高校二級學院教學檔案管理的問題與對策

淡 珊

高校二級學院教學檔案管理的問題與對策

淡 珊

隨著高校二級學院辦學規模不斷擴大，各類教學檔案也逐年增加，教學檔案管理工作顯得尤為重要。教學檔案管理是對教學情況的保存與記錄,是教學和管理水平的重要標志；但在教學檔案管理意識、管理隊伍以及管理手段上，都存在一些不足之處。本文針對以上問題，提出改進意見，旨在提高二級學院教學檔案管理水平,從而全面提升二級學院教學管理工作。

二級學院 教學檔案 管理 問題 對策

教學檔案是在教學過程中直接形成的，以文字材料、圖表、錄音、影像等形式存在，具有保存價值的教學文件和資料的總稱[1]。教學檔案真實地記錄了二級學院所有的教學實踐和教學管理過程，是學院成長與發展的真實記錄，具有歷史查證的效用與價值，同時也是高校檔案的有機組成部分。教學檔案管理工作是二級學院管理工作的重要組成部分，教學檔案管理的好壞是衡量二級學院教學管理水平的重要標志。

我院因歷史原因及學校整體規劃，經歷了數學與數量經濟學院、數學與統計學院、數學與經濟學院三次大的調整，專業、師資隊伍、學生等相關教學檔案都有較大的變動，教學檔案管理工作受到了一定的影響，以致給學院的教學考核、專業評估造成了一定影響。為提升二級學院教學管理水平、有效地發揮教學檔案的價值，實施科學合理的教學檔案管理工作顯得尤為重要。本文基于對二級學院教學檔案管理工作的意義、現狀及問題的分析，探討了二級學院教學檔案管理的策略及發展方向。

一、高校二級學院教學檔案管理工作的意義

（一）教學檔案是教學管理工作的重要環節

高校二級學院的教學檔案是在工作中形成的具有保存價值的材料，它是學院教職工在教學、科研、服務等工作過程中積累的原始資料，不僅是二級學院發展變化的見證，而且體現二級學院各個層面的工作及發展壯大的歷程[2]。教學檔案中記載著教學活動的經驗和教訓，對其進行分析研究，對于提高教學管理水平、制訂教學計劃和師資隊伍建設無疑是非常有益的。

學院要維護日常正常的教學秩序，就離不開日常教學檔案的收集和整理。每學期初的教材訂購、課程安排表、授課計劃及開學教學檢查等，都需要教學檔案的支撐，才能高效合理的運行；每學期期中的教學質量檢查，也需要課程開設情況統計表、教師任課情況統計表、教師調課停課統計表、問題收集處理及反饋情況表、教研活動統計表、教師聽課表、教師多媒體課件使用情況統計表、課程教學計劃執行進度與教學實施情況、教師自查登記表等各類教學檔案，來體現本學期的教學工作痕跡；而每學期期末考試、每屆畢業生的畢業論文等教學檔案的整理歸檔，又是一個學期，乃至幾年師生教學活動的記錄和憑證。

整個學期的教學檔案，是學院教學管理人員和全體老師的教學、科研、服務等各項工作的真實體現，對提高學校教學質量都具有重要作用。

（二）教學檔案是教學評估工作的重要材料

高校評估是國家對高校進行宏觀管理的一種手段，是對高校進行監督和考核的主要形式。二級學院的教學檔案是高校整體教學檔案建設的重要組成部分，教學檔案管理的規范化建設，體現著學校的教育教學質量和辦學水平，它是評估的重要參考依據，是評估匯報材料的原始數據，教學檔案管理的優劣很大程度上直接關系到評估的好壞。

2012年，在教育部對我校開展合格教學評估期間，學校及各二級學院對近年來各項教學檔案進行了全面清理，特別是期末試卷、畢業論文等必查材料，我院也組織全體老師和部分學生，對期末試卷和畢業論文逐份檢查，對發現的問題和不規范的細節一一整改，在最終的評估中，獲得了較好的成績。學院也以教學評估為契機,，加強了教學檔案的規范化建設，使之更好地為教學、科研、管理服務，也將為2018年的審核式評估打下良好的基礎。

