完善醫院電子檔案登記備份工作 推進智慧檔案建設

文/浙江舟山醫院 徐淑異

完善醫院電子檔案登記備份工作 推進智慧檔案建設

文/浙江舟山醫院 徐淑異

本文通過對醫院檔案登記備份范圍、程序及存在問題的分析，提出推進智慧檔案建設的對策，使醫院電子檔案更好地服務大眾、服務民生。

電子檔案；登記備份；智慧檔案

推進智慧檔案建設是浙江省2017年強化檔案公共服務能力建設的重要內容，完善檔案登記備份工作是增強老百姓利用檔案的有力舉措。因此，我們要在如何規范電子檔案登記備份上下功夫，在檔案數據開放共享示范工程基礎平臺建設、向社會開放以及方便快捷查閱利用檔案數據等方面加以思考。

一、登記備份范圍

包括電子公文、數字化成果、醫療業務數據及其他電子文件等。

1.電子公文：綜合職能活動通過計算機等電子設備形成的電子文件（包括公文、圖表及相關元數據和機讀目錄）。

2.數字化成果：永久、長期保存的檔案數字化掃描形成的機讀目錄和數字化成果；對信息系統備份的數字檔案，保障信息系統安全運行。

3.醫療業務數據，由HIS，LIS，PACS、CR、DR和醫生工作站4大系統形成的電子病歷、健康檔案、出生證明、各類影像圖片等。HIS（信息系統），包含患者就診信息、醫囑處方、醫療費用、查詢資料、系統運行等醫療業務數據，包含財物、報表等信息。LIS（檢驗系統），包含門急診、住院患者的檢驗及手工信息。實現從申請—標本收集—送檢—核收—檢測—審核—確認—結果反饋全過程監控，并自動記錄操作者及操作時間。PACS、CR、DR（醫學影像系統），圖像存儲與傳輸系統是醫療儀器如CT、MR、X線、B超、電子內鏡、病理切片等產生的醫學圖像信息。醫生工作站是病歷書寫—瀏覽—打印—醫囑—質控—查詢統計于一體的綜合工作平臺，大大減輕醫生工作量，便于查詢利用。

4.其他電子文件是除以上三項外，列入登記備份范圍的CAD、音視頻、數碼照片等電子文件。醫院信息系統建立在Windows2000操作平臺上，現有多臺運行服務器，系統在運行服務器時作本地數據存儲，并在指定時間通過批處理命令將數據備份。

二、操作程序與時間要求

（一）操作程序。1.前期準備包括環境配置、數字化處理和數據整理等。環境配置：配備專用備份服務器和TB級磁帶機，采用高性能四核處理器，2G以上內存，TB級磁帶機，雙千兆網卡，高速光盤刻錄機，安裝Windows2003Server操作系統、Nero等數據刻錄軟件及浙江檔案登記打包系統軟件。數字化處理：實行數字化轉換，紙質檔案掃描采用彩色模式，分辨率150dpi以上，以多頁或單頁TIFF格式保存（同一批次備份只能選LZW壓縮或不壓縮）。存儲載體、目錄、全文及掛接關系都符合本區域標準。對不屬于進館范圍的紙質檔案，報批后按以上要求保存，正本與定稿一并掃描。數據整理：醫療業務數據。可用exp、dump數據庫導出命令導出成dmp文件，拷貝或傳輸到備份服務器。文件服務器數據與信息系統、醫療數據，如PDF文件拷貝到備份服務器或磁帶上。2.數據備份采用“浙江檔案登記打包系統”工具存儲在備份服務器上。一是建立移交批次號（J157-2015-001全宗號-年度號-批次號），填寫備份表；創建備份載體包，填寫備份載體目錄表。第一批次備份是數字化成果和醫療數據，分別建立備份載體包。其中數字化成果按文件形成時間劃分，可單獨建立4GB大小備份載體包（DVD光盤）。醫療數據可建立備份載體包（CD或DVD光盤）。建立備份載體包并填寫目錄表后，應用ZIP格式壓縮軟件對該備份載體包內容整體打包，并將實體數據包輸出到指定目錄下，工具會自動生成數字摘要形成該備份載體包唯一認證信息。在包內容沒有被修改的情況下不會隨包的傳輸、復制而變化，通過對備份工作各環節核實，確保備份數據原始性。備份數據加密由醫院決定。備份中心僅負責備份數據保存，無法讀取信息。所有備份載體包信息登記及打包輸出后，采用“上報登記”工具報到指定目錄，再用“打印”工具打印備份表。二是用刻錄軟件將備份上報數據及實體數據包刻錄到光盤。按備份載體包序號，將實體數據包刻錄到光盤上并編號。3.報送移交。首次備份申報需填寫檔案登記表，說明醫院檔案及電子檔案管理情況，報市備份中心審核并交光盤。4.受理審核。市備份中心按醫院報送材料和備份數據，對材料和技術檢測實行審核。材料審核包括范圍及材料符合要求、完整有效。技術檢測包括備份載體符合要求、質量完好、介質沒有攜帶病毒，備份載體（包）摘要與登記信息一致等。5.反饋。市備份中心按審核結果，填寫“備份數據移交接收檢驗表”后反饋。不符要求的重新移交報送。

