檔案管理中存在的問題及對策分析

文/湖南省核工業地質局地質礦產分析測試研究中心（湖南省核工業技校） 孫春麗

檔案管理中存在的問題及對策分析

文/湖南省核工業地質局地質礦產分析測試研究中心（湖南省核工業技校） 孫春麗

檔案的管理工作對企事業單位來說有重要的作用，通過對檔案的管理，可以清晰準確地進行記錄信息，以便對信息進行保存和再次使用。信息化時代對信息的需求量更大，檔案的管理工作迫在眉睫。因此，企事業單位要重視對檔案的管理，科學高效地解決檔案管理問題。

檔案管理；問題；措施

檔案是記錄憑證，檔案管理的情況可以直接反映出單位的實際情況。檔案管理工作的開展，有利于完整的保存各種重要信息，并能及時地呈現出來，可以說是企事業單位發展的窗口，促進企事業單位的不斷發展。

一、檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理工作往往被忽視。由于檔案管理工作一直都不是企事業單位發展中的重點內容，甚至一度被認為是可有可無的工作，這就造成企事業單位在認識層面上沒有足夠的重視。這樣一來，檔案管理工作被看作沒用的工作，逐漸打消了工作人員的積極性。在對檔案管理中還存在這一種誤區，認為檔案管理就是把一些資料進行裝訂規整，對現實的工作沒有太大的作用，認為檔案規整后也不會再有人看。這種情況將對檔案管理產生非常大的不利影響。由于認識程度的不夠，實際操作中也不會重視，最終就算有崗位的人員想要做好，也無法完全標準化進行。

（二）檔案管理硬件設備過于落后。我們在上面提到，企事業單位普遍對檔案管理沒有足夠的重視，影響檔案管理工作的開展。比如說有的企事業單位的檔案管理中，檔案隨意存放，就算出現檔案的遺失也不能及時的發現。還有的由于沒有專門的檔案管理配套設施，檔案規整存放的過程中發生霉變和蟲蛀的情況也不重視。這些情況都極大地影響了對檔案的管理工作，造成檔案難以進行再次使用。造成這種現象主要是沒有相關的制度進行約束，不能形成制度化的統一管理標準。也沒有相應配套的檢查工作，檔案管理逐漸隨意化。由于檔案室的分配不合理，對檔案的管理過于隨意，查找起來不方便。這些因素使得檔案管理工作流于形式，不能切實地展開工作。

（三）檔案管理人員缺乏專業性。通常情況下，檔案都是設計面比較寬泛，包含內容多樣化，在進行檔案管理過程中有專業性、技術性方面的要求。這就造成檔案管理工作對檔案管理人員的業務水平和專業技能有一定的要求。但是企事業單位的大部分人員都沒有相應的檔案管理經驗和技能，檔案管理崗位的人員流動性強，不能持續地進行檔案管理工作。有些檔案管理人員還存在著僥幸心理，認為不認真進行檔案管理工作也不會對個人利益造成什么影響，在進行檔案管理中受隨意性的支配，使檔案管理不具有真實性和準確性。這對于檔案管理工作的正常展開極為不利。

二、檔案管理工作中問題的對策

（一）提高對檔案管理工作的認識水平。要想做好檔案的管理工作，首先要做的就是思想上的認可并付諸實際行動。企事業單位的相關領導要能夠認識到檔案管理的重要性，以及檔案管理中出現的問題，并及時地進行調整，確保檔案管理工作的順利開展；檔案管理的工作人員要有職業素養和責任心，學習新的管理理念，并應用到實際的檔案管理工作中。這樣既提高了自身的綜合能力，又能做好檔案管理工作，面對高層領導的不重視，可以提出自己的一些認識，并向相關的領導進行匯報，盡可能地引起領導對檔案管理的重視，并獲得支持。

（二）配備相應的設施，提供良好的管理環境。現今社會信息化產業的發展，計算機信息技術不斷地應用到辦公中。我們都知道，企事業單位的不斷發展，數據和材料也在逐步地增多，傳統的檔案管理工作已經不能適應信息化發展的要求，所以必須要依托現代計算機信息技術進行管理，才能進一步提高檔案管理的效率。企事業單位可以通過制定相關的管理制度，保證檔案管理工作在制度化的基礎下進行。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質。檔案管理人員的綜合素質對于檔案管理工作的展開情況也有重要的影響。因此，相關的管理人員要有學習意識和探索意識，首先認識到自己專業方面的不足之處，并能通過自我的學習不斷的改進。檔案管理工作以期達到社會發展對企事業單位的需要。現代科學技術的發展，以及計算機網絡技術的發展，學習的途徑也逐漸增多，只要自己能有一顆上進心，并尋求現代科技的幫助，一定會取得成效。職業道德修養是一個人在工作中首先應該具備的品質，對于個人的良好發展有重要的引導作用。企事業單位也可以根據培訓內容進行考核，選擇相對優秀的人員予以重用，提高員工的積極性和主動性。最后是人員之間的互相交流上，包括對檔案管理工作以及學術上的問題的交流和探究，通過交流，完善自我，促進發展。

三、結語

計算機信息技術的發展，信息的重要性在逐漸提升。檔案的管理加入信息化管理方式，可以更加準確的對企事業單位的相關信息進行管理，以便更好地應用在實際的工作當中。企事業單位的檔案管理有利于自身的不斷發展，保證檔案管理工作的順利開展，對企事業單位的發展帶來積極的影響。

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