淺談“大數據”思維下的公立醫院人事檔案信息化管理

文/濟寧醫學院附屬醫院人力資源處 張柱

淺談“大數據”思維下的公立醫院人事檔案信息化管理

文/濟寧醫學院附屬醫院人力資源處 張柱

現代人力資源管理對人事信息數據的要求不斷提高，傳統人事檔案的內容及管理方式均需要改革。為提高人力資源管理水平，充分激發人才潛力，需建立人事檔案的“大數據”思維，將人才使用與培養中涉及的多類信息囊括其中，建立信息管理系統實現數據的高效管理，利用信息化充分發揮人事檔案在人力資源管理中的效用。

大數據；人事檔案；信息化；公立醫院

人事檔案信息化管理的核心，在于通過檔案信息資源數字化和檔案管理過程網絡化，對人事工作中產生的各類信息進行存儲、加工、檢索、傳輸，為人事檔案工作提供及時、高效的服務，以實現檔案資源共享。當前，公立醫院面對著越來越激烈的市場競爭與人才競爭，現代人力資源管理需求與日俱增，而傳統的人事檔案管理無法為組織的選人、用人、培養人提供科學優質的支撐，人事檔案管理亟須改革。

一、公立醫院傳統人事檔案特點

國家制定了專門的《干部檔案工作條例》，用于規范傳統干部人事檔案管理，強調在工作中形成的個人經歷、政治思想、品德作風、工資待遇、年度考核、社會關系等內容，要求人事檔案真實記錄和反映廣大醫務人員的個人經歷、德能勤績表現和工作實績現狀，是選拔人才、培養人才、重用人才的重要參考依據。但實踐中，傳統人事檔案信息內容單一、靜態，無法滿足復雜、動態化、科學化的人力資源管理需求，難以服務醫院人力資源發展規劃與人員配置。其次，傳統檔案的查閱工作必須由管理人員手工完成，工作流程繁瑣、低效、易出錯，無法滿足大批量的信息即時性需求。且在手工檢索、檔案提取、逐頁查閱、逐條摘錄的過程中經常容易出錯，延誤工作。在檔案的查閱和流動過程中極易導致干部原始檔案材料缺損和丟失。在存儲過程中，傳統紙質版的保存方式使得檔案時時處于火災泛水等風險之中。

二、建立“大數據”思維，以人事檔案信息化管理激發人才活力

公立醫院人力資源管理在現實中存在諸多難題，譬如如何更好地促進醫院人力資源優化配置，開展更有針對性的培訓，實現公正客觀的績效考核激勵并充分調動醫務人員的積極性，減少高層次人才流失現象等。這些困境不斷刺激著人事檔案管理水平的發展與提升，現代醫院人力資源管理需跳脫傳統人事檔案的“小人事檔案”思維，改變其落后、低效的管理方式。

樹立現代管理理念，建立“大數據”思維，提升檔案內容的全面性、客觀性、科學性，將人才使用與培養中涉及的各類信息囊括其中：1.日常基礎信息。員工個人基本信息，所在工作崗位的崗位職責信息，考勤休假信息等。2.醫務人員資質證明。醫務人員從業資質應具有相應客觀的證明支撐，從而最大限度地保障醫療安全。3.員工教育。對醫務人員的培訓與教育應貫穿整個職業生涯，培訓內容應全面、覆蓋全員、針對需求。4.員工考核。應建立全面的考核體系，做到“逢進必考”“逢任必考”，且各類考核均應記錄于人事檔案中，作為選拔任用人才的重要依據。

這些信息所涉及的數據量非常龐大，因此建構具有強大數據管理功能的人事檔案管理信息系統非常重要，通過信息化實現醫院人力資源整體和個體的準確描述、評價及預測。

三、以系統為依托，拓展人事檔案管理內容

在“大數據”思維指導下，濟寧醫學院附屬醫院推進員工技術檔案信息化建設，實現了員工信息的可及性、資料的電子化、人員的動態監控，優化了管理流程，提高了管理效率，取得了突破性的成果，對之前未被重視或難以實現的人事檔案信息內容進行了較為全面的覆蓋。

（一）崗位職責。全院設有170余個科室，各科室根據職務、職稱、工作內容，擬定了多種崗位，從整體來說，醫院共設置了2495個崗位，并針對全部所設崗位編制了具有差異化的崗位職責，崗位職責內容包括崗位的基本信息（包括崗位名稱、所屬部門、崗位編號、請示上級等）、崗位概述、職責及工作任務描述、任職資格（包括培訓條件、學歷條件、職業資格條件、工作經歷等）等方面內容。全部職工均需簽訂崗位職責，根據工作實際需要，存在多人簽一崗和一人簽多崗的情況。為保障崗位職責簽訂工作的順利開展，充分發揮崗位說明書明晰職責、界定職責的指導性價值，醫院實現了全部崗位職責的電子化，并實行線上查閱、簽訂、審批，極大地降低了人物力的浪費，保障了崗位職責動態化管理。

