科研院所項目管理信息化需求研究與設(shè)計

丁磊

【摘 要】“本文以項目管理為出發(fā)點，結(jié)合科研院所信息化系統(tǒng)的實際需求進行分析和設(shè)計。符合科研院所的信息化發(fā)展需要，提高了工作和統(tǒng)計的效率，更可以為高層和管理部門的決策提供更充分、準(zhǔn)確、科學(xué)、合理的依據(jù)”。

【關(guān)鍵詞】項目；管理；信息化

0 引言

在競爭日益激烈的市場環(huán)境下，各類項目信息錯綜復(fù)雜，大量數(shù)據(jù)需要動態(tài)的跟蹤與管理，想要提高管理水平和工作效率必須使用先進的方法及工具，必須結(jié)合單位的性質(zhì)和實際需求，建設(shè)與現(xiàn)代化管理要求相適應(yīng)的信息化系統(tǒng)。

提到信息化系統(tǒng)，很多人都會自然而然的想到辦公自動化OA，但是OA并不全面，他僅代表了公文流轉(zhuǎn)、信息交互，而不能體現(xiàn)與管理相關(guān)的人、財、物、科研等方面，不能直觀的進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計和展示，更不能使單位高層和管理部門進行階段總結(jié)，問題梳理和統(tǒng)籌規(guī)劃。

真正符合現(xiàn)代化管理要求的信息化系統(tǒng)，不是單一的科研管理、人員管理、資產(chǎn)管理和財務(wù)管理的其中之一，而是一個高度集成的，可以覆蓋到單位管理各方面的系統(tǒng)，如果說這個系統(tǒng)要以科研院所的核心為導(dǎo)向建立，那么它必然要建立在科研項目管理基礎(chǔ)上，由此一點突破，在不同階段進行科研、人事、財務(wù)、資產(chǎn)的對接，并能查詢和統(tǒng)計出各類相關(guān)數(shù)據(jù)。下面針對科研院所的項目管理模式為基礎(chǔ)，進行了信息化系統(tǒng)的需求研究和分析。

1 系統(tǒng)的建設(shè)原則

（1）實現(xiàn)業(yè)務(wù)的流程化、過程的可視化、提高科研效率，保障科研管控體系，促使知識共享與技術(shù)沉淀。

（2）實現(xiàn)項目信息的動態(tài)采集，保證項目狀態(tài)信息、經(jīng)費執(zhí)行情況等動態(tài)信息的鮮活性。

（3）實現(xiàn)項目信息的規(guī)范管理，建立項目檔案，完善評價體系。

（4）實現(xiàn)項目管理流程的無紙化辦公，進一步提高效率。

2 系統(tǒng)功能設(shè)計

依據(jù)科研院所項目管理流程以及結(jié)合人事、資產(chǎn)、財務(wù)等多方面的業(yè)務(wù)需求，信息化系統(tǒng)的功能應(yīng)該包括以下11個方面。（詳見圖1）

2.1 項目前期管理

此模塊是項目前期最初的數(shù)據(jù)管理，管理部門可以進行指南發(fā)布，研發(fā)部門通過指南、市場調(diào)研、用戶需求或上級指令獲取到的需求信息進行申報后，組織項目立項可行性評審，結(jié)果進行上報、審批、歸檔。通過評審的項目由管理部門進行批復(fù)，之后轉(zhuǎn)入項目實施階段。本模塊的主要由科研管理部門負責(zé)。

2.2 項目實施管理

此模塊包括項目實施的全周期管理和維護過程。包括任務(wù)下達，由前期模塊批復(fù)下達的項目會直接繼承到此模塊，之后編制項目任務(wù)基本信息和實施方案，內(nèi)容應(yīng)該涵蓋項目名稱、類別、負責(zé)人、承擔(dān)部門、任務(wù)來源、技術(shù)性能指標(biāo)、功能性要求、適用的法律法規(guī)要求、項目周期、經(jīng)費投入、技術(shù)路線、人員及資產(chǎn)設(shè)備投入等信息，應(yīng)盡量詳細并與項目合同或任務(wù)書內(nèi)容相符；季度報告和中期檢查，這是對項目在一段周期內(nèi)可交付的成果、進度和效果進行收集、審查或檢查，系統(tǒng)中應(yīng)可設(shè)置提醒點，到了相應(yīng)時間點，應(yīng)能提醒項目負責(zé)人進行季度報告和檢查報告的填報，提醒科研管理部門開展審查和檢查工作；項目變更管理，在項目實施階段中，存在著各種不確定的客觀因素導(dǎo)致項目的信息需要修改，如：設(shè)計方案、技術(shù)參數(shù)、項目主要成員的變化、經(jīng)費或進度調(diào)整等，此時需要對整個項目進行調(diào)度，因此要對變更的內(nèi)容進行評審或者審批；項目驗收管理，可分為驗收申請和驗收評審兩部分，驗收申請由項目負責(zé)人向科研管理部門提出，同時提交編制的項目結(jié)題報告，科研管理部門審核后組織專家組對項目完成情況進行驗收評審，評審匯總出具專家意見，通過審批后確定該項目結(jié)題；結(jié)題歸檔管理，項目在通過驗收之后，項目負責(zé)人應(yīng)將項目全部的過程文檔進行歸檔，如各類合同、檢測報告、研究報告、評審意見、會議記錄等；結(jié)題后的項目將轉(zhuǎn)入成果管理模塊。此外本模塊中還應(yīng)該包括進度管理、階段評審、中止管理、項目設(shè)備信息和項目組成員信息等內(nèi)容。這些是對項目在整個實施過程的管理。本模塊的主要由科研管理部門負責(zé)。

