檔案利用工作的研究與思考

文/中鐵二十三局集團第三工程有限公司 李莉虹

檔案利用工作的研究與思考

文/中鐵二十三局集團第三工程有限公司 李莉虹

建筑施工企業在進行施工生產和經營的過程中，會形成多種檔案資料，如文書檔案、科技檔案、聲像檔案、會計檔案與榮譽檔案等，為充分發揮好這些檔案資源的利用價值，必須不斷提高檔案資料的利用率，全面開展檔案資源的編研工作，從中挖掘出檔案資源的重要價值，這對于企業的發展來說是一筆寶貴的經驗財富。針對此項問題，本文針對檔案利用工作展開了分析和探討。

建筑施工企業；檔案；利用

建筑施工企業的檔案是公司發展與運行的基礎工作，為提升公司的經濟效益和社會效益，必須充分重視對檔案資源的開發與利用，發揮好檔案資源的重要價值，以求為公司的運行提供重要的資源支撐與技術支撐。面對公司的實際發展需求，重視對檔案資源信息的開發與利用成為當前擺在企業面前的一項關鍵性問題。為實現對檔案資源的高效利用，應做好檔案的編研工作，便于從中挖掘檔案信息的真實價值。

一、建筑施工企業檔案的相關概述

建筑施工企業在經濟活動的過程中會產生大量的檔案信息，如文書檔案、會計檔案、科技檔案、榮譽檔案與聲像檔案等，都是公司在生產經營過程中不可或缺的，旨在支撐公司相關事務的科學性開展。公司在生產經營、事務處理進程中，會形成大量的檔案信息，檔案信息形成后，需要開展收集歸檔與保存工作，這些檔案資料，是公司生產經營、財務運轉、科技活動、事務性工作的原始記錄，這些信息都至關重要，要重視對檔案資源的科學管理，重視對檔案資源的高效利用，重視對檔案的開發利用，提高檔案的利用率，同時，要重視對檔案信息的科學性編研和檔案研發成果的利用，為提高公司的生產經營水平、促進企業的發展、爭取更大的經濟效益和社會效益，發揮出更大的價值。

二、檔案利用現狀分析

就目前建筑施工企業檔案利用的實際現狀來看，對提高檔案信息利用率的意識還不夠，制約著檔案信息的利用價值，最終會嚴重威脅施工企業的高效運行。為充分凸顯檔案信息的重要價值，必須重視對檔案信息的高效利用，改變傳統的檔案管理方法，提高檔案的利用率，這就需要及時發現檔案利用過程中所存在的問題，根據分析，可知問題如下：

（一）檔案管理人員業務水平亟待提高。檔案管理是一項較為復雜的工作，所涉及的內容較為瑣碎，由此對于檔案管理人員的業務水平也提出了更高的要求，但就當前來看，雖然檔案管理人員的學歷大部分都符合要求，但對于檔案管理工作的實踐經驗不足，因此在進行檔案管理時也就容易出現差錯，不利于檔案的良好保存及利用，檔案管理人員要加強進一步的業務培訓，不斷學習，提高檔案管理業務能力。

（二）檔案利用意識較差。根據施工企業檔案管理的現狀，檔案利用的意識相對較差，相關人員對檔案資源的管理、利用等重視度不強，很多人員在思想上過于保守，使檔案的利用價值較低，檔案利用的觀念相對落后，在檔案認知上僅僅重視對檔案資料的管理，忽視了對檔案資源的開發與利用，無法發揮檔案資源的真實價值，成為當前面臨的一項關鍵問題。縱觀施工企業檔案管理的現狀，檔案管理工作強調保密，采取開放型的管理模式，強調“重藏輕用”，將重心放在保管上，忽視了對檔案的利用開發。

（三）檔案編研工作開展力度不夠。施工企業在檔案管理的過程中，需要對檔案資源開展一定的深加工處理，檔案資源信息的研究與編纂力度不足，導致檔案資源的深加工力度也不足，最終會嚴重威脅檔案資源的利用率。加強對檔案資源的深度研究與編纂，能達到深加工的目的，也是實現開發與利用檔案信息資源的一種有效途徑。然而，目前，施工企業的文書檔案、科技檔案、會計檔案等的開發還處在傳統階段，運用原始的數據處理模式，致使檔案信息的含金量大大降低，且保密性很差，未能實現對科技檔案信息的高效開發，部門之間、項目部之間與社會中檔案信息呈現相對封閉的狀態，進而無法實現檔案信息的共享。

