衛(wèi)生監(jiān)督工作中的檔案動態(tài)信息化管理

許靜

摘 要：衛(wèi)生監(jiān)督工作是我國衛(wèi)生行政部門重要的工作內(nèi)容之一，其具有社會性、強(qiáng)制性、基礎(chǔ)性、公共性和開放性的特征。為了促進(jìn)我國衛(wèi)生監(jiān)督工作有效順利的進(jìn)行，加強(qiáng)衛(wèi)生檔案信息化管理是必經(jīng)之路。就目前我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理發(fā)展情況而言，檔案動態(tài)信息化管理已成為衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢，因此本文就從衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理發(fā)展的優(yōu)勢條件分析入手，簡要闡述衛(wèi)生檔案信息化管理的作用，并提出提高信息化建設(shè)水平，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的策略。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督；檔案管理；優(yōu)勢分析；策略

檔案信息管理真實(shí)的記錄了衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的運(yùn)作和發(fā)展過程，盡管其屬于衛(wèi)生監(jiān)督工作中的基礎(chǔ)性工作，但其在衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)良好發(fā)展的過程中發(fā)揮著不可估量的重要作用。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，衛(wèi)生監(jiān)督工作中的檔案管理也進(jìn)入了全新的信息化時代，這是時代發(fā)展的要求，也是檔案管理自身發(fā)展的需要。

1 對衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理優(yōu)勢條件的分析

1.1 現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展

要想實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案動態(tài)信息化管理更好的發(fā)展，離不開對現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，尤其是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)。我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案動態(tài)信息化發(fā)展的技術(shù)基礎(chǔ)來自于國家衛(wèi)生監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)信息平臺的構(gòu)建，這在很大程度上促使了衛(wèi)生監(jiān)督部門加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，通過加大對網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度、增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺的聯(lián)系、加快檔案信息化構(gòu)建的步伐和加深技術(shù)交流合作的方式推動衛(wèi)生監(jiān)督檔案動態(tài)信息化管理的發(fā)展。

1.2 逐步完善的基礎(chǔ)設(shè)施與信息設(shè)備配置

目前，人們的生活幾乎都被計(jì)算機(jī)設(shè)備和物聯(lián)網(wǎng)所覆蓋，就衛(wèi)生監(jiān)督檔案動態(tài)信息化管理而言，與工作開展相關(guān)的信息設(shè)備配置和基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施均已初步構(gòu)建完畢，給衛(wèi)生監(jiān)督工作實(shí)行檔案動態(tài)信息化管理奠定了良好的設(shè)備物質(zhì)基礎(chǔ)。所以，為了更好的落實(shí)檔案信息化管理工作，衛(wèi)生監(jiān)督部門在進(jìn)行檔案管理工作時要順應(yīng)時代發(fā)展的需要，創(chuàng)新并完善工作方式，將衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理與人工管理兩種方式進(jìn)行有效的融合，合理的調(diào)整工作方向，進(jìn)一步明確工作目標(biāo)[1]。

1.3 相關(guān)政府部門對衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理提出了信息化建設(shè)的要求

由于檔案管理是衛(wèi)生監(jiān)督工作的重要組成部分，而衛(wèi)生監(jiān)督工作又是我國衛(wèi)生行政部門主要工作內(nèi)容之一，因此相關(guān)政府部門也其也相當(dāng)?shù)闹匾暋Ｔ谏鐣畔⒒l(fā)展這種大環(huán)境的影響下，加之我國民眾對衛(wèi)生監(jiān)督部門工作公開化和透明化的需求愈加迫切，因此國家和地政府組織相關(guān)學(xué)者和專家就衛(wèi)生監(jiān)督工作中的檔案動態(tài)信息化管理進(jìn)行了深入的分析和研究，對衛(wèi)生監(jiān)督部門提出了一系列的檔案信息化管理的要求，除此以外，還有來自相關(guān)政府部門行政管控力和信息化建設(shè)的扶持政策來推進(jìn)我國衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案動態(tài)信息化管理建設(shè)，這在很大程度上促進(jìn)我國衛(wèi)生監(jiān)督部門檔案信息化管理整體水平的提升。

2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案動態(tài)信息化管理的作用

在社會信息技術(shù)迅猛發(fā)展的過程中，各行各業(yè)都逐漸向無紙化辦公轉(zhuǎn)變，檔案管理工作也由紙質(zhì)版管理轉(zhuǎn)向了電子版管理。實(shí)行檔案動態(tài)信息化管理為提升整個衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)工作效率起到很大的促進(jìn)作用，同時這也為各行各單位進(jìn)行規(guī)劃、檢查、評比和考核工作創(chuàng)造了便利的條件。

2.1 提升了衛(wèi)生監(jiān)督工作的效率

衛(wèi)生監(jiān)督部門的監(jiān)督、監(jiān)測和行政執(zhí)法環(huán)節(jié)都離不開高水平的檔案動態(tài)信息化管理，而當(dāng)檔案管理中的錄入、歸類以及入檔等環(huán)節(jié)都通借助電腦系統(tǒng)來處理時，工作流程的簡化、人力成本的節(jié)省大大的提高了檔案管理工作的效率，同時也讓衛(wèi)生監(jiān)督工作變得更加方便，尤其是開展衛(wèi)生行政稽查工作中需要調(diào)閱相關(guān)檔案進(jìn)行查詢時，只需對關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索就能立刻調(diào)閱檔案，讓衛(wèi)生監(jiān)督的行政執(zhí)法工作變得高效便捷[2]。

