信息化背景下水利工程檔案管理面臨的問題與對策

王紅玉+王霞+潘立云

【摘要】筆者經(jīng)過數(shù)年觀察得知，信息技術(shù)在水利工程檔案管理方面的應(yīng)用仍有問題亟待解決。在此對這些問題進行探討，并指出有關(guān)的整改對策，希望信息技術(shù)能夠為水利工程檔案管理提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而更好地發(fā)揮檔案管理在水利事業(yè)中的作用。

【關(guān)鍵詞】信息化；水利工程檔案；問題；對策

一、水利工程檔案管理信息化建設(shè)中面臨的問題

（一）水利工程領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理重視度不高。直至現(xiàn)在，有些水利工程的領(lǐng)導(dǎo)還認為檔案僅僅是對水利工程的概況所做的介紹，并認為水文有很多不確定性，對新建水利工程不具備參考價值，導(dǎo)致其對水利工程檔案管理的重視度不高，更談不上投入更多人力、物力、財力等來提升這項工作的信息化建設(shè)水平了。

（二）水利檔案管理人員整體水平較低。水利檔案管理人員的知識水平往往比較低，致使其對水利工程信息化這一概念的理解不夠充分，一直都是依據(jù)原有檔案管理模式展開工作，這是造成所采集的水利信息不完善、資料查詢困難等現(xiàn)象的重要原因。當(dāng)今社會處于信息化的時代，管理人員由于擁有的知識有限，信息化與科學(xué)化方面的管理能力也會受到局限，不具備開拓精神。

（三）檔案信息化系統(tǒng)普遍不完善。某些專業(yè)性軟件，如水質(zhì)監(jiān)測系統(tǒng)、水資源管理系統(tǒng)、電子信息管理系統(tǒng)等項目無法實現(xiàn)同步運行，沒有統(tǒng)一的管理模式可以借鑒。系統(tǒng)還難以實現(xiàn)對每一級檔案的充分管理，造成檔案對不同級別檔案管理狀態(tài)的失衡。現(xiàn)在很多水利檔案管理部門更傾向于對紙質(zhì)檔案的管理，信息化管理系統(tǒng)尚不健全。

二、加強水利工程管理信息化建設(shè)的有關(guān)對策

（一）提高該項工作的重視程度。1.提高水利局對該項工作的重視程度。水利局作為所有水利工程的領(lǐng)導(dǎo)部門，要積極舉辦水利工程檔案管理工作方面的展覽、知識交流講座與多種多樣的檔案法規(guī)宣傳教育活動，努力創(chuàng)建水利工程檔案信息化工作環(huán)境，積極提升對該項工作的重視程度及信息技術(shù)的應(yīng)用程度，以求最終提升各水利工程相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對該項工作的關(guān)注程度。強化組織領(lǐng)導(dǎo)是確保在信息化背景下提升水利工程檔案管理水平的必要前提。唯有不斷完善組織工作，構(gòu)建合理的工作體系，方可為水利工程檔案信息化建設(shè)奠定良好的組織基礎(chǔ)。2.加強水利工程檔案信息化管理制度的制定。水利工程的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)對檔案管理工作認真對待，對其提供一定的支持與保障措施，構(gòu)建功能完善的檔案管理機構(gòu)及全面的管理制度，針對檔案管理組建一個領(lǐng)導(dǎo)小組，派專人負責(zé)檔案管理工作，明確其工作內(nèi)容為搜集工程項目的有關(guān)資料、對搜集來的資料進行整合并予以歸檔。

（二）重視人才培養(yǎng)。重視對信息化人才的培養(yǎng)是提高檔案管理水平的關(guān)鍵策略。檔案信息化需要檔案管理人員擁有相應(yīng)的檔案學(xué)知識并具備相關(guān)現(xiàn)代信息技術(shù)。組織成立一支檔案信息化管理人才隊伍，有利于水利檔案管理的進一步提升，因此應(yīng)打造復(fù)合型人才隊伍，作出培養(yǎng)專業(yè)人才方面的規(guī)劃，提升檔案管理人員學(xué)習(xí)先進技術(shù)的積極性，強化其對本職工作的責(zé)任意識與專業(yè)能力的提升。

（三）檔案信息化系統(tǒng)不完善的相關(guān)對策。1.裝配信息化設(shè)備。新中國成立以后我國水利事業(yè)飛速進步，水利工程方面的檔案數(shù)量由此急劇上漲，這給檔案部門帶來了巨大壓力，因此急需裝配容量足夠大的檔案存儲設(shè)備。現(xiàn)階段，水利部門大多數(shù)情況下使用計算機內(nèi)置磁盤存儲系統(tǒng)及光盤存儲設(shè)備作為檔案存儲載體，尤其那些先進的檔案管理設(shè)備，不僅能緩解檔案管理人員的工作壓力，還能提升其工作效率。2.推動水利工程檔案形式由紙質(zhì)向信息化形式轉(zhuǎn)變。一是推動檔案形式由紙質(zhì)向電子式轉(zhuǎn)變。構(gòu)建符合實際的規(guī)章、制度，從根本上更改紙質(zhì)檔案及電子檔案的現(xiàn)有形勢，通過全面的規(guī)章、制度推動水利工程檔案信息化建設(shè)。要切實依據(jù)檔案信息化建設(shè)的相應(yīng)需求，在對資料進行歸檔時實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的共同存在。使檔案的存在形式在電子檔案和紙質(zhì)檔案之間轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)紙介質(zhì)和光、磁介質(zhì)兩個形式的檔案共同歸檔，人工轉(zhuǎn)變成內(nèi)容全部一樣的兩個檔案。二是推動檔案形式由紙質(zhì)向聲像資料轉(zhuǎn)變。水利工程建設(shè)（尤其是大型水利工程建設(shè)）當(dāng)中，應(yīng)找準(zhǔn)時機拍錄重點建設(shè)環(huán)節(jié)，高標(biāo)準(zhǔn)重現(xiàn)重點樞紐工程及隱蔽工程的準(zhǔn)確方位及構(gòu)造等情況。上述聲像檔案資料十分寶貴且獨一無二，其作用體現(xiàn)在既可達到紀(jì)實報道的特定要求，又能作為工程完工驗收必備的記錄材料，還會成為將來工程運行中維護與管理等事項中能夠獲取的關(guān)鍵資料。

三、結(jié)論

完善的檔案資料對水利工程的開展有重大的參考價值。水利檔案管理信息化建設(shè)屬于時間長、內(nèi)容廣、跨度大的系統(tǒng)工程。水利局及各水利工程領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)提高對該項工作的重視程度，且要重視對相關(guān)人才的培養(yǎng)，促進水利工程檔案形式由紙質(zhì)向電子化、聲像資料等形式轉(zhuǎn)變。把信息技術(shù)融入檔案管理的每個環(huán)節(jié)當(dāng)中，增加業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門之間的聯(lián)系，以保障檔案資料整合歸檔之時的完整性。

【參考文獻】

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