2.3 合同管理

合同可分為項目合同、外協(xié)合同和其他合同。項目實施進度基本上是以項目合同簽訂的實施進度節(jié)點來對應(yīng)，所以項目執(zhí)行與合同關(guān)聯(lián)是必要的。合同管理的目的是通過計算機輔助手段將合同信息結(jié)構(gòu)化、電子化，使得合同信息管理更加及時有效，統(tǒng)計分析更加方面靈活。最終使之成為考核和安排項目進度的依據(jù)，促進整個項目過程的信息化管理。功能應(yīng)包括合同的申請、審批、變更及合同的臺賬管理，并能夠查詢合同與項目之間的關(guān)聯(lián)性。本模塊的主要由科研管理部門負責(zé)。

2.4 經(jīng)費管理

經(jīng)費管理是針對項目過程中產(chǎn)生的經(jīng)費信息進行管理，經(jīng)費管理依托于項目，包括全周期預(yù)算管理，是項目負責(zé)人對項目經(jīng)費進行分類預(yù)算，形成的全周期預(yù)算計劃表；經(jīng)費收入管理，是對項目相關(guān)收入情況的管理，對每一筆收入的款項進行記錄；經(jīng)費支出管理，主要針對項目過程中款項的支出進行顯示，包括支出內(nèi)容、明細、支出時間等；經(jīng)費使用管理，對項目經(jīng)費使用的總體情況進行記錄，與預(yù)算和計劃進行對比，保證領(lǐng)導(dǎo)可以隨時查看經(jīng)費的使用情況，方便管理部門對項目經(jīng)費成本的統(tǒng)計和了解。本模塊的主要由財務(wù)、科研管理部門負責(zé)。

2.5 成果管理

成果管理模塊是對項目中產(chǎn)生的如樣機、軟件、專利、論文論著、軟件著作權(quán)、標(biāo)準(zhǔn)，包括獲獎情況以及應(yīng)用于推廣情況等進行管理，這些是科研項目執(zhí)行過程中的必然產(chǎn)物。應(yīng)實現(xiàn)成果鑒定的功能，由項目負責(zé)人根據(jù)項目成果的實際情況，將成果上報給科研管理部門申請成果鑒定，后者對于上報的內(nèi)容進行審查，必要時進行評審，鑒定完成后進入成果臺賬，可對通過鑒定的成果進行匯總。本模塊的主要由科研管理部門負責(zé)。

2.6 查詢統(tǒng)計

查詢統(tǒng)計模塊主要實現(xiàn)輔助高層領(lǐng)導(dǎo)和管理部門進行項目、經(jīng)費、資產(chǎn)、人事等綜合統(tǒng)計分析以及生成不定式報表時使用，即輔助參考數(shù)據(jù)信息，以便進行決策分析。項目統(tǒng)計可通過自定義的時間區(qū)間、經(jīng)費區(qū)間以及級別、類型等信息進行查詢統(tǒng)計和分析，還可提供計劃與實際達成情況的分析表，并提示項目可控狀態(tài)；經(jīng)費統(tǒng)計是按不同范圍分析經(jīng)費的使用情況，通過預(yù)算和實際支出情況對比得出實際經(jīng)費執(zhí)行率或以往的執(zhí)行情況；資產(chǎn)統(tǒng)計可分析每一類設(shè)備的使用率等信息；人事統(tǒng)計可分析每位研發(fā)人員周期內(nèi)承擔(dān)項目等信息；以上功能須能以柱形圖、曲線圖、分布圖等圖表的形式直觀展現(xiàn)。但在實際使用過程中，存在更多的可能性，因此系統(tǒng)需要進行更靈活的設(shè)計以滿足不同的查詢統(tǒng)計需要。不定式報表是在系統(tǒng)實際使用過程中，操作者依據(jù)當(dāng)時的需求，將項目計劃、實施、驗收、成果管理等過程中的不同字段和不同需求進行表單提取。本模塊的主要由科研、經(jīng)費、資產(chǎn)、人事等管理部門負責(zé)。endprint