（二）資格證書。全院職工的資格證書、證明等也實現了信息化。人事檔案信息系統中設置有證書管理模塊，其中包括職工身份證、全部學歷學位證書、專業技術職務資格證書、執業證書、生命支持術培訓合格證書、崗位技能培訓合格證書等。為保證證書的真實可信，各類證書均通過官方正規途徑予以驗真，對于無官網可查詢的證書，通過電話聯絡發證機構進行驗證，驗證記錄電子版證書存放在證書管理模塊中以備查驗。

（三）個人經歷。為全面展現職工的成長經歷，為組織選人用人提供更為扎實的參考依據，人事檔案系統中設置有教育、工作、職務、職稱經歷的記錄展現模塊。教育經歷為職工從小學至當前最高教育背景的全部經歷，包括畢業學校、就讀時間、所讀專業、學習形式、畢業類型、證明人、證書編號等關鍵信息。工作經歷包括職工入職前所工作過的單位信息，以及進入我院后的各科室輪轉經歷。職務經歷記錄職工入院后所有行政任免信息，不僅包含職務名稱及任免時間，并上傳對應任免文件。職稱經歷記錄職工取得相應職稱的時間、資格類型、職稱級別。

（四）培訓教育。培訓是提升醫療護理服務質量和個人能力的推動力，是日常工作中的重要組成。我院建立院級培訓、科級培訓兩級培訓體系，院級培訓包括崗前培訓、任職資格培訓、政策制度培訓、行業規范培訓等，科級培訓根據科內學科發展、質量改進、學術研討等多方面需求由科室自主設置，以每周不少于一次的頻率推進，所有培訓記錄均上傳至人事檔案系統中。對于醫務人員來說，繼續教育是衛生專業技術人員終身學習體系的重要組成部分，方式分為統一培訓與自主選擇，采用學分制管理。醫療專業人員需每年完成規定學分，學分完成情況與年度考核及職稱晉升掛鉤。

（五）考核信息。我院建立了包括試用期考核、階段考核、年度考核、月度績效考核、資質考核等在內的員工綜合評估考核體系，各類考核結果均存入人事檔案系統中，做到了實時可查詢。信息欄不僅包括考核類型、名稱、日期、考核結果、分數等常規信息，我院將各考核指標的分項成績也錄入其中，最終形成的考核評定相關表格在線上完成各級管理層的審核，審核完成后系統會自動在表格審核意見欄中添加審核人手寫簽名掃描件，保障了考評表格入檔的紙質版需求。我院的各類考核均設計有專門的評價指標考核表格，其中成果較為顯著的是對職工的醫療質量考核，質量考核指標包括工作量、合理用藥、合理用血、合理檢查、院感監控指標、醫患溝通、醫療質量（非計劃再手術、非預期死亡、手術并發癥、病歷質量），指標結果的評判均有可操作性的具體標準。質量考核指標中多項信息的收集依賴于多個系統的互聯互通，信息共享破除了信息孤島，數據的自動匹配收集計算大大提高了醫務人員質量考核的效率，提升了醫院整體質量與安全水平。

（六）科研能力。職工的著作履歷、論文信息等科研成果也記錄于人事檔案中。科研論文由職工在系統中自主上報，科研處審核入庫，大大提高了科研管理的效率和科研信息的實時性。科研信息的入檔方便了職工科研成果的跨部門使用，職工科研能力一目了然，極大方便了各職能部門的各類人員甄選工作。科研成果的信息化方便了管理層及時把握職工科研能力情況，同時科研成果均通過了科研處的驗真，避免了學術造假，保證了人才科研能力信息的真實可靠。

（七）獎懲信息。人事檔案實現了職工獎懲信息的電子化與實時更新。根據我院實際，醫院黨委辦公室收集職工獎懲經歷，并維護入黨建信息系統，滿足日常黨建工作的需要。人事檔案系統與黨建系統相連，人事檔案中的職工獎懲信息跟隨黨建系統自動更新，同時也保證了人事檔案中獎懲信息的真實性。

（八）教學信息。我院作為醫學院附屬醫院，本院職工的教學授課情況也是人事檔案中的重要內容，主要包括教學科目、課時、教學評價等信息，利用系統可自動核算職工優質授課數量，作為教學評優的依據。

