檔案管理工作的創新。

一、檔案管理中的制約因素分析

（一）信息化管理人員綜合管理水平不高。在如今的信息化背景下，計算機得到了廣泛的普及，大大提高了高校辦公室檔案管理工作的質量及效率。但是采用信息化的手段管理檔案，對管理人員提出了更高的要求，不僅要求其具備檔案方向的專業知識，還需要其熟練掌握必要的信息化技術，以科學地對檔案進行信息化管理。如，檔案的信息化需要管理人員可以對檔案數據庫進行管理，這就對其在計算機方面的知識有了更高的要求，需要具備一定的計算機專業技能，但是目前很多高校辦公室的檔案管理人員是兼職的，不能勝任日益智能化的檔案管理工作，不利于檔案工作的進一步創新發展。

（二）風險意識不強。在信息化發展越來越快的背景下，辦公室檔案管理工作的環境也越來越開放，隨著互聯網技術的發展，辦公室檔案管理的風險也較以前有所增加，存在一定的安全隱患。一般來說辦公室檔案中包括一些部門內的重要信息，需要對外保密，但現在從事檔案管理的人有些是兼職人員，加上平時工作繁瑣，工作量大，因此在安全上有所忽視。此外，由于技術水平等有限，管理人員即使是按照正常程序管理，但由于安全意識不強，可能也會出現泄露檔案信息等問題。

（三）未建立完善的管理體制。目前很多高校的檔案由行政部門管理，沒有獨立的組織專門負責管理，崗位職責不明確，且未建立起完善的問責制度；即使有些高校有專門的組織管理檔案，但不少由于責任感不強，不重視檔案管理的重要性，僅是流于形式，未真正發揮出檔案管理工作的重要性。由于管理不完善，檔案管理工作中存有疏漏，未按照規定嚴格做好檔案的保密工作，增加檔案流失的風險，不利于提高檔案管理的效率。

二、創新高校檔案管理工作的對策

（一）建立完善的檔案信息資源管理系統。信息化時期，要實現高校檔案管理工作的創新，首先要做的工作即為建立起完善的檔案信息資源管理系統。此系統中，檔案資料可轉化成數字系統后儲存起來，以達到部門內人員共享資源信息的目的，提高檢索的效率。檔案管理中，工作人員要重視對檔案管理工作的創新，在創新的過程中實現內部體系的逐步完善。此外，在對檔案信息資源管理系統的管理中，要充分結合校園信息平臺的管理，以進一步推進管理工作的創新進程。

（二）檔案材料實現信息化處理。高校辦公室的檔案材料載體多樣，一般都是來源于高校的日常工作及日常活動中，常見的有會議記錄、人事檔案材料、財產登記、會議及活動的照片，此外還有一些具保存價值的稿件等。可采取必要的技術手段將傳統介質的文檔轉化成數字化的形式，與已歸檔保存的其他電子文檔一起組成完整的檔案數據庫，確保所有檔案均實現數字化管理。

（三）建立健全管理機制。在信息化時代，要對高校辦公室的檔案管理工作進行創新，必須要對其管理過程進行改革，其推進可采取全面管理的模式。一是建立健全管理機制。其目的即為打好高校檔案管理工作的基礎，先制定好標準，結合標準進行管理，使管理工作真正得到有效落實。同時，受到管理機制的影響，檔案的管理工作逐漸系統化、規范化，在此過程中需要做好監督工作，包括收集資料、歸檔，到保管等，都嚴格按照規范管理。二是培養高質量的檔案管理人才。目前，很多高校辦公室的檔案由兼職人員或者非專業的人員管理，效率不高。因此，在信息化日益發展的今天，高校檔案管理的改革與創新需要多培養具有較強業務水平的專門人才，增強其責任感，提高其管理檔案的綜合水平，可通過加強培訓等方式培養其管理的綜合能力，包括提高其安全意識、增強其信息風險意識、重視檔案的保密工作等，以對檔案管理人員的內部結構不斷進行優化，在提高工作人員業務能力的同時進一步推進檔案管理工作的創新。

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