2.7 資產(chǎn)管理

資產(chǎn)包括檢驗檢測設(shè)備、辦公設(shè)備等，依托于項目中可管理和查看正在用于項目中的資產(chǎn)明錄，以及目前閑置的資產(chǎn)設(shè)備等，本模塊輔助項目研發(fā)環(huán)節(jié)的統(tǒng)籌規(guī)劃和調(diào)度，并且由項目經(jīng)費購置的設(shè)備儀器需要由此進行固定資產(chǎn)的審批和入庫工作。本模塊的主要由資產(chǎn)管理部門負責(zé)。

2.8 評審管理

網(wǎng)絡(luò)評審管理模塊實現(xiàn)項目評審和人事評審的網(wǎng)絡(luò)化和智能化。并完成科研院所內(nèi)、外專家信息的統(tǒng)一管理，可按專家的職稱和專業(yè)領(lǐng)域等進行劃分，并可對專家的每一次評審效果進行評分標(biāo)注，從而對專家的能力進行等級劃分。管理部門可在此進行評審信息的發(fā)布、評審形式的編制、專家的選取、評審標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定。針對每一次評審，都會將所有的專家意見進行匯總歸納，每位專家的意見會逐一列出，系統(tǒng)還會根據(jù)專家打分和設(shè)定的核算公式將評分進行統(tǒng)計和判斷此項評審是否通過。以此完成項目立項、檢查、合同、變更、結(jié)項、人事等方面的評審活動。本模塊的主要由科研、經(jīng)費、人事等管理部門負責(zé)。

2.9 人員管理

人員管理包括人才資源的基本信息，對科研人員進行分類，如所學(xué)專業(yè)、現(xiàn)從事專業(yè)等，姓名、所屬部門、基本介紹、職務(wù)職稱、主持和參與項目情況、獎懲情況等等。本模塊的主要由人事管理部門負責(zé)。

2.10 綜合管理平臺

此模塊是對日常和綜合性事物進行管理的模塊，處理上級部門和領(lǐng)導(dǎo)下達的階段性、系統(tǒng)性和臨時性日常任務(wù)和安排，系統(tǒng)對這些信息進行記錄和管理，系統(tǒng)通過任務(wù)分配、回復(fù)任務(wù)完成情況等方式實現(xiàn)，必要時可進行匯總，可成為工作量核算的重要因素，就廣義上來講這個模塊更像是傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)。其功能還應(yīng)包括政策法規(guī)和辦法標(biāo)準(zhǔn)的管理、學(xué)術(shù)活動的管理、通知和消息平臺，個人工作平臺、備忘錄、共享下載中心等。本模塊適用于所有系統(tǒng)用戶。

2.11 審批流程

嵌入于項目前期管理、項目實施管理、合同管理、經(jīng)費管理、成果管理等模塊，對于申報立項、任務(wù)下達、變更、驗收、各類評審、結(jié)項、歸檔等里程碑環(huán)節(jié)和重要節(jié)點進行網(wǎng)上審批的流程。審批流程應(yīng)依照項目負責(zé)人-研發(fā)部門負責(zé)人-相關(guān)管理部門-高層領(lǐng)導(dǎo)的順序進行。

3 系統(tǒng)的用戶部署設(shè)計

系統(tǒng)的使用者應(yīng)為多級用戶，不同的用戶擁有不同的權(quán)限，可以在系統(tǒng)中對項目進行不同類型的信息查詢、統(tǒng)計和管理，應(yīng)按照以下權(quán)限進行劃分。

（1）高層領(lǐng)導(dǎo)：所有信息的查詢和統(tǒng)計；

（2）管理部門：對涉及到的科研、財務(wù)、人事、資產(chǎn)信息進行管理；

（3）研發(fā)部門領(lǐng)導(dǎo)：對本部門的各項信息全面管理；

（4）項目負責(zé)人：對自己負責(zé)的項目進行全面管理；

（5）一般研發(fā)人員：查看自己參與的項目情況。

4 結(jié)語

通過以上需求研究和分析，此信息化系統(tǒng)可實現(xiàn)項目前期階段、實施階段、驗收結(jié)題階段、成果轉(zhuǎn)化階段的全過程信息化管理，可全面掌握項目的各類信息，如項目概況、計劃進展、費用執(zhí)行、成果統(tǒng)計、設(shè)備資產(chǎn)和人員投入等信息。是結(jié)合科研院所信息化管理的實際需求，利用現(xiàn)代信息科技手段設(shè)計的技術(shù)先進、功能完善的管理系統(tǒng)。通過網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的數(shù)據(jù)采集提高了審核工作的全面性、及時性和準(zhǔn)確性。最終實現(xiàn)工作管理的現(xiàn)代化、程序的規(guī)范化和信息采集的動態(tài)化，為科研院所高層和管理部門的決策提供更加充分、準(zhǔn)確、科學(xué)及合理的依據(jù)。

【參考文獻】

[1]戚安邦.《項目管理學(xué)》第二版，科學(xué)出版社，2012.12.01.

[2]白思俊.《項目管理案例教程》第2版，機械工業(yè)出版社，2009.02.01.endprint