基建工程檔案信息資源集成管理研究

樊振東

摘 要：在高校基建工程檔案管理發展中，隨著網絡信息技術的快速發展，電子文件的檔案形式對傳統紙質文件檔案管理方式帶來巨大的沖擊。檔案的網絡共享理念大大拓寬了檔案利用范圍，提升了檔案利用效率。但在實踐調查中發現，高校基建工程檔案利用率不高，因此本文借鑒集成管理理念，并結合高校基建工程檔案管理工作實際，對基建工程檔案集成管理提出針對性的建議。

關鍵詞：基建檔案；檔案管理；集成管理

1 檔案集成管理概述

在檔案管理領域，集成管理一種全新的管理理念和方法，其創新性的將集成的思想運用于檔案管理實踐中，并通過多元化的方法與手段，促進各要素之間的優勢互補與協同配合，進而促進整個檔案管理活動的效率。在檔案管理中，集成的思想體現出整體、優化、創造與開放的特點，而在技術手段運用方面則是以現代信息技術為支撐。集成管理具有目標性、空間廣泛性、知識性等特征。

高校基建檔案的集成管理是對檔案信息資源集成相關要素的優化組合，其以用戶利用為導向。檔案信息資源集成管理的首要對象是檔案信息資源內容要素，這也是集成管理的主體部分。具體來說，高校基建檔案集成管理的內容包括基建檔案實體和基建檔案信息、高校基建部門的檔案信息資源以及其他非檔案信息資源的集成。

針對高校基建檔案而言，檔案信息集成的類型主要包括實體集成、虛擬集成與虛實結合集成幾種。根據檔案信息內容之間的相互關系，檔案信息集成又可分為內容關聯集成、邏輯集成、信息來源集成與綜合集成。根據集成組織方式的不同，檔案信息集成還可分為單元集成、系統集成、網絡集成等幾種類型。

結合高校基建檔案管理的實際情況，實現檔案信息集成管理需要設置與之匹配的目標。首先要實現高校基建檔案信息資源結構及其管理要素的優化配置，然后才是實現檔案信息資源集成服務。從現代檔案管理理論來看，高校基建檔案集成管理的最終目標是最大限度滿足用戶需求，提高檔案利用率，即實現基建檔案的集成服務。高校基建檔案集成管理的目標具有多元性、穩定性、效益性等特點。

2 基建工程檔案信息資源集成管理的必要性

一方面，從當前社會網絡發展的趨勢來看，高校檔案管理工作最終必將走向網絡化、數字化、信息化建設的道路，這是高校數字校園建設的必然要求。由此可見，集成管理作為現代信息社會重要的管理模式，使得高校基建檔案集成管理是時代發展的趨勢。網絡信息的快速發展與普及對高校基建檔案管理工作提出了更高、更新的要求，比如信息化給檔案管理帶來的改變表現為服務對象擴大、社會需求量增加、對檔案質量要求提高等。社會網絡化發展、政治民主化發展賦予了高校檔案館新的職能，要求其服務內容與方式都必須做出針對性的改變。此外，信息技術的快速發展與普及為高校基建檔案集成管理模式提供了可能。

另一方面，網絡信息化發展給高校傳統基建檔案管理模式提出了新的挑戰，傳統管理工作的弊端要求高校基建檔案實行集成管理模式。從實踐調查結果來看，當前高校基建檔案管理存在較多的問題，比如集中統一原則與分層管理存在沖突，各部門之間的配合不足等。此外，隨著高校基建項目的增長，基建檔案數量急劇增多，這給基建檔案管理與開發帶來了難度，并且檔案信息資源的分散性影響了檔案信息的共享。當前高校基建檔案管理存在的諸多問題，都使得檔案集成管理具有一定的必要性。

3 基建工程檔案信息資源集成管理產生的影響

一是，高校基建檔案集成管理模式將會對檔案管理部門產生一定的影響，比如檔案管理部門的權限可能會擴大，主要表現在對文件的管理上，并且隨著檔案管理部門權限的擴大，以及其管理內容的增多，其主體地位會有所提升。

二是，對高校檔案管理部門的職能和作用會產生一定的影響，高校檔案館將不僅僅是高校的檔案信息中心，將成為社會信息的重要組成部分，進而實現真正意義上的基建檔案信息共享。基建檔案集成管理也會擴展基建檔案信息開發功能和信息服務功能，增強檔案信息的公共性。在檔案集成管理的背景下，數字檔案館將會與傳統檔案館一樣承擔起檔案信息資源保管的重要責任，而且數字檔案館將會發揮更大的檔案信息利用服務功能，傳統檔案室功能將會弱化，數字檔案室將成為趨勢。

三是，在高校基建檔案集成管理模式下，文件將成為檔案信息資源集成管理的重要對象，這是由檔案與文件間的密切不可分割關系決定的。在集成管理模式下，檔案管理將會是一項系統、統一、連續的工程，需要將檔案形成的前身——文件納入到集成管理的范疇，這才能夠確保基建檔案管理能夠在一個完整的檔案生命周期內發揮作用。對于高校基建項目而言，其檔案形成中涉及到大量的電子文件，這需要對這些文件進行必要條件限定，比如文件必須具備標準化特征，能夠實行統一硬件和軟件處理等。

4 基于集成管理的基建檔案管理模式改革思考

（1）對高校檔案館、基建部門及其它部門的基建檔案信息資源進行整合，整合的步驟為：按時移交、整合實體→建章立制，規范化運行→綜合開發，強化服務→總結經驗，逐步完善。

（2）針對高校基建檔案集成管理模式的改革與優化，需要有高校良好的組織環境與制度環境給予保障，需要得到高校領導的重視與支持，并成立一個高效的工作小組，制定適合高校實際情況的實施意見和方案，并提供必要的資金支持。

（3）在高校基建檔案集成管理模式改革中，要基于用戶需求驅動進行改革，并采用適當的技術手段，保證改革前后的基建檔案管理標準統一，并組建專業化的基建檔案管理隊伍。

對高校基建檔案集成管理模式改革中的問題進行思考，從技術與規范問題來看，基建檔案集成管理需要與之匹配的技術支撐，以及統一的標準與規范，這是實現基建檔案數字化與信息化的基本要求。高校基建檔案集成管理的最終目的是最大限度的發揮檔案信息的作用，提高檔案的開發利用，因此這就需要高校必須建立統一的規范，保證高校內部網、上下業務網絡、外部網絡、提供利用網絡等系統具有統一的標準與規范，否則在后期的維護與升級中將會遇到更多的困難。只有建立了統一的標準，并組建專業管理團隊，才能夠保障高校基建檔案信息共享的順利開展。

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