以人事檔案改版為契機(jī) 全面提升檔案管理水平

張建萍

摘 要：人事檔案管理工作是人事工作的一個(gè)重要部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)，為人事工作的決策提供可靠的依據(jù)，人事檔案改版是順應(yīng)新時(shí)期人事檔案管理需求做出的一個(gè)重要實(shí)踐，是加強(qiáng)檔案材料全面管理的重要探索，達(dá)到人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與制度化目標(biāo)，對(duì)以后更好地開(kāi)展干部考察與選拔任用具有重要意義，而且也促進(jìn)了人事檔案管理工作現(xiàn)代化的發(fā)展需求，本文正是基于此，結(jié)合當(dāng)前形勢(shì)闡述了全面提升人事檔案工作從整理到管理水平的解讀，并提出建議、對(duì)策。

關(guān)鍵詞：人事檔案；改版；提升管理水平

人事檔案是企業(yè)人力資源管理的重要組成部分，是人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，企業(yè)人事檔案管理工作是組織人事部門(mén)工作中的一個(gè)重要組成部分，是做好人事工作的基本前提，是干部管理的一項(xiàng)重要任務(wù)。干部人事檔案工作做得好不好，直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)也是衡量一個(gè)單位、一個(gè)部門(mén)干部工作水平的標(biāo)志之一。傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理方法已經(jīng)完全不適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展需要，所以企業(yè)必須通過(guò)現(xiàn)代化及科學(xué)化的手段對(duì)人事檔案進(jìn)行全面改版，提高企業(yè)人事檔案在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的適應(yīng)能力。

1 人事檔案整理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案材料存在部分失真現(xiàn)象。在人事檔案管理審核過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)部分檔案中“三齡二歷一身份”有出入、學(xué)歷材料不全等現(xiàn)象，這些情況的出現(xiàn)，使個(gè)人檔案喪失了真實(shí)性、權(quán)威性、嚴(yán)肅性。因此，我們?cè)诟陌孢^(guò)程中對(duì)每卷檔案進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審核，并及時(shí)補(bǔ)充所缺材料，以確保人事檔案的真實(shí)、完整性。

（二）檔案材料歸檔不及時(shí)。部分應(yīng)歸檔材料歸檔不及時(shí)，或已歸檔材料內(nèi)容不合格，有些個(gè)別人也不夠重視，取得學(xué)歷材料有些存放在個(gè)人手里或不知去向，由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價(jià)值相對(duì)降低，這些現(xiàn)象破壞了人事檔案的整體性，給人事檔案的管理帶來(lái)不利

（三）人事檔案分類(lèi)不準(zhǔn)確、較模糊。分類(lèi)就是將人事檔案材料，按照材料的主要內(nèi)容來(lái)確定類(lèi)別，人事檔案管理分類(lèi)的不準(zhǔn)確不利于企業(yè)人事檔案的利用并對(duì)相關(guān)查閱工作帶來(lái)不便。

（四）歷史遺留問(wèn)題較多。整理檔案過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)卷內(nèi)散材料多，沒(méi)有進(jìn)行分類(lèi)、標(biāo)注件號(hào)及頁(yè)碼，排序無(wú)規(guī)律，不利于檔案的利用、保管保護(hù)，沒(méi)有很好地體現(xiàn)出檔案的利用價(jià)值。

2 全面提升企業(yè)人事檔案管理水平及對(duì)策

（一）人事檔案改版工作的作用。人事檔案改版工作是對(duì)延續(xù)了幾十年的人事檔案管理工作一次全面改革，不但統(tǒng)一了標(biāo)準(zhǔn)A4紙型，將人事檔案材料分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)也進(jìn)行了更加合理的規(guī)范，而且使人事檔案管理人員從對(duì)材料的剪栽、貼粘等工作程序中解放出來(lái)，將更多的精力投入到管理好人事檔案工作中，充分發(fā)揮人事檔案的提供利用功能。

