大數據視野下的事業單位檔案信息化建設探究

王樹文

摘 要：隨著信息化技術不斷進步，我國逐漸步入大數據時代，大數據視野下的社會發展形勢發生變化，要求企業向著數字化、信息化方向轉變。為了提高發展能力，適應現代化發展趨勢，我國事業單位同樣需要與大數據接軌。事業單位檔案管理是單位發展軌跡的記錄與總結，對事業單位未來發展有著重要指引作用，對事業單位整體管理水平提升有著較大影響。事業單位檔案信息化有利于促進檔案管理工作效率提高，降低工作成本，促進檔案數據收集整理準確性提升，節省大量人力物力，對檔案效用的充分發揮有著重要作用。本文將對大數據視野下事業單位檔案信息化方式進行探討。

關鍵詞：大數據；事業單位；文書檔案；信息化建設

隨著科學技術不斷發展，信息化技術被廣泛應用于各行各業，促進了社會整體向著信息化、數字化、智能化方向發展。為適應現代化發展趨勢，我國事業單位也開始促進檔案管理工作信息化水平提升，這是事業單位管理工作者具有大數據視野的表現。提高檔案管理信息化水平不僅在檔案數據收集整理中有較好效果，通過網絡平臺應用，能夠促進信息間交流分享，降低時間與空間限制，為檔案事業的發展提供了方便。

1 大數據時代文書檔案信息化管理的意義

檔案作為社會發展的記錄憑證，其記錄必須要求精煉、準確，事業單位作為當前社會的主要組成，其檔案管理工作更是不容忽視。事業單位在長期發展過程中積累了大量資料，對資料進行收集整理，以紙質為載體，存在查找不便、存放困難等問題，人力浪費較大、工作效率并不高。在大數據視野下將信息化管理技術引入事業單位檔案建設中，能夠有效提高工作效率，且操作便捷、信息查找方便，存儲量大、節省空間，信息交流共享使信息傳遞更高效；根據不同需求設計不同搜索引擎，工作人員輸入關鍵字即可調取相關資料，使檔案資料查找靈活簡便，提高檢索準確性。利用網絡，不同事業單位或企業間能夠實現檔案信息共享，跨越空間，有利于加強相互間交流學習。檔案管理人員應用信息化檔案管理系統，大大減少工作量，查詢效率得到提高。在傳統檔案借閱工作中，操作環節較多，且人工管理極易出現失誤，不僅浪費人力物力，降低管理效率，還會給事業單位帶來損失，降低檔案應用能力。通過信息化技術與計算機設備的應用，建立事業單位檔案管理系統，促進了檔案管理一體化，利用計算機借閱者可以迅速查找到所需檔案并進行借閱操作，操作系統自動生成借閱記錄，顯示應還日期，使借閱信息一目了然，便于工作人員管理，給檔案工作管理效率提升提供便利條件。

2 事業文書檔案信息化建設進程中的問題

2.1 檔案信息化的觀念還有待進一步強化

在長期以來的文書檔案管理工作中，人們將其置于邊緣化狀態，視為可有可無的機構或部門，缺乏對文書檔案的重視，更不用說對文書檔案的宣傳和推廣了。事業單位中也存在“重藏輕用”的意識觀念，對于文書檔案的利用價值缺少更為深入的認知，并在信息化席卷而來的時代下，還留存有傳統的檔案管理思想觀念，文書檔案信息化的管理意識還未完全建構和生成，導致事業文書檔案利用率不高。

2.2 文書檔案信息化管理人才較為缺失

在傳統的事業文書檔案管理工作之中，采用“一套卡、一本賬”的管理方式和手段，這種粗放的管理方式顯然已經不能適應現代化的發展要求。隨著信息化網絡的不斷普及和深入，事業文書檔案信息也正在向管用并舉和信息開發利用為主的方向發展。這就對文書檔案信息化管理人員提出了新的要求，需要文書檔案管理人員具有專業的檔案管理知識，還要具備基本的計算機操作知識和技能，要使其知識結構符合文書檔案管理信息化的要求和標準。然而，事實卻是，事業文書檔案管理工作人員的專業素質和信息化素質還有待于進一步提升，他們與信息化時代的要求不相匹配。

3 大數據視野下文書檔案信息化建設與開發的路徑

對于行政便民服務中心的檔案管理工作而言，要堅持統一管理和分級管理模式相結合的原則，各科室檔案管理人員要每季度、每月將本科室需要辦結的檔案或者文件整理歸檔，然后統一送到檔案室進行歸檔。伴隨著信息時代的到來和計算機的普及，檔案歸檔工作日益便捷，但在具體工作中，還需要重視以下幾個方面。

3.1 文書檔案的數字化建設與開發

傳統的紙質檔案資料相當繁瑣，對于檔案管理人員來說，對于檔案的查閱和檢索也是一件極為困難的事情。為了解決這一問題，我們要基于大數據的視野之下，充分運用計算機信息化管理技術和手段，借助于大數據環境，實現對事業文書檔案的數字化處理和加工，使紙質檔案資料轉變為數字化、電子化的存在形態，也即數字化檔案、電子化檔案，從而更好地為其開發和利用服務。

3.2 文書檔案的網絡化建設與開發

在事業文書檔案的信息化建設中，要充分利用網絡，以確保不同區域的文書檔案信息資料的共享，通過網絡的立體化體系建構和完善，加強對文書檔案的信息化管理，可以運用網絡技術對文書檔案加以分類、歸檔、組卷、下載、復制、打印等，更好地實現對文書檔案的開發。

3.3 文書檔案的安全化管理

在大數據視野之下，文書檔案的安全化建設也是迫切而緊要的問題，文書檔案管理人員要在大數據環境中，對自身的文書檔案管理系統加以優化和升級，采用先進的網絡加密技術，實現對文書檔案的安全化管理，這也是事業單位發展的重要前提，是利用文書檔案的安全前提。

3.4 建立社會經濟發展適應的檔案管理機制

堅持“全面設計、逐項推進、分步到位”的前提下，與工商、社區等部門一起，選擇和確定一兩個社區進行行政便民檔案管理服務試點，通過試點，搞出成效，打開局面。建議縣財政在財力可能的情況下，優先撥付行政便民服務中心啟動資金，同時允許便民服務中心按照市場經濟規律，收取進入便民服務中心的私營企業主一定的存檔保管費用，以此作為經費來源的主要途徑，用之于便民服務中心的檔案管理。便民服務中心應公開招聘有一定檔案管理經驗的檔案人員三至四名，充實便民服務中心，走出一條加強檔案服務工作之路。

結束語

在大數據視野下事業單位檔案管理成為發展重點環節，為了促進檔案數據在事業單位發展中效用充分發揮，提高數據利用效率，需要與先進科學技術相結合，促進檔案管理向著信息化方向轉變，連接網絡環境，啟用具有高素質信息技術水平人員，開發適用于檔案管理工作的信息化操作系統，簡化檔案借閱、傳輸環節，促進工作效率提升，為檔案數據在事業單位的應用提供數字化管理體系。

參考文獻

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