（九）考勤休假信息。人事檔案系統不僅僅用于記載信息，同樣也服務于日常管理。目前休假申請審批全部線上完成，提高了管理效率，減輕了職工負擔，解決了之前職工關于為請假條“跑斷腿”的不滿，同時提高了休假情況的數據統計效率，實現了對職工出勤情況更高效的動態監控。職工的班次、出勤情況、休假情況均呈現于系統中。科室排班員以星期為單位上傳全科室排班。人事檔案系統與指紋考勤系統相連，系統將職工上下班指紋考勤直接與排班班次對照，判斷職工是否正常出勤，是否存在遲到早退缺勤等情況，方便管理者直接查看。班次、出勤情況、休假情況的“三方聯動”，為職工的休假、門診、夜班統計工作提供了準確的信息來源，為后續評先選優、人力資源動態配置等工作打下了堅實基礎。

四、充分發揮人事檔案在人力資源管理中的效用

當前，不少醫院都面臨著人員考核難、職工培養體系不健全、選人用人決策難等管理難題，而人事檔案的應用領域的拓展極大提升了我院人力資源管理的科學管理水平，攻克了諸多長期存在于“選、育、用、留”各環節的管理困境。

（一）推進信息平臺建設，完善員工考核體系。科學客觀的員工考核體系具有明顯的激勵作用和指導作用，其不僅為確定員工的勞動報酬與其他待遇提供科學依據，更為職工提供認識自我、明晰組織要求的機會，促進了員工的全面發展。我院通過信息化手段和現代管理方法，逐步克服了工作分析不徹底、崗位職責不明確、工作量及工作質量難以提取等困難，建立了適合本院的職工考核體系，考核全面貫徹職工整個職業生涯。我院考核體系包括試用期考核、階段考核、年度考核、醫療權限資格評定考核、月度績效考核等。所有考核結果均呈現于人事檔案系統中，考核時間、方式、各考評項目及指標分數等細節也均記錄于檔案中，管理層及個人可根據個人需要查看，既方便了管理者全面、細致地掌握職工表現，也便于職工及時得到工作反饋，調整個體工作行為。考核結果信息化不僅服務于人力資源管理，更被運用到保證醫療質量與安全中，針對醫療權限資格評定考核結果我院實現了全院開放式查詢，每名職工均可獲得每位醫師的授權信息，以便隨時確認醫師的行醫資質，授權目錄與醫囑系統相連接，當醫生無相應授權時，其將無權下達相關醫囑，從根本上杜絕了超范圍行醫的可能，確保了患者的安全。考核不僅涉及人事檔案系統中的考核結果存儲模塊，有時需涉及多個模塊甚至多個系統。職工的年度考核一直是我院考核的難點，崗位履職情況是年度考核中較為重要的一項考核，人事檔案中崗位職責模塊的建立使該問題迎刃而解，崗位履職情況完全以崗位職責說明為基礎，由上級及個人針對每一項具體的工作職責和工作量要求進行評分，極大提高了年度考核的科學性與客觀性水平。職工月度績效考核得益于人事檔案系統與多個醫療業務管理系統的信息共享，醫務人員的工作量、工作質量指標得分等可直接體現于系統中，解決了月度績效獎金核算的諸多難題。

（二）強化員工培訓管理，提升人員素質。培訓是組織員工素質的決定因素，更是員工授權、績效評價、職務晉級的重要參考。醫院傳統人才理念偏重外部人才引進，忽視內部員工培養，因此，人才梯隊建設缺乏內在動力，難以形成醫院自身的核心競爭力。我院人事檔案管理系統為高效管理員工的培訓提供了可能。培訓信息管理模塊既有方便個人查看的記錄展示端口，也有便于培訓負責人管理的維護端口。培訓模塊除了包括培訓的類型、形式、時間等信息，還包含培訓后考核成績這一必填項，督促培訓方及時對培訓成效進行檢驗，保障職工培訓效果。培訓記錄由組織部門統一上傳，避免了人員遺漏，信息由系統后臺匹配至個人，節省了錄入時間。同時，培訓項目提供關鍵字查詢窗口，重點培訓項目可通過關鍵字查詢即時呈現，便于及時了解職工受訓情況。此外，培訓記錄信息化極大降低了監管成本，彌補了過往人力資源處對業務科室培訓管理的監管空白。全院培訓記錄可統一導出，培訓專員通過匹配實現精確化監督。過往科級培訓不受重視，培訓完成情況較差。為切實提升培訓效果，科室培訓完成率被設置為院級質控指標，作為科室質量的重要考核項，科級培訓直接影響科室質量分數。通過這一管理手段的創新以及信息系統的便捷高效，我院達成了重點培訓100%全覆蓋，普通培訓90%以上的參與率的員工教育目標。人事檔案系統統一管理培訓信息有利于管理層對全院培訓記錄進行大數據分析，可更為科學地掌握當前培訓的薄弱環節，提升培訓質量，避免了培訓的盲目性和流于形式。