三、提高檔案利用率的有效途徑

新時期，為實現施工企業的長遠發展，應從科技檔案角度出發，不斷提高科技檔案利用率，充分凸顯檔案資源的實際價值，是提高檔案利用率的有效途徑。

（一）增強檔案利用的意識，了解檔案利用的重要性。

若想最大程度上提高檔案資源的利用率，應從思想與觀念上出發，增強相關人員的檔案利用意識，需要引起機關單位相關領導的重視，了解到檔案資源利用的重要性。為此，應及時轉變檔案觀念，實現對資源的高效利用，轉變以往“重視管理忽視利用”的意識。現如今，在機關單位中，一些領導或管理者將機關單位的重要檔案資料都鎖在柜子里，這從本質上失去了檔案資料的實際價值，對于檔案而言，檔案資源的保管僅僅是一種手段而已，對資源的利用才是最終的目的。因此，檔案管理者與相關領導應重視對檔案的開發與利用，實現對檔案資源的科學編研，及時轉變與更新當前的檔案運行模式，將檔案保管者向檔案管理者、加工者、檔案利用咨詢者與服務者方面轉變，從原本單純的檔案閱讀轉變為檔案資源的開發與利用，成為當前的一項重要任務。此外，還應將檔案信息化產品引入到信息化市場，運用有償與無償的服務方法相結合的方式，實現檔案的信息化服務，進而從本質上改變以往檔案館開展被動式服務的模式。為實現對檔案信息的高效利用，檔案管理者應具備創新性意識，摒棄以往的檔案信息思想，實現檔案系統的開發性處理，由被動向主動化轉變，進而為利用者提供一定的便利，實現對檔案信息的高效開發，創立檔案工作的新局面。

（二）做好檔案基礎工作，為檔案利用提供前提。為實現對檔案資源的高效利用，必須滿足檔案利用對科技檔案資料的需求，若檔案資料相對殘缺、不精確、不完整等，都會嚴重威脅檔案的利用效率。在科技檔案業務實施的各個環節，為提高檔案的開發與利用水平，前期必須做好對檔案資源的收集、整理、歸檔、鑒定與保管等工作，為檔案的后期利用奠定基礎。因此，為從根本上實現對施工企業文書檔案、科技檔案、會計檔案等的利用，必須做好前期的基礎性工作，及時收集與整理檔案資料，已實現館藏內容的不斷豐富，為檔案信息的開發與利用奠定基礎。

（三）加大檔案編研力度，提高檔案編研水平。為實現對檔案資源的科學性利用，必須強調對科技檔案、文書檔案與會計檔案的科學性編研，制定科學的編研機制，將這些檔案資料作為重要管理、加工與開發對象，打造簡單、扼要的內容結構，主要涉及編制檔案目錄，能讓科技檔案利用者全面了解與把握檔案的相關線索，能實現對檔案資料的隨時利用，能充分挖掘檔案資料的潛力與價值，讓死板的檔案信息變成活信息。對檔案參考資料進行編纂時，對價值高、利用率高的檔案資料應進行專題資料的編寫，以便后期進行資料的查找。檔案資料的編研，能為生產經營和科研人員提供一定的參考信息，為公司的招投標、施工生產和其他經營活動提供強有力的技術保證和相關資料，也能在產業間、科研成果展覽會與項目推介上進行交換，實現信息的互通性。

四、結束語

綜上所述，建筑施工企業在進行施工生產和經營的過程中，會產生科技檔案、會計檔案、文書檔案、榮譽檔案與聲像檔案等多種類型，多元化檔案信息共同組成了檔案信息系統，任何檔案都有其特殊性的價值，且是公司在發展進程中不可或缺的。為充分提高檔案資源的利用價值，應重視對檔案資源的合理性開發，提高各類資源的利用率，以求為施工企業的發展提供重要的檔案資源支撐，利于實現施工企業的可持續發展。

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