基于財務共享的高校管理會計信息化研究

◎陳莉

基于財務共享的高校管理會計信息化研究

◎陳莉

高校作為事業性單位，不以盈利為主要目的，這使得高校經濟運作中缺乏相應的激勵機制，高校管理會計的發展也因此處于比較滯后的狀態。而信息化技術在會計領域的滲透和發展，為高校管理會計發展提供了前所未有的機遇，如何利用信息技術加強高校財務數據的共享程度，提高高校管理會計工作水平，成為擺在高校面前的重要課題。基于此，本文分析了財務共享對管理會計信息化的重要性，探討了財務共享服務系統在高校管理會計信息化中的應用，并提出了高校管理會計信息化的保障措施，以期為高校管理會計工作提供有益借鑒和參考。

隨著《財政部關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》的發布和實施，高校逐漸提高了對管理會計發展的重視程度，通過信息化建設為管理會計發展提供保障成為各大高校的一種共識，不同高校的管理會計信息化平臺也都在穩步建設之中，有力推動了高校管理會計的發展。本文主要從財務共享的角度出發，對高校管理會計信息化問題展開論述和研究。

財務共享對管理會計信息化的重要性

促進管理會計發展。通過實施財務共享服務，有利于推動高校財務制度的統一化、規范化。在實現財務共享的過程中，需要集合多方面的人力物力，將大量財務會計人員從算賬、記賬等繁瑣事務中解脫出來，把精力集中到學校戰略決策、經營管理、績效評價中，從而推動會計職能的轉變，尤其是向管理方向的轉變。從社會上的大型企業來看，很多大型企業已經取消了內部單位的財務部門，轉而建立功能齊全的財務共享服務中心，并制定健全的財務管理流程、實現了會計人員的集中化，逐漸引導財務人員深入基層單位，提供內部控制、管理咨詢服務，效果良好。而高校管理雖然與企業有一定差別，但實際上也存在很多共通之處，因此，高校借鑒企業的做法實施財務共享，必然也會促進自身管理會計的規范化發展。

推動會計信息化建設。會計信息化是會計發展的必然趨勢，也是管理會計發展的大勢所趨。高校財務共享中心的建設，需要服務端、客戶端的分離，這就必須依靠網絡通信技術、計算機技術的支持，且無論是高校的財務管理，還是管理決策，還是核算業務，都要借助信息系統來完成，這就給會計信息化建設提供了發展的契機。目前，常用的信息化工具有會計基礎核算系統、財務輔助系統等，可以從各個方面、各個流程為管理會計的運行提供支撐，不但能提高財務會計的信息化水平，還能有效規避多種風險。

高校管理會計信息化實現的方式——財務共享服務系統

高校財務共享服務系統簡介。財務共享服務系統是高校財務系統的重要組成部分，可用于處理高校教職工的日常借款、報銷等內部往來業務，同時可以對報銷標準、費用預算、借款余額、欠款日期等進行控制和把關。通過使用財務共享服務系統，有助于高校及時處理內部欠款，監督資金使用狀況，實現對各項財務費用的事前計劃與事中控制，同時可以為今后開展分析考核活動提供可靠的數據依據。目前高校使用比較多的財務共享服務系統是ERP-U8財務管理系統，該系統由專業財務軟件公司為學校量身打造，基于微軟Silverlight4.0開發，其最大特點是功能全面、設計周到、使用方便，能夠實現以互聯網為基礎的分布式數據應用，不管用戶身在何處，只要有一個瀏覽器，就能進行遠程登陸和即時操作。該財務共享服務系統的維護成本低廉，無需學校投入較多的建設管理資金，并且非常適合高校“統一領導、分級管理”的運作模式，利用該系統的信息共享、綜合分析及遠程應用功能，能夠很方便地對高校財務進行集中式管理與遠程監控。

財務共享服務系統與財務管理系統的關系。高校財務共享服務系統不但要具有基本的業務處理與數據分析模塊，同時要具備一定的擴展功能，能夠與其他系統進行對接，如與總賬系統、預算系統、網上銀行系統、資金管理系統等其他財務管理系統建立接口，具體如下圖所示：

財務共享服務系統的主要功能。高校財務共享服務系統應具有以下功能：

圖1 財務共享服務系統與其他財務管理系統的關系

一是借款業務處理。如采集、審核借款數據；對借款實施預算控制；提供幾種不同的借款方式，以及借款信用控制等后續處理方式。

二是報銷業務處理。系統應支持多種報銷業務的處理，包括收入、支出報銷單；單張報銷單（或借款單）對應多張借款單（或報銷單）；報銷單沖抵借款；轉賬與現金支出；根據預算控制報銷標準進行報銷控制等。