2.2 大大節(jié)約了存儲空間

衛(wèi)生監(jiān)督部門的監(jiān)督環(huán)節(jié)和監(jiān)測工作中會出現(xiàn)大量的行政執(zhí)法文件，這些具有法律效力的重要文件對衛(wèi)生行政部門開展相關(guān)工作有著重要的作用，需要被嚴(yán)格妥善的管理，但長時間積累的紙質(zhì)文件會占用很大的存儲空間。但對檔案實(shí)行信息化管理就可以有效的利用光盤和云端等超大容量的隱形空間來儲存電子文檔，大大的節(jié)約了紙質(zhì)穩(wěn)當(dāng)?shù)拇鎯臻g。

2.3 實(shí)現(xiàn)了檔案文件的多樣性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理只限于保存文字類材料，信息化管理的電子檔案不僅能做好文字材料的手機(jī)與整理，還能對聲音、圖像或短片等不同形式的信息與資料做到保存，保證了衛(wèi)生監(jiān)督部門在監(jiān)督和稽查過程中相關(guān)文件的完整性，對后期查證和核對工作的開展有很大的幫助，大大的體現(xiàn)了檔案文件的豐富性和多樣性。

2.4 實(shí)現(xiàn)了衛(wèi)生監(jiān)督人員知識的智能化更新

檔案動態(tài)信息化管理的一大特點(diǎn)就是通過一次投入實(shí)現(xiàn)多次產(chǎn)出，其中的資源共享、遠(yuǎn)程服務(wù)等大大的提高了檔案使用效率，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的管理價(jià)值，同時為衛(wèi)生監(jiān)督部門的工作人員提供了更多的獲取信息的條件和進(jìn)行知識更新的機(jī)會，讓檔案管理部門通過對信息技術(shù)的應(yīng)用成為了為人們提供多元化和高速度的知識創(chuàng)新服務(wù)平臺。

3 提高信息化建設(shè)水平，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

3.1 分級次錄入，節(jié)省人力和財(cái)力

為了讓衛(wèi)生監(jiān)督檔案經(jīng)信息化建設(shè)后能更加凸顯檔案內(nèi)容的主題和特征，可以對檔案錄入實(shí)行分級管理，比如，不具有太高考察價(jià)值或者反映問題單一的檔案信息分入案卷級文件錄入；對于涉及到同一個問題的多個不同檔案文件，可分為組合級文件錄入；對于那些反映問題過于龐雜或包含重要信息的檔案文件分入文件級錄入。如此分級次錄入檔案，通過優(yōu)化錄入條目達(dá)到了節(jié)省人力、財(cái)力與時間的目的。

3.2 分輕重緩急，逐步管理

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的工作目的就是更好的為衛(wèi)生監(jiān)督工作服務(wù)，而實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理動態(tài)信息管理的目的是提高檔案文件的使用率，讓其加之得到充分的發(fā)揮。在檔案信息化的建設(shè)過程中，為了加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，需對現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行合理的排序加工整理成電子穩(wěn)當(dāng)，具體分類可依據(jù)檔案信息的重要程度、檔案信息的利用價(jià)值和檔案資料利用率高低的不同[3]。

3.3 分門別類，利用好紙質(zhì)檔案原信息

針對部分衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息內(nèi)容本就具有良好案卷基礎(chǔ)，可在電子錄入中直接使用原有檔案的目錄劃分和內(nèi)容分類。以案件型檔案資料為例，當(dāng)檔案信息中的人名、地址和事件時間等用案卷目錄直接錄入電腦，經(jīng)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)處理后給出統(tǒng)一的編號。這樣的做法能在充分利用原紙質(zhì)檔案目錄信息的情況下提高電子文檔的錄入效率。

3.4 確定檔案關(guān)鍵詞，提高查閱效率

傳統(tǒng)的“主題詞”查閱法雖然能對文件的分類和整理有一定的幫助，但相比于“關(guān)鍵詞”查閱法就顯得繁瑣，工作效率不高。我們可以從檔案名中提取關(guān)鍵詞，或者從檔案內(nèi)容中歸納出凸顯主題的關(guān)鍵詞匯對檔案文件進(jìn)行標(biāo)識，再以電子文檔的形式錄入管理系統(tǒng)后經(jīng)批量處理，形成分類明確文件類別。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢、計(jì)算機(jī)自動標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問題分屬關(guān)系。

4 結(jié)語

總而言之，衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理是順應(yīng)時代發(fā)展，滿足人們對監(jiān)管工作高效、便捷新需要的必然做法，同時也是我國衛(wèi)生監(jiān)督工作在新時代背景下必須做出的改革。對此，我么需要對全面實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理的優(yōu)勢條件有深刻的認(rèn)識，以便在今后的信息化建設(shè)與管理中更加順利的完成工作，提高衛(wèi)生監(jiān)督工作的效率，促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]閆海婷，吳再亮.芻議衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)[J].蘭臺內(nèi)外，2017（3）：23-24.

[2]李繼玉.數(shù)字時代下的衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)[J].信息與電腦：理論版，2016（19）：66-67.

[3]李茹.關(guān)于衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理的信息化建設(shè)分析[J].科技資訊，2016，14（35）：159-160.endprint