大數據時代高校檔案信息資源建設的新思考

夏先進 / 四川職業技術學院

大數據時代高校檔案信息資源建設的新思考

夏先進 / 四川職業技術學院

大數據一詞最早源于上個世紀80年代，受到社會各界的關注，很多學術界的頂級期刊相繼發表論文對其加以研究和探討，尚未形成一個統一的定義，大數據時代不論是對高校還是社會的各個領域都帶來很大的沖擊，本文主要分析了大數據時代背景下高校檔案信息資源建設的思考。

大數據；高校；檔案信息；資源建設；思考

一、大數據時代高校檔案資源建設面臨的主要問題

首先在數據收集方面，基于大數據時代背景，數據規模不斷擴張，數據的結構更加復雜。長期以來，檔案部門的習慣性收集和保存的資料較為復雜，各部門的檔案信息資料不健全，這些制約了檔案信息工作的發展，同時檔案資料相對零散復雜，檔案部門對信息不進行整合，缺乏對大數據環境下動態數據流控制和管理，導致重要信息的流失，做好檔案信息的收集工作，能夠為高校檔案信息建設提供物質基礎。

其次，大數據時代的到來將會顛覆傳統的數據管理方式，數據來源，數據處理和數據思維等方面都會產生很大的變化，很多高校的檔案管理人員遵循高度統一管理的模式，被管理的檔案受到了嚴格的控制，難以更好地發揮服務作用，不能滿足學生和用戶的需求，在大數據時代，這種傳統的檔案管理模式使檔案工作受到時空、地域的限制，不能夠發揮應有的作用，限制了檔案信息的共享與溝通，落后的效的管理方式已經很難適應現代社會的發展。管理模式的改革勢在必行。

最后，大數據時代就是以大量的數據及時處理為導向的服務，更加直接面向用戶，為用戶提供所需要的各類信息，實現個性化推薦服務，但是高校檔案，在長期工作中處于一種相對封閉的環境當中，大數據時代不斷深入發展，但是信息服務工作沒有做出相應的改變，檔案工作者的思想較為陳舊，服務意識較差缺乏信息資源共享的意識，不能從用戶需求的角度出發，信息檔案資源存在的潛能發揮其作用，解決檔案的分散性和需求多樣性之間的矛盾。

二、高校檔案資源信息建設狀況

1.實體檔案數字化處理。

實體檔案在高校檔案建設中占據著很重要的作用和地位，從內容上來分析可以分為十大種，從載體的角度分析可以分為紙質檔案、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤照片和光盤，對高校的實體檔案進行數字化的處理主要分為兩個部分，包括是對紙質檔案檢索的數字化，在前期主要是使用相對安全標題或者文件標題進行最基本的檢索，另一部分是對聲像載體的檔案進行數字化處理，通過掃描儀對照片檔案按照有關的標準進行處理，對錄音、錄像等檔案也進行加工處理，轉化為計算機識別存儲的模式，各個高校的檔案數量較多，內容的復雜在處理的過程中耗費了大量的人力、物力和財力，隨著數字化進程的不斷加快，需要從數字化方面入手，進行檔案工作的處理，跟上時代發展的趨勢的潮流。

2.檔案信息數據庫的建設。

將檔案信息長期儲存在計算機內，實現可共享的數據集合，根據一定的關系建立起來的檔案信息庫，是檔案信息化建設的主要內容，數據庫在高校檔案信息管理工作中發揮著重要的作用，然后檔案信息化進程的不斷推進，網絡數據庫做為檔案信息建設的基礎性工程，能夠對高校的檔案狀況進行全面的反映。為學生提供檢索功能，是高校數字檔案館建設的重要切入點和入手點之一，很多高校已經完成任務數據庫的建設，學生可以更加快捷地進行數據的檢索，其次，建立專題特色數據庫，隨著學校工作的深入展開，學校對于某一專題檔案的使用率較高，需要建立專題特色數據庫，這是高校檔案科學化管理的重要突破口之一，能夠實現與用戶需求的有效對接，發揮檔案的社會價值，推進檔案數字化建設，從而推動學校與社會的資源共享。專題數據庫建設能夠很好的突出學校的特色，很多高校檔案在建設過程中存在各種問題，由于各種原因沒有開設特色數據庫，因此需要建立數據庫來凸現學校特色，加強學校與社會的聯系，實現檔案信息的全文信息庫建設，加強完善高校黨群行政等方面的特色數據庫進行建設，進而解決完成教學、科研等全面數據庫的使用建設。