（二）人事檔案改版工作的主要內(nèi)容。1、檔案分類(lèi)發(fā)生變化。檔案材料的分類(lèi)由原來(lái)的10大類(lèi)13小類(lèi)，變更為16小類(lèi)整理要求，更改檔案材料頁(yè)碼編碼方式改變。以往編碼方式采用圖書(shū)編碼，現(xiàn)改為從封面開(kāi)始逐頁(yè)編頁(yè)碼，凡有文字的都需編寫(xiě)頁(yè)碼；2、檔案外觀的變化。更換原有的檔案卷夾、檔案袋及人事檔案材料用紙，人事檔案材料用紙統(tǒng)一采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4用紙，檔案盒背脊標(biāo)簽項(xiàng)目在原有 “姓名”、“籍貫”或“單位”基礎(chǔ)上，采用集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)格，增加了“中國(guó)石油標(biāo)識(shí)”、“人員編號(hào)”、“位置”、“二維碼”項(xiàng)目，對(duì)于檔案背脊標(biāo)簽、檔案目錄，均由人力資源管理系統(tǒng)（ERP）自動(dòng)生成，檔案目錄的分類(lèi)、頁(yè)碼的編寫(xiě)等也進(jìn)行了規(guī)范性的調(diào)整；3、ERP系統(tǒng)中檔案模塊卷內(nèi)目錄內(nèi)容修改。因材料分類(lèi)、排序、編頁(yè)碼發(fā)生變化，ERP信息條目需做相應(yīng)修改、補(bǔ)充并錄入新增條目，使紙質(zhì)檔案與ERP條目保持一致、完全對(duì)應(yīng)；4、重新打印檔案卷內(nèi)目錄。因材料分類(lèi)及頁(yè)碼發(fā)生改變，故卷內(nèi)目錄也會(huì)發(fā)生改變，需按要求統(tǒng)一用A4標(biāo)準(zhǔn)紙型打印帶有二維碼新目錄，并從系統(tǒng)中彩打帶有二維碼的新標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格背脊標(biāo)簽。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案管理質(zhì)量的提升。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視及關(guān)心是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，在此次人事檔案改版工作環(huán)節(jié)中，單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)高度重視，加大了對(duì)人事檔案管理工作的支持和保障力度，為此，檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)、崗位重要性意識(shí)也明顯加強(qiáng)，并且在限定的時(shí)間內(nèi)提前圓滿(mǎn)完成了改版工作量，根據(jù)人事檔案改版工作，加強(qiáng)了對(duì)檔案管理工作規(guī)范性及高效性的管理要求，從而提高企業(yè)檔案管理的整體水平。

（四）提升檔案管理信息化水平。人事檔案是人才信息資源庫(kù)，除了及時(shí)收集、補(bǔ)充人事動(dòng)態(tài)材料以保證人事檔案的獨(dú)立性和完整性外，還要合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理中，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的。

（五）加強(qiáng)檔案管理人員培養(yǎng)及綜合素質(zhì)的提高。檔案管理人員作為檔案管理的工作人員，不僅要具有較高的政治素養(yǎng)、敬業(yè)精神和積極進(jìn)取的精神，還應(yīng)懂得專(zhuān)業(yè)技能和信息系統(tǒng)的應(yīng)用，在人事檔案管理方面更應(yīng)具有高尚的品格，過(guò)硬的業(yè)務(wù)能力，嚴(yán)格的組織紀(jì)律，檔案人員的綜合素質(zhì)直接影響企業(yè)的檔案管理水平，加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高具有重要意義，檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高不僅能夠提高企業(yè)檔案管效率，而且能夠很好的促進(jìn)企業(yè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，這樣才能適應(yīng)人事檔案管理工作現(xiàn)代化的需要。

3 結(jié)束語(yǔ)

本文通過(guò)對(duì)人事檔案整理工作存在的問(wèn)題、改版工作內(nèi)容、全面提升企業(yè)人事檔案管理水平及對(duì)策的研究分析等，明確了干部人事檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性。為了更好的加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理工作，企業(yè)應(yīng)該從積極落實(shí)責(zé)任追究制度、加強(qiáng)對(duì)檔案管理質(zhì)量的提升、提升檔案管理信息化水平、加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高等多個(gè)方面全面開(kāi)展工作，只有這樣，才能夠更好的提高企業(yè)的工作效率，檔案工作不僅會(huì)成為領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)的參謀助手，也會(huì)為英才的蓬勃發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。endprint