（二）時間。按醫院數據安全確定，醫療數據半年備份一次，數字化成果年底備份。

三、存在問題

（一）對登記備份功能認識不到位。電子檔案存在動態性和依賴性強，易修改、易丟失、易損毀以及難以永久完整保存等共性特點。因此電子檔案不被社會承認，也不能作為法律依據，其安全保障跟不上要求，存在安全隱患。電子檔案丟失、損毀甚至被篡改偽造現象時有發生，其法律憑證存在疑惑。自然災害、病毒、黑客及他人為因素造成的損壞，影響醫療業務開展。在信息化環境下電子檔案真實性、完整性和永久性保存面臨挑戰，如電子病歷檔案、健康檔案、出生證明，各類放射、B超、腔鏡、病理影像圖片報告等。以紙張為載體形成的病歷檔案被人們認可，但隨著時間推移，紙質檔案的存儲空間、傳輸、攜帶、利用等存在困惑，雖然建立了電子病歷，但每年電子病歷檔案打印成紙質檔案保存，存儲量不斷增加，給保存、查尋工作及存儲空間帶來了困惑。

（二）業務流程、技術路線不規范。檔案登記備份是全新的概念，接受需要過程，各單位即使開展此項工作，但未作為一個概念提出來，也沒有統一的模式和規范。因此存在“四個不規范”現象，即登記備份范圍、內容、方法不規范；臺賬資料不規范；備份實施過程不規范，無備份計劃，隨意性大；技術路線不到位，未經專家論證和實踐評估等情況。

（三）備份數據質量及管理不到位。體現在“四個不到位”，即備份前處理工作不到位；備份數據質量把關不到位，未預檢、質檢并形成報告；備份數據管理工作不規范，未開展雙套保存、恢復測試；數字化加工管理不到位。綜合檔案室自身的條件保障不到位。

（四）缺乏統籌考慮觀念和超前意識。在信息化建設的總體規劃、頂層設計上，缺乏統籌考慮觀念和超前意識；檔案庫房、機房、信息化建設的設施設備等有待進一步完善。

四、對策

（一）正確把握檔案登記備份的功能定位。把登記備份與數據災備工作結合起來，注重發揮綜合檔案室登記管理職能，確保其功能及正確方向。把傳統檔案與電子文件安全監管結合起來，注重安全監管，強化電子業務數據及系統的災備工作，尤其加強醫院重大活動檔案、病歷檔案、出生證明、健康檔案及各類檢查報告等檔案的管理。把登記備份基礎性建設與發揮服務功能結合起來，注重發揮服務社會和服務民生作用，加強災備能力和服務功能建設。實現紙質檔案到電子檔案的平穩過渡，加強紙質病歷檔案管理，尤其做好防蟲、防霉、防火、防盜、防災等五防工作。電子病歷檔案實施信息化管理，不再打印成紙質檔案，減少存儲空間，便于存儲、查詢、傳輸、利用。

（二）不斷完善登記備份的業務技術路線。在登記管理環節中，加強對綜合檔案及病歷檔案災備工作的規劃和指導，制定重要檔案災備計劃，建立科學的分級災備體系。在登記備份實施環節中，加強登記備份工作的前期把關和可行性論證；確定合理可行的備份策略；注重在實踐中完善備份技術路線；借助數字檔案室創建，夯實醫院登記備份技術路線基礎。

（三）強化公共服務能力，推進智慧檔案建設。加快檔案數字轉型，以實施大數據示范工程和服務政務網為契機，加快推進智慧檔案建設。推進登記備份管理的安全保障能力和規范化建設。在人、財、物、場地等方面給予支持。

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