三是控制借款信用。系統可以根據不同部門及人員的職位級別，分別為其設定不同的信用等級，對其借款金額、筆數、日期等進行有效控制，同時，系統可以自動統計得出借款報銷一覽表，并通過多種方式查詢借款或支出狀況。

四是在線填單、審批及劃撥款項。在互聯網的支持下，財務共享服務系統不但要滿足本地使用需求，也要支持各種在線活動，如在網上進行遠程填單，并由相關人員在線進行審批，從而滿足報賬業務的實時處理需求。同時，也可以將財務共享服務系統與網上銀行相對接，直接通過網絡進行款項劃撥，這樣一來就無需占用大量的日常備用金，有效提升高校資金的使用效率。

五是開展費用控制活動。通過財務共享服務系統對借款費用進行預算控制，在借款發生之前就提前做好費用控制的準備，從而實現費用的事前控制效果。同時，應對報銷費用進行事中管理控制，在報銷時嚴格依據不同費用的報銷標準及相關預算要求開展控制活動，確保費用報銷的科學性、合理性。此外，還應提供各項費用數據的實時查詢功能，如在一開始錄入費用數據時，即可通過查詢獲取“預算控制項目+口徑+指標的預算數、預算執行數、預算剩余數”等相關控費信息，為預算審批提供依據，保證預算管理工作的規范開展。

基于財務共享的高校管理會計信息化的保障措施

提高會計信息安全性。在高校管理會計信息化中引入財務共享模式，一方面為高校管理會計工作帶來了巨大方便，另一方面也不可避免地帶來了一些信息安全隱患，因此，必須重視高校管理會計的信息安全建設，保障信息數據的真實性、完整性。首先，要嚴格控制信息數據的訪問權限，對于部分涉及學院機密的重要數據文件，只允許特定人員在校內進行訪問，不能隨意共享和使用。其次，應組織相關數據使用人員參加信息安全培訓活動，提高其信息風險意識，防止因操作不當或人為故意而引發的信息安全事故。

加強與現有會計信息系統的整合對接。管理會計信息化是一項耗資較大的工程，鑒于國內高校普遍有一定的會計信息化基礎，如很多高校都有自己的ERP管理系統，因此在開展基于財務共享的管理會計信息化建設時，要注意加強與現有會計系統的整合對接，確保與現有系統彼此兼容，這樣就可以利用現有系統進行財務數據采集活動或獲取其他方面的業務支持，有效加快管理會計信息化的建設進程。

注重管理會計信息化人才培養。目前，我國的會計人才隊伍存在明顯的結構失衡問題，傳統核算型人才過多，但高級管理型會計人才缺口較大，這一問題在高校會計隊伍中的表現也很突出。對此，高校應從兩方面著手：在會計人才的引進方面，應注意引進科班畢業的，兼具信息化技術、會計技術的人才，并且完善崗前培訓流程，使其盡快適應、融入高校管理會計崗位，尤其是要掌握財務共享的相關知識，這樣的人才多了，高校的會計隊伍自然就壯大了。另一方面，要加強對現有會計人員的培養，使其從傳統核算型向綜合管理型轉變，逐步適應財務共享模式下的會計工作，運用會計工具為高校發展建言獻策，促進高校的健康發展。

引進先進云計算技術。高校對云計算的應用，一般有以下步驟：一是引入云計算平臺，建立財務共享中心，然后根據自身需求向云計算服務供應商購買服務，由云計算服務供應商負責系統安裝、維護，與傳統的信息化建設相比，這種方式可以極大地降低建設費用；二是高校借助云計算平臺建立財務共享中心后，實現核算共享、戰略決策支持、業務支持等財務管理職能，并且借助云計算的介入功能與高校客戶、銀行相鏈接，實現內部、外部的協同，最終貫通財務會計的各個環節，促進高校財務管理的不斷優化。此外，云計算支持下的財務共享中心，必將進一步提升高校財務會計人員的工作效率，實現對高校各項業務的支持與輔助，促進高校的不斷發展。

隨著會計理論的不斷發展，會計的主要職能逐漸由反映與監督向管理與服務轉變，管理會計在高校會計工作的重要性日益突顯。新形勢下，高校要樹立財務共享理念，積極建設具有財務共享特色的管理會計信息平臺，不斷提高高校管理會計工作水平，為高校領導的決策、管理提供有力支持。

（作者單位：西北工業大學明德學院）