企業(yè)檔案信息資源開發(fā)前景與策略

邱晨

摘 要：本文通過對(duì)檔案信息資源開發(fā)現(xiàn)狀的分析，發(fā)現(xiàn)了企業(yè)檔案信息資源開發(fā)中存在的問題和漏洞，并且研究了其資源開發(fā)策略，提出了解決辦法。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源；檔案信息資源開發(fā)策略

在這個(gè)信息爆炸的時(shí)代，信息占據(jù)著與材料和能源同等重要的位置，在國家政治，經(jīng)濟(jì)，文化發(fā)展中具有舉足輕重的作用。在各種信息中，檔案作為人類社會(huì)的記憶工具和知識(shí)結(jié)晶，以其所承載信息的可靠性、原始性等特殊性質(zhì)而占有特殊地位。是國家信息資源的中流砥柱。著力開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，既是實(shí)現(xiàn)國家戰(zhàn)略目標(biāo)的必經(jīng)之路，也對(duì)提高國家綜合競(jìng)爭力具有重要意義。

1 企業(yè)檔案信息資源開發(fā)取得的成績

自鄧小平同志為《經(jīng)濟(jì)參考報(bào)》題詞“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”以來，我國各級(jí)檔案部門以及工作者以鄧小平同志的題詞為方向，大力開發(fā)檔案信息資源為社會(huì)建設(shè)服務(wù)，取得了一定成績。

（一）夯實(shí)了企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)

從檔案基礎(chǔ)工作來看，各級(jí)各類檔案館擁有了比較完善的檔案目錄體系。建立了地區(qū)性目錄中心，使企業(yè)檔案信息資源處在一種有序的備用狀態(tài)，為企業(yè)檔案的順利開發(fā)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）確定了企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的方針和政策

根據(jù)全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃，國家檔案局頒布了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，這是首個(gè)全國性的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，是為適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展要求，以檔案信息化帶動(dòng)檔案事業(yè)各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的重要舉措。黨的十六大報(bào)告中也提出“大力推進(jìn)信息化，加快建設(shè)現(xiàn)代化”的發(fā)展戰(zhàn)略。這不僅是對(duì)檔案部門提出的更高要求，也為檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供了難得的機(jī)遇。

（三）取得了一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益

方案資源自開發(fā)以來，為社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)做出了不可磨滅的貢獻(xiàn)。例如，由中國第一歷史檔案館、故宮博物館、湖南廣電集團(tuán)等聯(lián)合攝制的大型電視系列片《清宮秘檔》開播后，引起了廣泛關(guān)注和強(qiáng)烈的社會(huì)反響。他的突破在于首次利用第一歷史檔案館所藏清代檔案，還原了眾多歷史人物和宮廷內(nèi)幕，揭開了諸多歷史謎團(tuán)和懸案。這不僅彰顯了我國檔案學(xué)、史學(xué)方面研究的結(jié)晶。并且增強(qiáng)了公眾的民族自豪感和歷史責(zé)任感。

2 我國企業(yè)檔案信息資源開發(fā)中存在的問題

我國檔案信息資源的開發(fā)雖然取得了許多成績，但是由于各種原因，同樣存在著諸多不足，主要表現(xiàn)在檔案信息資源利用率低、檔案信息資源可檢索性差、檔案信息資源數(shù)字化程度低、檔案信息資源整合度小等幾個(gè)方面。

（一）檔案信息資源利用率低

有些部門為了做“面子工程”一味地追求館藏?cái)?shù)字化的數(shù)量，未做用戶需求分析和館藏資源分析就盲目開展數(shù)字化工作。這不僅浪費(fèi)了人力物力，還造成了不必要的存儲(chǔ)壓力，增加了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的負(fù)擔(dān)。除此之外，檔案部門對(duì)開發(fā)出來的檔案信息資源的宣傳力度欠缺。這些因素影響和制約了檔案信息資源的利用率。

（二）檔案信息資源的可檢索性差

優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源不僅內(nèi)容豐富，還應(yīng)方便查詢。但是長期以來，我國對(duì)于檔案檢查重視度不夠，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，檢索入口少，檢索功能差是普遍現(xiàn)象。

（三）檔案信息資源數(shù)字化程度低

實(shí)體和數(shù)字化是檔案信息資源的兩中存在形態(tài)，從社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)來看，數(shù)字資源日漸成為信息傳播的主要渠道。因此，它應(yīng)成為檔案信息資源建設(shè)的重中之重。但是與發(fā)達(dá)國家的檔案信息資源數(shù)字化程度相比，與社會(huì)大眾的需求量相比，我國檔案信息資源的數(shù)量還很少，質(zhì)量也有待提高。

