運用PDCA循環 提升公文辦理效率

周心

【摘要】運用PDCA循環法進行文書檔案管理，醫院文書檔案管理質量，從硬件到軟件明顯改善，質量明顯提高，及時辦理率、歸檔率等大幅提高。并且，應用PDCA循環管理，醫院文書檔案管理效果明顯。

【關鍵詞】PDCA循環；公文辦理；提高效率

醫院辦公室作為綜合行政部門，承擔“溝通上下、協調左右、聯系內外”的重要職能，既要做好領導班子的參謀、服務工作，又要做好院內院外溝通協調的橋梁作用，辦公室涉及的工作項目眾多，在醫院管理中占著不可或缺的重要位置。然而，作為醫院內外部信息的匯總地，信息的冗雜、任務的繁多都會影響辦公室人員的辦事效率。我科自2015年起，采取PDCA循環管理方法提升公文辦理效率，取得良好效果。

一、 計劃階段（Plan）

（一）分析現狀。辦公室起到承上啟下、溝通協調的職能。需要高效、準確地落實院領導的決策及工作安排；及時、妥善處理上級單位來文；指導與外部單位聯絡溝通。在院辦事務中傳統公文收辦與流轉工作，因環節過多，使得在文件處理方面效率偏低，時效性不強，影響審閱與決策，易出現交辦事項處理不及時；向上級報送文件缺審核；統計失真、延誤等。

（二）分析原因。細思公文辦理流程，發現若干問題：1.環節過多，耗費時間。文件需要在多位領導、部門間流轉，沒有時限要求。2.分類不明，文件類型多樣。各位文件涉及范圍各不相同，其相應處理方式與傳達的條線亦不同。3.責任不清。需外送、上報的文件未經過相關領導審核，難以核查與問責。4.檢索不便，不利查閱。文件流轉時，無法查詢文件位置，收歸檔案室后，需要經過檔案室人員查找，較為費時費力。5.文件接收渠道增多。隨著網絡辦公的不斷發展，文件已不單單由信件傳遞，更多的是通過電子郵箱、QQ以及微信進行傳遞。文件接收渠道的增多，增加了文件收集處理的復雜性。

（三）確定目標。針對存在問題的分析，明確此次循環目的是縮短文件處理時間，改善文件流轉環節，降低文件執行延誤率，加強審核。擬通過減少環節流通、明確分工、分類檢索、表單優化等方式，以提高工作效率。

二、 實施階段（Do）

（一）進一步明確辦公室人員責任分工。將收文、發文、數據報送等相關文件處理工作統一歸口到固定科員負責，另將黨務、院務、應急、大型項目運行及檔案管理工作分配給其余科員，細分崗位職責。同時，每一項分工設立主要責任人和輔助責任人，當主要責任人因故不在崗時，輔助責任人自動履行相應職責。

（二）按照文件來源、重要性將來文分為正式收文和臨時處理兩大類。正式收文文件按照收文日期、收文單位、文號、文件名，簡要備注匯總至收文目錄，同時每份文件附閱辦單，記錄辦公室擬辦意見及領導批示，如需印發相關科室則復印文件轉交并由簽收人簽字，留下流轉痕跡，完成轉交后進入領導班子傳閱流程。臨時處理文件直接交分管領導閱示后提交責任人處理，并在文件空白處記錄處理過程。文件均按收文目錄序號排序整理電子版，其中，紙質版文件拍照存圖片格式文件，按月歸檔文件夾，保證各類收文均能被快速、準確檢索到。

（三）要求各職能科室明確科內信息上報聯絡人，建立信息上報網絡，增加信息報送單。辦公室接到上級報送要求后，轉發至相關科室聯絡人，聯絡人組織信息后經科主任、分管領導多層審查把關簽字后提交辦公室再行上報。

三、檢查階段（Check）

計劃實行后，通過優化自檢文件處理過程；征求上級部門對上報數據的滿意度；院領導、各職能科室對流程的實施意見，認真檢查計劃的執行結果，及時發現問題，查找原因，并采取相應舉措確保公文按照計劃進行流程改進。

四、處理階段（Action）

（一）總結經驗。在收文、數據報送方面進行的流程改進，增加相應表單及對應匯總登記，使文件處理更規范也有據可循，實現公文處理工作科學化、制度化、規范化。1.收文方面，由專人負責收文記錄、整理，收文單增加擬辦意見，交分管領導閱示后印交相關部門執行，這種有針對性的印交方式，大大提高了文件閱辦、事務處理效率，表單增加簽收時間記錄，使辦公室能更好把控文件流轉時間。文件經各渠道接收后，統一由收文專人負責，匯總后在收文目錄中備注接收渠道以備追溯來源，所有文件以電子格式存檔，紙質文件拍照留存，按月度整理文件夾歸類，方便在流轉期內快速查找文件。2.數據報送工作由各分管院長領導，各職能科室共同組成，根據衛生統計報表要求整理數據并匯總審核后，按分管權限報各職能部門主任、分管領導、主要領導審核簽字，并按要求直報上級衛生部門。各歸口行政職能科室明確1名工作人員為本部門兼職信息員，從事具體信息報送工作。專人負責，逐級審核，規范信息報送流程，推動信息報送工作步入制度化、規范化、科學化軌道，充分發揮了信息工作在正確決策、科學管理、宣傳服務中的重要作用。

（二）尚未解決的問題。通過PDCA循環，大大優化了公文辦理的整體流程，提高了工作效率和工作質量。規范化、制度化各項工作，使辦公室公文處理工作有文可依、有痕可留、有檔可查、有責可追。但此次PDCA循環之后，發現公文收辦轉交各科室后，在政令傳達、事務辦理落實、監督方面，機制尚不夠完善，制度保障不夠有效。在今后的工作中，將繼續運用PDCA循環，尋求有限管理督辦工作的新方法。

【參考文獻】

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