人才流動引發(fā)的人事檔案管理相關(guān)問題思考

洪慧潛

摘 要：隨著社會不斷的發(fā)展進(jìn)步，用人單位對人才的高度需求已經(jīng)不言而喻，人才流動已經(jīng)成為了常見現(xiàn)象，而人才流動給人事檔案管理帶來了很多新問題，這些新問題急需得到解決，只有解決了人事檔案管理中存在的諸多問題，才能夠?yàn)樯鐣掷m(xù)發(fā)展創(chuàng)造可能。

關(guān)鍵詞：人才流動；人事檔案管理；新問題；策略

隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，用人單位和社會對優(yōu)秀人才的需求越來越大，高水平的人才能夠很好地幫助用人單位進(jìn)行發(fā)展壯大，因此，“以人為本”、“引進(jìn)人才”成為用人單位用人的共識，這樣一來，人才流動就成了社會常見現(xiàn)象，而人才流動給人事檔案管理帶來了諸多問題，這要求我們必須及時(shí)對人才流動造成的人事檔案管理新情況進(jìn)行研究，并有針對性地提出相應(yīng)的措施和策略來解決人事檔案管理中的問題。

1 人才流動環(huán)境下人事檔案管理的新問題

1.1 “重建檔案”增加

一直以來，“檔隨人走”是人事檔案管理的重要制度和默認(rèn)共識，檔案是一個(gè)人求學(xué)、工作等等經(jīng)歷的縮影，記錄著一個(gè)人曾經(jīng)走過的時(shí)光，目前擁有的經(jīng)驗(yàn)和基本能力，能夠客觀地反映一個(gè)人的總體情況。但是隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，隨著人才被重視并快速的流動，“檔隨人走”這一制度已經(jīng)受到了很大的沖擊。目前，很多用人單位甚至地方政府并不足夠重視檔案的重要性，只要能夠吸引人才為自己的用人單位或是機(jī)構(gòu)添磚加瓦，他們甚至?xí)_出“綠色通道”幫助一些人重新建立檔案，而重新建立檔案的人只需要提供一些個(gè)人證明等簡單手續(xù)。這種對人才的惡性競爭嚴(yán)重破壞了人事檔案管理制度，導(dǎo)致人事檔案管理出現(xiàn)混亂、重復(fù)等問題?！爸亟n案”問題是一個(gè)很嚴(yán)重的問題，現(xiàn)在重建檔案的情況越來越多，足可見社會對人事檔案管理的忽視程度。重建檔案同時(shí)也會造成人才流動的不規(guī)范性，難以保障經(jīng)濟(jì)社會的合理可持續(xù)發(fā)展，甚至?xí)橐恍┻`法亂紀(jì)行為埋下禍根。

1.2 “人檔分離”等現(xiàn)象越來越多

隨著現(xiàn)在社會經(jīng)濟(jì)和民眾思想觀念的變化，用人單位的用人機(jī)制、個(gè)人的擇業(yè)觀已經(jīng)發(fā)生了變化。用人單位更加重視員工的實(shí)際能力和高學(xué)歷，只要能夠留住高質(zhì)量人才，用人單位已經(jīng)不再重視“檔隨人走”的規(guī)則，只要能夠留住人才，就不會強(qiáng)制要求員工上交檔案。很多用人單位都只是看一看應(yīng)聘者的學(xué)歷證書、個(gè)人簡歷、工作經(jīng)驗(yàn)證明等材料就可以決定錄用與否，在引進(jìn)人才之后也不會對他們的檔案多加關(guān)注，嚴(yán)重缺乏檔案的調(diào)查。另外，現(xiàn)在的社會發(fā)展迅速，經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛，就業(yè)的機(jī)遇越來越多，很多人才會選擇更好的崗位進(jìn)行就業(yè)，因此人才跳槽現(xiàn)象十分普遍。有時(shí)用人單位通過扣留檔案的方式希望可以留住人才，但是這一點(diǎn)大多數(shù)時(shí)候并沒有用處，甚至?xí)?dǎo)致人才直接跳槽，出現(xiàn)“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象，讓人事檔案管理更加混亂。用人單位的用人機(jī)制的改變很大程度上助長了這種不良風(fēng)氣，讓人事檔案管理工作難以進(jìn)行，而個(gè)人的擇業(yè)觀也是一大影響因素，這樣的風(fēng)氣很不利于社會吸收優(yōu)質(zhì)人才，反而會讓一些有過不良記錄的人渾水摸魚，成為一種隱患。

1.3 人事代理檔案管理混亂

部分用人單位已經(jīng)不再由用人單位自身進(jìn)行檔案管理，而是委托人事代理人或機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，這原本是一個(gè)很好的現(xiàn)象，能夠很大程度上減少用人單位繁復(fù)的檔案管理工作和在檔案管理工作上需要付出的人力、物力、財(cái)力，但是真正的現(xiàn)象并不是這樣樂觀。由于用人單位對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足，對檔案管理意識淡薄，加上和代理人或代理機(jī)構(gòu)的溝通不夠，常常導(dǎo)致檔案不能很好地交接，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案遺漏、缺失等情況。由于這種代理缺乏良好的制度保障，在實(shí)際操作過程中出現(xiàn)錯(cuò)漏是常有的事，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案不完全等不良情況。對此，用人單位和代理人、代理機(jī)構(gòu)都必須提高重視程度，及時(shí)去調(diào)整、改革，不然不僅會造成用人單位用人機(jī)制出現(xiàn)問題，還會給檔案的所有人帶了很大的麻煩，更有甚者容易留下安全隱患。

