論企業(yè)勞動規(guī)章制度的合法要求及風險防范

田慧明

【摘 要】 企業(yè)勞動規(guī)章制度是指用人單位為加強勞動管理，在本單位實施的保障勞動者依法享有勞動權(quán)利和履行勞動義務(wù)的行為準則。這種行為準則對單位的全體人員都具有約束力。同時按照《勞動合同法》的有關(guān)規(guī)定，企業(yè)制定勞動規(guī)章制度應(yīng)該遵守法定程序，要求其制定主體合法、制定程序合法、制定內(nèi)容合法及合理等。

【關(guān)鍵詞】 企業(yè)勞動規(guī)章制度 合法性 立法 程序

企業(yè)勞動規(guī)章制度是指用人單位為加強勞動管理，在本單位實施的保障勞動者依法享有勞動權(quán)利和履行勞動義務(wù)的行為準則，它是企業(yè)內(nèi)部的法律，規(guī)范著企業(yè)內(nèi)部勞動者的權(quán)利和義務(wù)，合法有效的企業(yè)勞動規(guī)章制度是《勞動合同法》在企業(yè)中的法律延伸和具體體現(xiàn)。在實踐過程中，企業(yè)制定勞動規(guī)章制度的必要性主要體現(xiàn)為：一是依法治理企業(yè)，建立現(xiàn)代化企業(yè)制度的需要（單位內(nèi)部的“法律”）；二是規(guī)范企業(yè)和員工行為，提高工作效率的需要；三是規(guī)范企業(yè)管理，提高管理效率和增強競爭力的需要；四是防范勞動爭議，解決勞動糾紛的需要。

一、合法有效的勞動規(guī)章制度必備要求

（一）制定的主體必須合法

《勞動法》第四條明確規(guī)定：“用人單位應(yīng)當依法建立和完善規(guī)章制度，保障勞動者享有勞動權(quán)利和履行勞動的義務(wù)”。制定企業(yè)規(guī)章制度的主體必須合法，必須有權(quán)代表用人單位制定規(guī)章制度，應(yīng)當是用人單位行政系統(tǒng)中處于最高層次，對用人單位各個部門和全體職工有權(quán)實行全面和統(tǒng)一的管理。同時勞動規(guī)章制度的適用管理對象也必須合法，即是用人單位按照相關(guān)的法律法規(guī)遵循一定的法定程序合法招用的勞動者。

（二）制定的程序必須合法

1.制定程序的民主性

（1）法律依據(jù)

《勞動合同法》第四條第二款規(guī)定：“用人單位在制定、修改或者決定勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應(yīng)當經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定”；第四條第四款規(guī)定：“用人單位應(yīng)當將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。”故企業(yè)勞動規(guī)章制度的制定是企業(yè)內(nèi)部的一種“立法”行為，這是法律賦予企業(yè)的一項重大權(quán)利，用以體現(xiàn)和貫徹企業(yè)的管理意志。所以，企業(yè)勞動規(guī)章制度必須按照法律規(guī)定的程序來制定。

（2）具體的民主程序

一是規(guī)章制度草案的擬定。企業(yè)一方根據(jù)自身情況擬定規(guī)章制度草案，當然，該草案在內(nèi)容上及制定主體上也應(yīng)符合法律要求，并力求做到內(nèi)容合理。為保證規(guī)章制度的優(yōu)質(zhì)高效，擬定之事可以委托律師、相關(guān)專業(yè)人員去完成或雙方協(xié)作完成；

二是規(guī)章制度草案的討論修改。草案擬定之后，企業(yè)一方便可以著手組織召開職工代表大會或全體職工大會，將草案提交會議討論。經(jīng)過職工討論之后，企業(yè)將職工意見匯總，對草案進行修改。召開會議之時，企業(yè)應(yīng)作成會議記錄，并要求與會職工代表或職工本人簽名確認；

三是規(guī)章制度草案的協(xié)商程序。企業(yè)就修改后的規(guī)章制度草案與工會或職工代表進行協(xié)商。在此程序中，應(yīng)當注意，有工會組織的企業(yè)，應(yīng)首選工會作為協(xié)商相對方，沒有工會組織的，則可以采取由職工推舉代表的方式進入?yún)f(xié)商程序。另外，對協(xié)商程序企業(yè)一方也須作成書面材料，由參與協(xié)商方簽名確認。

2.規(guī)章制度的公示性

企業(yè)內(nèi)部勞動規(guī)章制度的適用對象是本企業(yè)的全體職工和本企業(yè)的各個行政組成部分，所以它必須為企業(yè)的所有成員所知悉。《勞動合同法》對此已有明確規(guī)定；同時《最高人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第十九條也明文規(guī)定，以及用人單位根據(jù)《勞動法》第四條的規(guī)定：“通過民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理案件的依據(jù)”。

