辦公自動化時代文書檔案歸檔整理問題研究

文/福建省食品藥品質(zhì)量檢驗研究院 張曉

辦公自動化時代文書檔案歸檔整理問題研究

文/福建省食品藥品質(zhì)量檢驗研究院 張曉

辦公自動化時代，文書檔案歸檔整理可以依靠計算機技術(shù)和設(shè)備實現(xiàn)，大大的提高了檔案歸檔管理的工作效率，檔案歸檔整理方式改變的同時也帶來了很多安全問題和工作質(zhì)量問題，要提高檔案歸檔整理質(zhì)量，須對這些問題提出合理化的解決措施，本文是對辦公自動化條件下文書檔案歸檔整理而展開的研究。

辦公自動化；文書檔案管理；管理原則；管理方式

辦公自動化條件下，文書檔案歸檔整理工作既有了更多的優(yōu)勢和便利，同時我們在實際工作中也會出現(xiàn)一些新的問題需要解決。為進一步提升文書檔案歸檔整理的可靠性、真實性、有效性以及安全性，我們需要對文書檔案歸檔整理當中出現(xiàn)的問題加以分析，從而有利于工作的順利開展。

一、文件歸檔的歷史變化

（一）文檔載體的變化。傳統(tǒng)的文書檔案歸檔工作載體是紙張，辦公自動化條件下，單一的紙質(zhì)載體變成了紙質(zhì)載體+電子載體。目前，國內(nèi)對于電子文件的法律效應(yīng)還沒有做出明確規(guī)定，所以，紙質(zhì)檔案的重要性依舊不減當年，電子檔案則主要起到一個優(yōu)化檔案查詢、檔案調(diào)取、檔案傳輸?shù)淖饔谩?/p>

（二）工作含義的變化。由于電子文件歸檔存在著實物上的歸檔和概念上的歸檔，這樣一來，歸檔的標志究竟是什么呢？辦公自動化帶來的真正意義上的文檔一體化，使歸檔的含義需要重新解釋。

（三）文檔利用的優(yōu)越性變化。自動化辦公環(huán)境下，電子檔案的利用更加便利、直接，傳統(tǒng)的立卷歸檔被現(xiàn)在的計算機儲存所代替，文書檔案管理不再需要裝訂，管理程序更加簡化。

二、自動化文書檔案歸檔整理原則分析

（一）紙質(zhì)檔案和電子檔案共同存在。電子檔案的法律效應(yīng)還沒有被完全確認，所以當前電子檔案也只適用于檔案管理工作，并不適用于實際應(yīng)用。因此，就目前的工作環(huán)境來看，自動化的檔案整理還不能完全替代紙質(zhì)檔案整理，企業(yè)單位各種業(yè)務(wù)的開展，依舊需要依靠紙質(zhì)檔案管理來實現(xiàn)。那么，自動化文書檔案歸檔整理背景下，必須堅持電子檔案和紙質(zhì)檔案共存的原則。

（二）歸檔整理完整性原則。電子檔案的歸檔整理始終處于開放網(wǎng)絡(luò)這一大環(huán)境下，所以檔案歸檔整理的安全性難以得到絕對保障。黑客或病毒攻擊下，電子檔案的完整性容易受到損害，加之國家對于保密級別較高的檔案做出了不允許在互聯(lián)網(wǎng)中傳播的規(guī)定。所以，在將紙質(zhì)檔案整理成電子檔案進行管理時，不能上傳其內(nèi)容，但又為了方便檔案管理，所以可以上傳其目錄，方便文檔對應(yīng)，這樣就可以保持歸檔管理的完整性。

（三）分散式排序原則。自動化系統(tǒng)的檔案管理工作中，應(yīng)采用個體文件分散式歸檔整理，這樣既能方便以部門作為單位進行歸檔管理和檔案調(diào)用，還能夠擺脫原來較為死板固化的排序限制，檔案可以按照需求或任何方式進行編號排序，也保證了檔案的安全性。在進行集中歸檔時候，可不按照部門來作排列，只需在文件辦理完畢后，作編號歸檔，達到文件的及時歸檔，實現(xiàn)文書檔案自動化管理。

三、文書檔案歸檔整理具體辦法

（一）收文辦理辦法。首先對紙質(zhì)文件進行掃描，將文檔內(nèi)容上傳到電腦上，并以PDF格式儲存，將文件命名為紙質(zhì)文稿的標題。而后，進行登記上傳，建立專門的收文模塊，用于收文登記。第三，按照計算機設(shè)定的流程進行文件流轉(zhuǎn)，逐級流傳文檔，并設(shè)定流傳記錄，必須明確文檔的流傳過程，方便以后對比。最后完成流傳之后，將文檔打印輸出，與紙質(zhì)文件、處理結(jié)果文件裝訂成冊，單位領(lǐng)導蓋章簽字確認之后，進行歸檔。

（二）發(fā)文辦理辦法。擬定的文檔定稿可通過辦公系統(tǒng)傳輸?shù)较嚓P(guān)部門進行閱覽，完成閱覽、審核和復審之后，需要加蓋電子公章，而后再由擬稿人進行分發(fā)。同樣，計算機需記錄全部流傳過程，最后完成流傳之后，將文檔打印輸出，與紙質(zhì)文件、處理結(jié)果文件裝訂成冊，單位領(lǐng)導蓋章簽字確認之后，進行歸檔。

（三）通用審批程序。自動化辦公條件下文書歸檔的審批還需要保持原有的流程，但要增加附件、副本電子審批流程，相關(guān)的申報材料需由領(lǐng)導人員加蓋電子公章，審批流程同樣需要記錄在計算機系統(tǒng)當中，方便以后漏有所差。

（四）辦公自動化條件下的歸檔。1.高效化的文件歸檔流程。傳統(tǒng)的文檔歸檔整理流程非常繁瑣復雜，而且耗時較長，因為需要各部門審核確認和簽字蓋章，由于工作協(xié)調(diào)問題，使得個體文檔的歸檔整理極為繁瑣。辦公自動化條件下，文檔的流傳、審核確認和簽字蓋章都可以通過計算機來實現(xiàn)，而且可以對流程進行監(jiān)督管理，一旦文檔出現(xiàn)問題，可以通過核查流程記錄，盡快確認出現(xiàn)問題的位置。高速運轉(zhuǎn)的網(wǎng)絡(luò)提高了文檔歸檔工作的效率，減少了文檔積壓、延誤和流失問題的出現(xiàn)，紙質(zhì)文檔嚴重損壞問題也可以得到有效解決。2.更具完整性的歸檔工作。現(xiàn)代的文檔歸檔工作交由計算機系統(tǒng)來完成，管理人員只需要熟練掌握計算機系統(tǒng)操作方式即可，不論是對于日常文檔歸檔整理來說，還是對于高保密級別的文檔管理來說，計算機技術(shù)的使用可以確保歸檔工作的完整性。

四、結(jié)語

辦公自動化時代，企業(yè)單位的文書檔案歸檔整理方式發(fā)生了重大變化，從原來的紙質(zhì)檔案管理+人工歸檔演變成了今天的電子檔案+自動化歸檔管理方式，電子檔案+紙質(zhì)檔案的雙重保障給予了檔案管理更加可靠的安全防范基礎(chǔ)，檔案管理更具完整性、高效性。

[1]白松艷.辦公自動化促進文書檔案的收集、歸檔管理[J].陜西檔案,2015(06):155-156.

[2]田真.文書整理歸檔的現(xiàn)實意義[J].中國管理信息化,2015(02):174-175.