3.檔案信息網站建設。

通過網絡平臺的使用，在線專題導航信息服務能夠實現信息的快捷查找，具有成本低、效率高、滿足用戶多樣化的需求的特點，可以解決學校因資金問題而無法建設新的檔案館的問題，很多高校能夠積極的投身與數字檔案館的建設當中，打造自己的檔案信息網站，目前，網站的功能服務來看看信息能夠在網上查的信息很少，很多檔案一直處于封存狀態，只有少部分能夠將封存期限已滿30年的開放檔案文件放在網上，具體內容只對內部局域網開放，不能將社會人員考慮在內。有的網站只是將活動內容進行了簡單的匯編，缺少整合和深度開發，并且多年不更新，導致信息的實效性不強，網站內容的區別度不高，不能反映出學校文化和人文特色。

三、大數據時代高校檔案信息資源建設的措施。

1.提高高校檔案信息資源建設水平。

從移動終端、社交媒體、物理傳感器等現象手段運用的現狀出發，通過聲音、圖像、視頻等非結構數據，推動高校檔案信息資源建設，在大數據的背景下各高校國家重視檔案建設的豐富與優化，不斷加強虛擬檔案館的建設與投入，全面提高檔案建設的數字化水平，建立檔案目錄數據庫、全文全息數據庫、多媒體數據庫和在線文件數據中心，對于大量的文字進行數字化處理和整合加工，用多種形式多種途徑豐富高校檔案信息。對于高校檔案信息網站的用戶瀏覽查詢的日志、網頁痕跡等數據進行收集，使得潛在的檔案信息發揮應有的作用，最大程度地滿足社會與高校之間各個部門之間的檔案信息需求，實現案信息檔案的優化配置和共享，打破信息界限，避免產生無謂的浪費現象，使檔案信息與用戶之間形成了良好的溝通。

2.增強高校檔案信息資源挖掘的實力。

大數據庫不僅在于容量大，更在于數據的交換和整合，幫助人類發揮的知識創造性的價值，大數據的到來不僅僅是社會時代的進步，更是提高對海量數據的處理能力短時高效的整合有效信息，實現數據價值密度的趨向化優勢，針對教學教務支出和財務狀況，對數據進行全面的整理，形成資產數據，分析具體的使用情況和資金流向，對于學校的硬件設施進行采購，以及日常的維修排查等提供參考，避免產生浪費的現象。針對學生的個人信息方面，對學生的個人入學登記表數據進行統計分析，包括學生的生源地、家庭背景以及畢業走向進行統計，為學校今后的招生就業和指導提供必要的參考。最后，針對學校的硬件設施以及科研成果進行匯總和統計，對所得的數據進行發掘，日后學校師資力量的分配和獎勵基金設置提供依據。建立檔案信息服務利用新模式，傳統的高校檔案利用服務需要用戶簽字的確認才能夠完成，隨著大數據時代的到來，網站為用戶檔案的查詢提供了一個高效便利的平臺，使得用戶可以通過網絡進入檔案館對需要的內容進行收集，所以傳統的檔案服務工作需要進行改革，不能固守原有的被動的服務方式，堅持用戶至上的服務理念，根據用戶的需求滿足用戶的感知能力與多元化的需要，重視用戶個人信息資源庫的建設，實時的進行信息的推送和個性化定制，提升個性化服務水平。

總之，大數據時代的深入發展推動了社會的整體變革與發展，在高校檔案信息將建設的過程中需要不斷利用現代化的技術的手段，實現高校檔案信息建設與社會需求的有效對接。

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[1]魏曉琳.大數據時代高職院校檔案信息資源建設的新思考[J].城建檔案,2017,(04):14-16.

[2]李群,張莉.大數據時代學校檔案信息資源服務于高等教育的研究[J].科技資訊,2016,(18):160-161.