高校檔案管理工作的創新與信息化研究

楊海燕

【摘要】隨著信息技術的進步，現代社會已經發展成為信息化時代，電子信息技術等相關的高科技技術給人們的生產和生活帶來了極大的便利，在高校中，檔案管理是教師教學的原始記錄，對學校的發展和教學實踐水平的提高有著重要的意義，然而傳統的檔案管理方式已經難以滿足高校日益增長的需要，高校檔案的管理工作也必然要朝著信息化方向發展，在高校檔案管理的信息化建設中，應不斷創新檔案管理的手段，提升高校的檔案管理水平。

【關鍵詞】高校；檔案管理；信息化；創新

【中圖分類號】G647.24 【文獻標識碼】B 【文章編號】2095-3089（2017）09-0099-02

網絡和信息化技術已經滲透到人們生活的方方面面，高校的檔案信息化管理已經成為發展的必然趨勢，檔案的信息化管理有助于信息資源的整合，提高管理的效率。檔案管理工作的水平是學校整體管理水平的體現，雖然很多高校已經對檔案管理工作進行了一定的改革，但是仍然需要進一步的創新，結合高校的發展規劃，切實提高高校的檔案管理工作水平，使檔案管理工作能夠更好的為學校和學生的發展提供服務。

一、高校檔案管理信息化建設的意義

（一）高校檔案信息化建設是時代發展的必然需求

當今時代信息技術的快速發展和在各行業的廣泛應用，改變了高校的教學和管理模式，傳統的檔案管理工作已經不能沒滿足現代化教育發展的要求，阻礙了學校的現代化發展，所以高校檔案管理的信息化建設是時代發展的必然需求，對高校的檔案管理工作進行創新是推動高校事業持續發展的重要舉措。

（二）高校檔案信息化建設能夠提高檔案管理效率

隨著高校教育的不斷普及，高校的招生人數在不斷增加，再加上教育教學活動的日益豐富，高校檔案管理要對大量的數據進行錄入、存儲、處理、提取，這給傳統的檔案管理造成了很大的壓力，傳統的檔案管理手段顯然難以完成如此高強度的工作，而且管理效率和質量都很低，難以實現對檔案信息的快速獲取和精確的查找，但是信息化的檔案管理手段就能很好的解決這個問題，不但能夠節省大量的人力和時間的投入，提高檔案管理的效率，檔案管理的質量也得到了保證。

（三）高校檔案信息化建設是檔案管理創新的重要手段

在傳統的檔案管理工作中，檔案是保密的，對檔案進行封閉的管理雖然能夠保護檔案信息的安全，但同時也阻礙了對檔案信息的有效利用，難以實現信息共享，但是信息化的檔案管理手段可以按照不同的類型將檔案進行分類存儲，建立專業的信息數據庫，并對數據庫設置訪問權限，對信息有需求的人可以通過網絡進行查找，實現了對信息的快速提取和利用，發揮出了檔案信息的價值[1]。

二、高校檔案信息化發展的障礙

（一）思想觀念落后

現階段，在高校的檔案管理工作中，很多高校管理層沒有給予充分的重視，認為檔案管理只是其他教學管理工作中的一種輔助，沒有認識到檔案管理工作的獨立性。因此，在檔案管理工作上安于現狀，這種落后的思想觀念造成了很多高校的檔案管理工作只是浮于形式，檔案管理信息化建設沒有得到重視，停滯不前。

（二）技術受到限制

網絡技術的發達給信息的安全帶來了一定的威脅，很多高校沒有專業的網絡技術人才，對于信息化的檔案管理來說，安全保護不到位，在加上在計算機使用時有可能出現檔案數據丟失、毀壞的現象，這種技術上的限制也影響了高校檔案管理的信息化建設[2]。

（三）缺少條件支持

對高校的檔案管理工作進行信息化建設，需要很多基礎設施的支持，但是高校在這一部分的資金投入嚴重不足，信息化建設所需要的系統和軟件都得不到升級和優化，除此之外，很多高校的檔案管理人員年齡偏大，對信息化的認識水平不高，不具備檔案信息化建設的理論知識和基本技能，制約了檔案信息化管理的進程。

三、推動高校檔案信息化建設的策略

（一）改變思想觀念

首先要改變高校管理層的思想觀念，認識到檔案管理工作的重要性和檔案管理的價值，提高對檔案管理信息化建設的重視，不能流于形式，要與時俱進的梳理檔案信息化管理的意識，從而適應高校對信息化發展的需求[3]。

（二）加大資金投入

高校還要在檔案管理的信息化建設上加大資金投入，保證有充足的資金進行信息化建設工作，做到專款專用，不斷完善信息化建設的基礎設施，對系統進行及時的更新和升級，引進先進的管理軟件，提高檔案管理信息化建設所需的基礎條件。

（三）提高管理人員素質

在檔案管理信息化建設中，需要高素質的管理人才，因此要注意提高管理人員的素質，引進具備信息化背景的檔案管理人才，并同時對原有的檔案管理人員進行專業的培訓，提高他們的理論知識和基本技能，不斷優化檔案管理人員隊伍，從而適應高校信息化檔案管理工作的需要。

（四）建立健全管理制度

要保證檔案信息化管理的有效性，就要建立健全管理制度，實行檔案管理工作的規范化管理，對檔案的收集、存儲和提取利用都做出明確的工作流程，并在實際應用中不斷的進行完善[4]。除此之外，還要加強監督機制，對檔案管理工作進行全面的監督，避免不規范的操作行為，確保檔案管理工作有效的開展。

（五）實行標準化建設

高校在對檔案進行信息化管理的時候，要按照國家和行業的標準，根據自身的實際情況，制定標準化的制度，并嚴格按照標準化的制度開展檔案管理工作，做到管理有依有據，同時要不斷學習成功的信息化管理經驗，對自身的管理進行不斷的完善和優化。

（六）重視電子檔案安全

在高校信息化檔案管理工作中，要重視電子檔案信息的安全性，對網絡和設備進行定期的檢查和維護，并做好數據的備份工作，以防因為數據破壞和丟失而造成損失，除此之外，檔案管理人員要提高安全管理的意識，同時學習基本的設備維護技能，對設備進行檢查，避免設備受到病毒的攻擊而發生信息泄露。

四、結束語

總而言之，高校的檔案管理工作意義重大，檔案管理的信息化建設也是一項非常重要的任務，需要長期的不懈努力，從每一項工作做起，扎實的走好每一步，在系統的建設、軟件的開發、人才的培養、制度的建立等方面做好準備，高校的檔案信息化管理方式和技術要不斷的進行創新和完善，提升檔案管理工作的水平，從而提升高校的整體管理水平。

參考文獻

[1]蘇和.高校檔案信息化管理工作改革及創新分析[J].科技傳播，2016，8（16）：142-143.

[2]米軍.高校檔案管理工作的創新和信息化[J].中國管理信息化，2015，18（2）：177-178.

[3]賈曉宇.高校檔案管理信息化建設的思考[J].赤峰學院學報（自然科學版），2015，（1）：181-182.

[4]王晴.高校檔案管理的信息化建設與創新[J].產業與科技論壇，2016，15（3）：224-225.