（三）保障精準科學用人，推進扎實有效“評先選優”工作。習近平總書記在黨的十八屆六中全會上提出，要精準科學選人用人。在任命干部、選拔先進等工作中，必須嚴守原則、注重實際、科學公正，我院人事檔案的內容拓展與信息化管理為干部選用機制的健全完善打下了堅實的基礎。人事檔案系統全面展現了崗位要求，干部的成長軌跡與個人能力，可為干部任用提供堅實的決策依據。人事檔案系統的崗位職責為人才選拔提供了目標與方向，其中明確的任職資格要求規范了干部選拔，提升了干部隊伍專業化水平，同時準確的工作職責描述也提供了選拔的參考坐標，從而真正做到以事論人、以事擇人，依崗選人、人崗相適。資格證書模塊展現了干部的教育背景與專業技術能力，證書均通過驗證，避免了學歷造假等行為帶來的組織任命風險。工作經歷根據職工考勤信息真實記錄了職工轉科經歷、支農經歷、援外經歷、支援西部經歷等，不僅可以展現職工的工作經驗、技術能力，還忠實展示了其是否具有服務基層、支援貧困地區的無畏奉獻精神，慎重考慮職工作經歷，是對黨中央德才兼備、以德為先的用人號召的貫徹執行。干部獎懲經歷是干部任用的重要參考，人事檔案中的獎懲信息詳細記錄了獎懲的名稱、組織部門、獎懲理由、等級等，便于多方面比較。同時，上述信息均經過黨委認證，獎懲的真實性得以保證。除了前文所述，職稱晉升經歷、考核信息、培訓記錄、科研成果、教學信息等也詳盡地展現了人才的素質與能力。當前醫改的大浪潮勢不可擋，選人用人均強調醫務人員勞動價值的回歸，對醫務人員勞動價值的重要體現指標便是工作時間。通過我院人事檔案的考勤模塊，可較為完整準確地展現醫務工作者的勞動時間。如山東省開展的“優質護理服務工作表現突出個人”評選中，便突出了對護理人員工作貢獻程度的考核，將參加評選的護理人員的夜班數量作為一項量化指標使用，在這一評選工作中，考勤模塊的夜班統計功能發揮了重要作用。評先選優可有效激勵表現優秀的員工，對勞動時間和班次類型的準確統計為其實施提供了可能性，保證了評優活動真正發揮其導向性作用。此外，職稱評審工作也需充分利用考勤模塊信息，利用職工門診、休假等班次的統計，提取工作量信息，保證職稱評審甄選切實反映工作實際的要求。人事檔案多維度多層次記錄職工工作、教學、科研表現，滿足了我院作為綜合性醫院的業務需求，是準確識才、選才、用才的寶貴信息庫，通過人事檔案信息系統，真正實現了對人才的綜合評價。其次，信息化的人事檔案管理保證了信息的時效性，幫助組織部門決策人員既關注到干部不同階段的歷史狀況，也能了解到其當前現實表現及發展潛力，使得人事決策更為準確。此外，客觀的人事檔案信息記錄是選人用人公正性的有力保障，在很大程度上避免了組織任用的“暗箱操作”，有利于強化任前審核，從而使真正優秀的干部得到提拔重用，把“庸才”“帶病”干部堅決擋在門外。

（四）實現人力資源動態調配。當前醫務人員用人緊缺，是目前醫療衛生行業的普遍問題，特別是目前全面放開二孩，“產假式”缺員情況日益嚴重。為應對這一問題，實現各科室人力的平衡，保障醫療安全，控制人力成本，實現人力資源的動態調配，均需要準確數據的支撐。我院的考勤排班模塊較為完善地解決了人員動態調配問題，實現了對人力的實時監控。我院根據科室病人危重程度，對科室單個病人所需人力進行賦值，根據當日病人數量及賦值計算所需醫務人員等級及對應數量，這一計算可通過人事檔案系統與醫囑系統的互聯自動進行統計，并展示于人事檔案系統中。根據科室當日排班人員等級及數量，兩數據對比，可計算出當日科室排班的缺員率或多員率。該數據日更日新，是人力充足性動態監控的重要監測指標，可為職能部門提供準確的決策依據，為后續人員調動提供了參考，可有效破除人員定崗而導致的科室人力固化弊端，較完善地解決休假、病人突發性激增等所導致的缺員問題。

五、總結

綜上所述，人事檔案管理工作是人力資源管理工作中不可缺少的重要組成部分，充分利用人事檔案可極大提升醫院人事管理效率，提升醫院綜合能力水平，醫院應不斷對人事檔案管理工作進行有益的嘗試與創新，拓展人事檔案的應用領域與利用價值，從而使其更好地為醫院服務。

[1]陳媛華.高校人事檔案管理信息化建設的價值、困境及其對策[J].人力資源管理,2015(5)：269-270.

[2]張麗娜,夏慶利.高校人力資源管理的現實困境與對策——基于大數據思維下高校人事檔案信息化建設的探討[J].2016,39(4)：157-161.