企業(yè)對規(guī)章制度進行公示的時候，要注意保留已經(jīng)公示的證據(jù)。同時公示的方式方法有：一是企業(yè)及時組織職工學習規(guī)章制度的內(nèi)容，并將規(guī)章制度的具體內(nèi)容、涉及事項等作成職工學習記錄的形式，由職工簽名確認所學內(nèi)容、事項，并確認“已經(jīng)閱讀”，并且承諾“遵守”；二是將規(guī)章制度制成員工手冊形式，人手一本，并由職工簽名確認已受領(lǐng)該手冊；三是將規(guī)章制度內(nèi)容作為勞動合同附件，由勞動者保存一份；四是在企業(yè)張貼欄將規(guī)章制度內(nèi)容公告，并且將公告的現(xiàn)場進行拍照、錄像等方式的記錄備案，并可由企業(yè)的治安、物業(yè)管理等人員見證。

如果規(guī)章制度需進行修改的，也可采取以上做法，同時對于企業(yè)新招聘的員工，可以選取上述公示方式中適當?shù)姆绞阶屧搯T工獲知規(guī)章制度的內(nèi)容。

（三）制定的內(nèi)容必須合法

企業(yè)在實際制定勞動規(guī)章制度過程中，其涉及內(nèi)容不能與勞動法和社會保險法等法規(guī)內(nèi)容相抵觸，同時也不能與其他的法律法規(guī)、國家政策以及社會公德相違背，具體要求有：

1.合法合理：即要符合《勞動合同法》第四條的規(guī)定，這是企業(yè)規(guī)章制度能夠被法律認可的大前提。不得違反法律法規(guī)強制性規(guī)定，如最低工資標準、休息休假規(guī)定、工資發(fā)放、勞動安全衛(wèi)生保護等。

2.具有可操作性：不具有可操作性的條款對企業(yè)來說沒有比有更好，比如很多企業(yè)規(guī)定：“員工不遵守執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)合理指示的視為一般違紀”。何謂“合理”？各有各的說法，實際可操作性極弱，企業(yè)一旦按照此條款操作，往往會引發(fā)勞動爭議，牽一發(fā)而動全身，得不償失。因此，規(guī)章制度的條款需要可操作性強的表述。

3.完備性：盡可能多地考慮生產(chǎn)經(jīng)營、員工管理中可能發(fā)生的情況，避免發(fā)生情況后“無法可依”。

4.邏輯性：特別是在獎懲制度中，對于大錯不犯小錯不斷的員工，采用邏輯遞進懲罰模式，能夠較好地達到治病救人的效果。

（四）制定內(nèi)容的需要合理

規(guī)章制度所適用的對象是人，而人是有感情的動物。在設(shè)計規(guī)章制度時，要處處體現(xiàn)以人為本的思想。有些單位的規(guī)章制度非常嚴格，甚至超出了常人所能想象的范圍。比如某公司規(guī)定，曠工一天罰款2000元。這種制度雖然在短時間內(nèi)能起到震懾職工，嚴肅紀律的目的，但是從一個企業(yè)的長遠發(fā)展來看，肯定會導(dǎo)致人心相背。畢竟，規(guī)章制度是企業(yè)文化的窗口，人性化的規(guī)章制度自然能聚集人氣，令良禽擇良木而棲。

二、勞動規(guī)章制度履行中如何進行風險防范

（一）勞動規(guī)章制度制定和修改需嚴格履行“民主程序”

根據(jù)《最高人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第十九條的規(guī)定，規(guī)章制度必須符合“民主程序制定”、“合法”，“公示”三個條件，才可作為人民法院審理勞動爭議案件的依據(jù)。不合法的勞動規(guī)章制度，在仲裁或訴訟中不能作為審理勞動爭議案件的依據(jù)。所以，從法律規(guī)定看，勞動規(guī)章制度的制定、修改流程應(yīng)為：職工代表大會或者全體職工討論→提出方案和意見→與工會或者職工代表平等協(xié)商確定→公示告知。為此，用人單位在制定和修改規(guī)章制度時，必須進行平等協(xié)商程序，并務(wù)必要留好記錄，保存好相關(guān)證據(jù)，如會議紀要、討論情況和經(jīng)過、張貼公告的記錄等。因為一旦勞資雙方在勞動規(guī)章制度效力問題上發(fā)生爭議，用人單位需要舉證證明其規(guī)章制度是經(jīng)過平等協(xié)商程序且曾向勞動者公示、告知，如果用人單位不事先保留相應(yīng)證據(jù)，就無法證明相應(yīng)的內(nèi)容。

（二）勞動規(guī)章制度制定和修改需嚴格履行“公示程序”

按照《勞動合同法》第八十條規(guī)定，規(guī)章制度違反法律、法規(guī)規(guī)定的，由勞動行政部門責令改正，給予警告；給勞動者造成損害的，應(yīng)當承擔賠償責任。所以，規(guī)章制度是否向勞動者公示直接決定用人單位在勞動爭議案件中的勝敗，按照最高人民法院司法解釋及勞動合同法的規(guī)定，規(guī)章制度只有向勞動者公示才對勞動者產(chǎn)生約束力。司法實踐中勞動者往往以其不知道規(guī)章制度的內(nèi)容為由主張規(guī)章制度未公示，用人單位也往往無法提供已經(jīng)公示的證據(jù)，很多單位本應(yīng)該勝訴的案件最終敗訴問題往往就出在這里，員工的違紀行為本已經(jīng)達到了規(guī)章制度中規(guī)定的解除勞動合同條件，但是員工稱不知道有這個制度，單位也無法證明曾向員工公示的證據(jù)，最終導(dǎo)致案件敗訴。endprint