（四）檔案信息資源整合度小

各地檔案館在進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)時(shí)，使用的檔案管理軟件，數(shù)據(jù)庫類型、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)不盡相同。大量已開發(fā)的檔案信息資源無法實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)互通、數(shù)據(jù)共享。檔案信息“孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重，“各自為政”的局面有待改善。

3 人事檔案適度公開的實(shí)現(xiàn)

（一）國外人事檔案的開放式管理模式，為我國人事檔案的適度公開提供了良好的思路。西方國家高度重視公民對(duì)本人人事檔案知情權(quán)的維護(hù)。以美國為例，其“為納稅人服務(wù)”的思想在人事檔案管理中也得到了充分尊重，人事檔案內(nèi)容向個(gè)人開放，每個(gè)雇員都可以在網(wǎng)上查詢自己的某些人事檔案內(nèi)容。比如工作經(jīng)歷，提薪情況等。每個(gè)雇員的工作任務(wù)由其上司分配確定，每半年對(duì)其工作進(jìn)行考核，年底給出考核結(jié)果。上司與雇員的鑒定要與本人見面，以確保雇員獲得公正的評(píng)語。美國人事檔案管理給我們啟迪：企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)該始終以人為本，只要在法律允許的范圍內(nèi)，個(gè)人應(yīng)該享有對(duì)自己檔案的知情權(quán)。個(gè)人有權(quán)利知道自己檔案的內(nèi)容，保護(hù)自己的合法權(quán)益。人事檔案信息向個(gè)人開放，一方面，大大方便了公民，另一方面，增強(qiáng)公民的檔案意識(shí)，對(duì)于加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的監(jiān)督，起到了推波助瀾的作用，使人事檔案工作更好的服務(wù)于公民。

（二）我國現(xiàn)有的人事檔案管理體制和嚴(yán)格的保密制度使得人事檔案披上了一層神秘的面紗，當(dāng)事人無權(quán)查閱本人人事檔案，因此不能了解其中記載的內(nèi)容。這在一定程度上限制了當(dāng)事人的知情權(quán)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，政治民主化進(jìn)程不斷推進(jìn)，公民民主意識(shí)不斷提高，知情權(quán)意識(shí)也在不斷提高，在這種背景下，打破人事檔案的傳統(tǒng)管理模式，允許當(dāng)事人獲知人事檔案信息，是當(dāng)事人行使知情權(quán)的一個(gè)重要途徑，實(shí)現(xiàn)當(dāng)事人信息的適度公開、透明化管理已成為一種發(fā)展趨勢(shì)。 適度公開人事檔案信息需要管理部門將檔案信息進(jìn)行整理，做好前期準(zhǔn)備工作。首先，要建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫在條件允許的情況下，建立并完善人力資源管理系統(tǒng)，對(duì)相關(guān)管理部門和個(gè)人設(shè)置訪問權(quán)限，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)了解相關(guān)人事檔案信息，既安全又便捷，這不失為一個(gè)不錯(cuò)的選擇，符合人事檔案現(xiàn)代化管理的需要。其次，還可以利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化管理手段，建立電子檔案，使查檔人員利用計(jì)算機(jī)在不接觸原始人事檔案的條件下查閱檔案，不僅可以提高查閱檔案的速度，還有利于保護(hù)人事檔案及材料本身的安全，具有直接查閱原始檔案不可比擬的優(yōu)點(diǎn)，這將是未來人事檔案公開較為理想的模式選擇。

（三）人事檔案信息公開并不是沒有限制的，首先，公開的對(duì)象范圍是有限的，只對(duì)有權(quán)查閱的部門和當(dāng)事人本人適度公開，做好保密工作，注意保護(hù)當(dāng)事人的個(gè)人隱私。其次，公開的內(nèi)容也是有限的，并非所有人事檔案統(tǒng)統(tǒng)公開，人事檔案中的少數(shù)材料，如鑒定和考核材料、政審材料、干部考查材料和群眾意見等。因?yàn)槠渲猩婕捌渌藛T的原因，雖然當(dāng)時(shí)人只知道結(jié)果不知道具體過程，卻不宜與本人見面。在信息公開的同時(shí)要注意保護(hù)單位組織的合法發(fā)言權(quán)。防止當(dāng)事人打擊報(bào)復(fù)，只有嚴(yán)格遵守知情權(quán)的法律限度，人事檔案知情權(quán)才能真正受到法律的保護(hù)。

4 結(jié)束語

在信息知識(shí)時(shí)代，社會(huì)對(duì)信息尤其是對(duì)經(jīng)過加工的優(yōu)質(zhì)信息的需求，要比物質(zhì)、能源更為迫切，更為重要，開發(fā)檔案信息資源具有重要意義。

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