新思想指引新征程，新時代需要新氣象，新部署呼喚新作為。習近平總書記多次強調，培養什么樣的人、如何培養人以及為誰培養人，這一命題是高等學校的根本問題。因此，要做好高校學生思想政治工作，必須全面落實立德樹人的根本任務，將思想政治工作貫穿于教學科研和學生管理中，增強吸引力、感染力和說服力。

（三）教學檔案為教學管理提供幫助

教學檔案真實客觀地反映了教學情況，凝結著廣大教師從事教學活動成功的經驗和失敗的教訓，記載了教師和教學管理人員在教學過程中不斷探索形成的最新教學研究成果。它收集了歷年的教學計劃、教學大綱、教學文件、各種類型的教學會議等，這些檔案可以為領導進行科學決策、開展各項工作提供比較詳盡的參考依據和咨詢材料。

二級學院的教學檔案是一個學院教學活動的一部歷史，它可以幫助人們了解學院的歷史，認清現狀，開拓視野，預見未來，從中尋求二級學院，乃至學校發展的基本過程和規律，作出切實可行的科學決策，促進學校工作的開展。

二、我院教學檔案管理工作的現狀及問題

（一）意識淡薄，對教學檔案重視不夠

從領導到普通教職員工往往只重視教學工作和其他管理工作，而對發展基礎之一的教學檔案的管理，不論在管理系統的設計、現代化檔案管理條件的完善，還是專兼職人員的配置和培訓方面，都沒有引起足夠的重視。

檔案材料的歸檔等必須由管理人員再三督促，教師往往為應付差事臨時突擊、草率整理，有的檔案材料無落款、無日期、無單位蓋章，沒有說服力，造成檔案材料不齊全、不完整、質量不高。還有的老師錯誤地認為檔案工作與我無關，沒有認識到自己的工作對學院及學校知識積累和開發利用的作用[3]。他們只是認為檔案工作就是把自己工作中積累的材料簡單地整理，也是自己的額外工作，而沒有認識到這是自己工作中所積累的經驗，平時整理完整對自己的科研項目和教學改革有很大的幫助。只有到了學院進行評估檢查時才臨時突擊，應付了事。有些教師對檔案的歸檔有抵觸心理，認為教案、科研成果、聽課記錄等是屬于自己的東西，應該自己保管，不應該交到學院保管。還有的人為了查閱方便，常把經手的材料據為己有，這樣給檔案的收集增加了難度。

（二）隊伍不穩定，分工不明確

要做好教學檔案管理工作，需要一支比較穩定且業務能力較強的專兼職檔案工作隊伍。但目前多數二級學院的教學檔案管理由教學秘書兼任，他們大多數未接受過專業的知識培訓，主要精力集中于教學管理和日常事務，檔案意識和檔案管理水平不高，缺乏檔案工作者必備的基本理論知識和專業技能，在實踐中必然會使歸檔文件材料的質量難以保證。有的兼職檔案員工作積極性不高，工作中敷衍了事，思想上認為該工作可有可無，所以沒能真正履行其職責。這客觀上對二級學院檔案歸檔工作造成很大影響。

（三）教學檔案材料管理手段落后，數字信息化水平偏低

如今是一個網絡化、信息化的時代，這對檔案管理工作提出了新的挑戰。可是目前多數二級學院檔案管理現代化手段還處于起步階段，計算機教學檔案管理還局限在目錄檢索上，利用率還很低，檔案管理還未能實現網絡化、信息化管理，導致檔案管理效率低下，不能適應高校本科教學評估工作方便快捷的檢索、調取并有效利用檔案信息的要求。同時由于現代化水平不高，檔案的文件及目錄文件的重要內容未能錄入計算機，增加了檔案檢索的難度，致使檔案利用耗時長、查準率與查全率較低，難以適應現代教學和教育事業發展的需求。隨著高校規模的擴大、層次的提高，生成的教學檔案數量成倍增加，如果不利用現代化手段，就很難適應形勢發展的新要求。