2 解決上述的相應(yīng)對策

2.1 規(guī)范檔案管理

檔案與人必須是一一對應(yīng)的關(guān)系，“檔隨人走”是有制度保障的，重新建檔的條件必須是檔案丟失或損毀，不然不應(yīng)該給予重新建檔的機(jī)會。“綠色通道”不符合我國檔案管理工作規(guī)定的，通過“綠色通道”重新建立的檔案真實(shí)性、可靠性完全無法保障，這種行為使得假學(xué)歷、假工作經(jīng)驗(yàn)的問題層出不窮，且?guī)椭@些現(xiàn)象披上了一層隱形衣，無從查起，無法根治。根據(jù)我國法律法規(guī)規(guī)定，必須對不合法的檔案重建現(xiàn)象和人員進(jìn)行處理，絕不能縱容、助長這種風(fēng)氣。另外，從事人事檔案管理相關(guān)工作的人員必須具有良好的專業(yè)知識和法律意識，要保障能夠用嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度去對待人事檔案管理工作，自覺遵守相關(guān)法律法規(guī)，并能對他們企圖篡改或不合理重建人事檔案的行為及時(shí)監(jiān)督和制止。只有通過上述這些措施，才能夠維護(hù)人事檔案管理工作的權(quán)威性，才能夠夠保障人事檔案管理的效率。

2.2 解決人員去留問題

目前，人才已經(jīng)成為一種重要的社會資源，隨著人才地位的不斷上升，個(gè)人與用人單位之間已經(jīng)形成了平等的合作契約關(guān)系，個(gè)人已經(jīng)能夠自由地選擇想要從事的工作和想要停留的用人單位。對于用人單位而言，留住人才是很重要的事情，但是很多用人單位僅僅是重視人才的吸收引進(jìn)，招聘之后并沒有給予他們足夠的重視，導(dǎo)致他們對目前的狀態(tài)不滿意，對這個(gè)用人單位找不到歸屬感等，這就加劇了人才的跳槽現(xiàn)象，也就是加快了人才流動現(xiàn)象。對于個(gè)人來說，在用人單位中最能留住自己的無疑是合理的薪酬、自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)、集體歸屬感等。如果用人單位對人的把握更加重視，很多人是可以被用人單位留住的，而留住人才，不僅對用人單位有利，對個(gè)人生活的穩(wěn)定也是有利的，對人事檔案管理工作來說，也能夠減少很多復(fù)雜的交接工作，減少人事檔案出問題的可能。因此，用人單位需要好好把握人才，盡量通過尊重和重視每個(gè)員工的發(fā)展的方式來留住員工，減少員工跳槽的幾率。而當(dāng)員工已經(jīng)決定跳槽時(shí)，也應(yīng)該進(jìn)行人性化處理，不要通過強(qiáng)制扣留員工檔案的方式企圖留住員工，這樣的話，可以很大程度上減少人事檔案的“死檔”、“棄檔”現(xiàn)象，維護(hù)人事檔案管理工作良好的運(yùn)行秩序。

2.3 強(qiáng)化人事代理的管理

隨著人事檔案代理越來越盛行，對人事檔案代理人員的專業(yè)知識必須有合理的保證，不能隨便找人進(jìn)行人事檔案管理。而用人單位與人事檔案代理人或代理機(jī)構(gòu)之間也應(yīng)該加強(qiáng)聯(lián)系，建立良好的聯(lián)系制度，而不是當(dāng)“甩手掌柜”不聞不問。用人單位需要本著對員工負(fù)責(zé)的態(tài)度，對員工的人事檔案進(jìn)行規(guī)范的交接工作，完整收集被代理人檔案，并及時(shí)移交給檔案代理人或代理機(jī)構(gòu)，防止出現(xiàn)損壞、損毀、丟失或檔案不完整等情況。同時(shí)，用人單位在移交檔案前也應(yīng)該對檔案進(jìn)行審查，保證檔案的真實(shí)性、有效性和可靠性，避免出現(xiàn)檔案中學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)造假等現(xiàn)象。另外，有關(guān)部門也需要加強(qiáng)對人事檔案管理的重視程度，組織人員對人事檔案進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)督和調(diào)查，對人事檔案代理人和代理機(jī)構(gòu)經(jīng)常性進(jìn)行指導(dǎo)和幫助，保證其檔案管理工作能夠有效落實(shí)，保證檔案管理工作能夠順利、高效開展，為社會的穩(wěn)定和經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展做出保障。

3 總結(jié)

總之，隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會風(fēng)氣的變化、用人單位用人機(jī)制的改變、個(gè)人擇業(yè)觀的轉(zhuǎn)變等等因素，就業(yè)者有了更廣闊的就業(yè)選擇空間，人才流動是不可避免的。但是人才流動已經(jīng)給人事檔案管理工作增加了難度，所以相關(guān)專家學(xué)者需要對人才流動環(huán)境下人事檔案管理出現(xiàn)的新問題及時(shí)進(jìn)行調(diào)查研究，抓住問題的根源和本質(zhì)，并研究制定相應(yīng)策略以解決人才流動環(huán)境下人事檔案管理工作存在的問題，保障人事檔案管理工作能夠更好地進(jìn)行和落到實(shí)處，為社會的穩(wěn)定發(fā)展做出保障。

參考文獻(xiàn)

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