基于EХCELVBA的差旅報銷軟件實現

杜運夯

（云南能源職業技術學院，云南 曲靖 655001）

基于EХCELVBA的差旅報銷軟件實現

杜運夯

（云南能源職業技術學院，云南 曲靖 655001）

在實際工作中，要想簡化差旅報銷填報流程，提高財務審核效率，就要充分利用EХCELVBA，電子填報單位差旅報銷明細，精準計算，從而提高工作效率，在現有工作模式和流程中銳意進取、開拓創新，利用可靠的方法系統化、科學化、規范化地完成各類工作。

EХCEL VBA；差旅報銷軟件；財務審核；報銷單據

1 單位差旅報銷概況

1.1 學院出差人員結構復雜，標準不一

云南能源職業技術學院現有教職工350余人，學生9 000余人。學院出差分為編外人員出差、在職在編出差、學生實習出差、各類比賽出差等，存在人員按類型、職稱、級別報銷標準不統一，出差類型報銷不統一的問題。

1.2 出差情況異常偶有出現

在報銷時，經常會發生車船票遺失、往返程路線不一致、住宿超標、交通工具使用費用超標等情況，這導致差旅報銷填報標準不一，扣減出差各類補貼計算復雜，按照標準出差人員反復填報單據等情況出現。

1.3 財務審核難度大

差旅費制度與干部待遇政策掛鉤，而且還會上升到黨風廉政建設的高度。財務人員要對差旅費報銷審核把關，但是，差旅費審核項目內容繁多，審核壓力大，填報單據內容、報銷項目、各類異常情況都需進行人工分析，人工核對報銷金額，以確保財務報銷合規合法。

2 報銷軟件設計與實現

2.1 差旅報銷軟件界面設計實現

按照《云南能源職業技術學院差旅報銷標準》《學生實習管理辦法》《教學類比賽管理辦法》內規定的各類人員、各種出差情況歸類劃分，將差旅報銷軟件劃分為“教職工正常差旅”“教職工異常差旅”“學生正常差旅”“學生異常差旅”4種類型，同時，對于過度復雜的差旅情況，還需手工填報。在差旅報銷軟件界面，通過添加“控件”，設置單元格格式等手段呈現相關按鈕。在Workbook中設置3個sheets，分別為“主界面”“錄入界面”“報銷單據界面”，并設置“錄入界面”“報銷單據界面”，Visible屬性為False與True之間的切換。主界面、錄入界面、報銷單據界面如圖1、如2、圖3所示。

圖1 主界面

圖2 錄入界面

圖3 單據呈現界面

2.2 利用EXCEL函數實現核心計算

出差天數實現＝IF(E7=quot;quot;,quot;quot;,E7-D7+1)

個人差旅費用計算＝IF(R7=AB7,IF(R7=quot;quot;,quot;quot;,IF(AND(T7=quot;否quot;,R7lt;gt;quot;quot;),S7*80+AC7,IF(AND(T7=quot;是quot;,R7lt;gt;quot;quot;),S7*65+AC7,IF(AND(T7=quot;單程quot;,R7lt;gt;quot;quot;),S7*80-15+AC7,quot;quot;)))),IF(R7=quot;quot;,quot;quot;,IF(AND(T7=quot;否quot;,R7lt;gt;quot;quot;),S7*80,IF(AND(T7=quot;是quot;,R7lt;gt;quot;quot;),S7*65,IF(AND(T7=quot;單程quot;,R7lt;gt;quot;quot;),S7*80-15,quot;quot;)))))

報銷金額總計實現＝IF(SUM(H8:R8)lt;=0,quot;quot;,SUM(H8:R8))

在此需要注意，這個步驟是按照《云南能源職業技術學院差旅報銷標準》錄入公式的。

2.3 報銷單據生成與核心計算實現

新建sheet，設置Visible屬性為False，連接呈現。報銷單據分為“預算單”“審批單”“報銷單”，采用各類數據在填報表中提取。

核心大寫人民幣實現＝IF(U46=0,quot;quot;,SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(IF(U46lt;0,quot;負 quot;,quot;quot;)amp;TEХT(TRUNC(ABS(ROUND(U46,2))),quot;[DBNum2]quot;)amp;quot;元quot;amp;IF(ISERR(FIND(quot;.quot;,ROUND(U46,2))),quot;quot;,TEХT(RIGHT(TRUNC(ROUND(U46,2)*10)),quot;[DBNum2]quot;))amp;IF(ISERR(FIND(quot;.0quot;,TEХT(U4 6,quot;0.00quot;))),quot;角quot;,quot;quot;)amp;IF(LEFT(RIGHT(ROUND(U46,2),3))=quot;.quot;,TEХT (RIGHT(ROUND(U46,2)),quot;[DBNum2]quot;)amp;quot;分quot;,IF(ROUND(U46,2)=0,quot;quot;,quot;整quot;)),quot;零元零quot;,quot;quot;),quot;零元quot;,quot;quot;))

公雜費金額實現＝IF(費用明細y!D7=quot;quot;,0,IF(費用明細y!T7=quot;是quot;,COUNTA(費用明細y!H7:R7)*15*T40,COUNTA(費用明細 y!H7:R7)*30*T40-費用明細 y!T19-費用明細y!T22))

2.4 系統打印與保存

系統打印設置時，按照打印范圍、打印分數設置預覽效果，對打印進行調整設置。

保存出差記錄實現：

ThisWorkbook.SaveAsquot;D:差旅報銷我的出差記錄quot;amp;Format(Now,quot;出差報銷quot;amp;quot;YYYYMMDDhhmmssquot;)

Application.Quit

3 應用效果分析

軟件使用了少量的EХCEL函數完成各類計算，比如IF、FIND、RIGHT、ROUND等，同時，還實現了各類數據分類和精準計算。這樣做，減少了報賬人員的計算工作量，避免了計算錯誤，有效解決了計算標準不統一等問題。

多個sheets在不同情況下通過Visible屬性于False、True之間切換，界面簡潔，解決了分類核算的問題。而且，使用這個軟件，在各種情況下均可實現精準計算。

在報銷時，出差人員只需輸入出差實際花銷金額，系統自動扣減超標準金額，并自動呈現核報金額，報銷明細一目了然。使用這個軟件，大大提高了填報與審核效率，實現了無錯誤免重復填報，同時，系統自動保存出差記錄，自動劃分各類費用，還實現了痕跡管理。

4 結束語

以云南能源職業技術學院為例，其差旅報銷軟件開發是基于本單位深化改革的需要，也是在信息化建設時期提高工作效率，減輕工作負擔所采取的必然措施。本文是在對日常工作有所思考的基礎上，利用可靠、便捷的手段對現有工作模式和工作流程進行創新優化。

［1］邵亮.Excel在會計中的應用［M］.北京：教育科學出版社，2013.

［2］杜華英.基于Excel的年度工資生成解決方案［J］.電腦知識與技術，2010，6（3Х）：1998-1999.

［3］謝國波，劉竹松.利用VBA編寫Excel中的工資條與工資查詢窗口［J］.電腦知識與技術，2008（14）.

杜運夯（1979—），男，2000年畢業于中國礦業大學采礦工程專業，高校講師。

〔編輯：白潔〕

TP391.13

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2017.24.110

2095-6835（2017）24-0110-02