三、教學檔案管理工作的對策及發展方向

（一）提高認識，完善制度

提高領導、教師和檔案管理員的檔案管理意識。首先，二級學院的領導要高度重視教學檔案的管理工作，盡量配備專業的專職人員負責，并保持管理人員的相對穩定，即使在人員調整時也要做好人員更換時的銜接工作，確保教學檔案的完整性和延續性[4]。其次，強化教學檔案管理人員的服務意識，要求專任教師積極配合和支持檔案管理人員的工作，從根本上改變教學檔案管理的不利局面。

與此同時，學校還可依據《普通高等學校檔案管理辦法》，結合二級學院實際情況，建立完善教學檔案規章制度，明確教學檔案的內容和各教師的責任，由各二級學院分管教學的副院長主管教學檔案管理工作，配備工作認真、并有奉獻精神的專兼職檔案員。同時，還應當落實二級學院的檔案管理人員或者兼職檔案管理人員的待遇、并形成制度，從制度上支予以保證，從而為更好地進行教學檔案建設和管理服務。

（二）加大投入，優化隊伍

各高校對學校的發展和教學管理改革投入大量的資金，而對各二級學院教學檔案管理的資金投入非常之少。為規范教學檔案管理，加強檔案管理的標準化、現代化，充分發揮教學檔案的作用，更好地為二級學院的建設和發展服務，學校應加大對教學檔案管理的基礎設施的資金投入。

同時，為提高檔案管理人員的服務意識，使其端正思想認識和提高專業水平，二級學院應加大力度提高教學檔案管理人員的專業素養。如通過對檔案管理人員進行檔案知識的業務培訓，或安排到省、市舉辦的檔案培訓班學習，或到其他高校參觀學習等方式，由經驗豐富的專職檔案工作人員結合具體檔案進行講解和操作輔導，使之對檔案材料的形成過程、分類、歸檔管理利用等環節有更直觀的認識，使檔案管理人員的素養盡快達標，從而更好地服務于二級學院的教學與管理。

（三）利用信息化手段開展教學檔案管理工作

隨著網絡和科技的快速發展，高校的教學檔案也應跟上時代發展的步伐，傳統的檔案管理方式信息共享程度較低，信息處理的靈活性、時效性、準確性已經不能滿足當前教學檔案管理的需求。隨著學校信息化水平的不斷提高，高校二級學院也應引進先進的信息技術，在教學檔案管理工作中加強信息化建設，提高信息化水平，不斷創新教學檔案管理模式，提高二級學院教學檔案管理水平[5]。依托計算機網絡技術，將現代信息技術與教學檔案管理相結合，變革傳統的教學檔案管理模式，實現教學檔案的電子化、網絡化管理。

目前，各高校的數字化信息網絡平臺，加強并推動了教學檔案和資料管理的現代化進程。例如，現在高校實行的數字化校園信息平臺，全校師生可以隨時進入學分制系統查詢成績、課表、課程安排和考試安排等信息，而且這些信息都是永久的保存。因此我們應加大力度建設校園信息平臺，將更多地教學檔案錄入校園網的數據庫，利用網絡技術來實現良好的、快速的檔案管理，并為教師和學生提高資源共享服務。

四、結語

綜上所述，隨著高等教育的不斷發展，高校二級學院教學檔案管理工作越來越重要，提高教學檔案管理水平是提高教學水平的重要保障。新形勢下，二級學院教學檔案管理工作面臨眾多挑戰，因此要對教學檔案管理現狀進行分析，采取各種措施來提高教學檔案管理水平。

[1]許珍花,許素芬．高校二級學院教學檔案管理存在的問題與應對策略[J]．管理觀察,2016(3)

[2]王雅新．高校二級學院教學檔案管理的現狀分析[J]． 經營管理者,2016(22)

[3]荊振勤,賈樹梅．論高校二級學院教學檔案管理中存在的問題與對策[J]．晉中學院學報,2010(6)

[4]胡艷芳．高校學院檔案管理工作問題研究[J]．思想戰線,2013(S2)．

[5]王亞麗．淺談高校教學檔案管理工作面臨的問題及對策[J]．楊凌職業技術學院學報,2009(4)．

（作者單位：湖北第二師范學院數學與經濟學院）

淡珊（1982-），女，湖北枝江人，碩士，助教，研究方向：檔案管理。