企業檔案信息資源開發前景與策略

邱晨

摘 要：本文通過對檔案信息資源開發現狀的分析，發現了企業檔案信息資源開發中存在的問題和漏洞，并且研究了其資源開發策略，提出了解決辦法。

關鍵詞：檔案信息資源；檔案信息資源開發策略

在這個信息爆炸的時代，信息占據著與材料和能源同等重要的位置，在國家政治，經濟，文化發展中具有舉足輕重的作用。在各種信息中，檔案作為人類社會的記憶工具和知識結晶，以其所承載信息的可靠性、原始性等特殊性質而占有特殊地位。是國家信息資源的中流砥柱。著力開發企業檔案信息資源，既是實現國家戰略目標的必經之路，也對提高國家綜合競爭力具有重要意義。

1 企業檔案信息資源開發取得的成績

自鄧小平同志為《經濟參考報》題詞“開發信息資源，服務四化建設”以來，我國各級檔案部門以及工作者以鄧小平同志的題詞為方向，大力開發檔案信息資源為社會建設服務，取得了一定成績。

（一）夯實了企業檔案信息資源開發利用的基礎

從檔案基礎工作來看，各級各類檔案館擁有了比較完善的檔案目錄體系。建立了地區性目錄中心，使企業檔案信息資源處在一種有序的備用狀態，為企業檔案的順利開發打下了堅實的基礎。

（二）確定了企業檔案信息資源開發的方針和政策

根據全國檔案事業發展“十五”計劃，國家檔案局頒布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，這是首個全國性的檔案信息化建設規劃，是為適應國家信息化建設和檔案事業發展要求，以檔案信息化帶動檔案事業各項工作順利進行的重要舉措。黨的十六大報告中也提出“大力推進信息化，加快建設現代化”的發展戰略。這不僅是對檔案部門提出的更高要求，也為檔案事業的進一步發展提供了難得的機遇。

（三）取得了一定的社會效益和經濟效益

方案資源自開發以來，為社會發展和經濟建設做出了不可磨滅的貢獻。例如，由中國第一歷史檔案館、故宮博物館、湖南廣電集團等聯合攝制的大型電視系列片《清宮秘檔》開播后，引起了廣泛關注和強烈的社會反響。他的突破在于首次利用第一歷史檔案館所藏清代檔案，還原了眾多歷史人物和宮廷內幕，揭開了諸多歷史謎團和懸案。這不僅彰顯了我國檔案學、史學方面研究的結晶。并且增強了公眾的民族自豪感和歷史責任感。

2 我國企業檔案信息資源開發中存在的問題

我國檔案信息資源的開發雖然取得了許多成績，但是由于各種原因，同樣存在著諸多不足，主要表現在檔案信息資源利用率低、檔案信息資源可檢索性差、檔案信息資源數字化程度低、檔案信息資源整合度小等幾個方面。

（一）檔案信息資源利用率低

有些部門為了做“面子工程”一味地追求館藏數字化的數量，未做用戶需求分析和館藏資源分析就盲目開展數字化工作。這不僅浪費了人力物力，還造成了不必要的存儲壓力，增加了基礎設施建設的負擔。除此之外，檔案部門對開發出來的檔案信息資源的宣傳力度欠缺。這些因素影響和制約了檔案信息資源的利用率。

（二）檔案信息資源的可檢索性差

優質的檔案信息資源不僅內容豐富，還應方便查詢。但是長期以來，我國對于檔案檢查重視度不夠，無論是紙質檔案還是電子檔案，檢索入口少，檢索功能差是普遍現象。

（三）檔案信息資源數字化程度低

實體和數字化是檔案信息資源的兩中存在形態，從社會發展趨勢來看，數字資源日漸成為信息傳播的主要渠道。因此，它應成為檔案信息資源建設的重中之重。但是與發達國家的檔案信息資源數字化程度相比，與社會大眾的需求量相比，我國檔案信息資源的數量還很少，質量也有待提高。

（四）檔案信息資源整合度小

各地檔案館在進行檔案信息資源開發時，使用的檔案管理軟件，數據庫類型、數據庫結構不盡相同。大量已開發的檔案信息資源無法實現聯網互通、數據共享。檔案信息“孤島”現象嚴重，“各自為政”的局面有待改善。

3 人事檔案適度公開的實現

（一）國外人事檔案的開放式管理模式，為我國人事檔案的適度公開提供了良好的思路。西方國家高度重視公民對本人人事檔案知情權的維護。以美國為例，其“為納稅人服務”的思想在人事檔案管理中也得到了充分尊重，人事檔案內容向個人開放，每個雇員都可以在網上查詢自己的某些人事檔案內容。比如工作經歷，提薪情況等。每個雇員的工作任務由其上司分配確定，每半年對其工作進行考核，年底給出考核結果。上司與雇員的鑒定要與本人見面，以確保雇員獲得公正的評語。美國人事檔案管理給我們啟迪：企業人事檔案管理工作應該始終以人為本，只要在法律允許的范圍內，個人應該享有對自己檔案的知情權。個人有權利知道自己檔案的內容，保護自己的合法權益。人事檔案信息向個人開放，一方面，大大方便了公民，另一方面，增強公民的檔案意識，對于加強對人事檔案管理工作的監督，起到了推波助瀾的作用，使人事檔案工作更好的服務于公民。

（二）我國現有的人事檔案管理體制和嚴格的保密制度使得人事檔案披上了一層神秘的面紗，當事人無權查閱本人人事檔案，因此不能了解其中記載的內容。這在一定程度上限制了當事人的知情權。隨著市場經濟的發展，政治民主化進程不斷推進，公民民主意識不斷提高，知情權意識也在不斷提高，在這種背景下，打破人事檔案的傳統管理模式，允許當事人獲知人事檔案信息，是當事人行使知情權的一個重要途徑，實現當事人信息的適度公開、透明化管理已成為一種發展趨勢。 適度公開人事檔案信息需要管理部門將檔案信息進行整理，做好前期準備工作。首先，要建立人事檔案信息數據庫在條件允許的情況下，建立并完善人力資源管理系統，對相關管理部門和個人設置訪問權限，利用網絡平臺了解相關人事檔案信息，既安全又便捷，這不失為一個不錯的選擇，符合人事檔案現代化管理的需要。其次，還可以利用計算機、掃描儀等現代化管理手段，建立電子檔案，使查檔人員利用計算機在不接觸原始人事檔案的條件下查閱檔案，不僅可以提高查閱檔案的速度，還有利于保護人事檔案及材料本身的安全，具有直接查閱原始檔案不可比擬的優點，這將是未來人事檔案公開較為理想的模式選擇。

（三）人事檔案信息公開并不是沒有限制的，首先，公開的對象范圍是有限的，只對有權查閱的部門和當事人本人適度公開，做好保密工作，注意保護當事人的個人隱私。其次，公開的內容也是有限的，并非所有人事檔案統統公開，人事檔案中的少數材料，如鑒定和考核材料、政審材料、干部考查材料和群眾意見等。因為其中涉及其他人員的原因，雖然當時人只知道結果不知道具體過程，卻不宜與本人見面。在信息公開的同時要注意保護單位組織的合法發言權。防止當事人打擊報復，只有嚴格遵守知情權的法律限度，人事檔案知情權才能真正受到法律的保護。

4 結束語

在信息知識時代，社會對信息尤其是對經過加工的優質信息的需求，要比物質、能源更為迫切，更為重要，開發檔案信息資源具有重要意義。

參考文獻

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