電話通知，你能GET到位嗎？

張懿鳴

電話通知是機關(guān)工作中的日常，看似簡單，其中也有很多值得注重的細(xì)節(jié)和關(guān)鍵地方。

細(xì)節(jié)：一字之差闖了禍

本世紀(jì)初，我工作的第一個崗位是在鄉(xiāng)鎮(zhèn)當(dāng)文書。工作交接的時候，前任文書反復(fù)交代一定要注意細(xì)節(jié)，不放過每一個來電和去電。

有一次，晚上11點多上級來了一個緊急通知，要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領(lǐng)導(dǎo)參加緊急會議。忙亂中我四處找筆，好不容易找到筆后只顧記錄通知內(nèi)容，沒有記下對方的聯(lián)系號碼，當(dāng)時的老電話機沒有來電顯示，沒有再次核對信息。

哪知道電話通知里的會議地點“水利賓館會議室”被我記成了“水利局會議室”。結(jié)果參會領(lǐng)導(dǎo)因為遲到受了批評。

事后我真正感受到了前任文書所說的“細(xì)節(jié)決定成敗”的重要性。那以后，在收發(fā)通知的時候我養(yǎng)成了幾個習(xí)慣：一是記錄本與筆隨時放在觸手可及之處；二是無論來電、去電均將接電人姓名均記錄在冊，確保能及時溝通；三是對會議時間、地點等重點要素與通話人進(jìn)行二次復(fù)核，確保無誤。

禮節(jié)：搶先自報家門

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作幾年后，我轉(zhuǎn)到了更高的平臺工作。電話聯(lián)系工作的情況更多更頻繁了。無論是對上還是對下進(jìn)行電話聯(lián)系工作，一定要注重吐字清晰，文明用語。一個聲音清晰、悅耳、吐字清脆的電話溝通，能給對方留下好的印象，對方對通話人所在單位也會有好印象。

這么多年來，我養(yǎng)成的通話習(xí)慣是，無論是接話還是發(fā)話，在稱呼對方后都主動的自報家門，一般都是用單位名稱加上自己的姓名。事實證明，這樣能讓對方第一時間獲得重要的信息。

可以說電話中的溝通更能體現(xiàn)一個人的待人水平，因為無法觀察對方的表情，只能從有限的通話中用較短的時間判斷對方的情況、情緒，通過長期接話、發(fā)話，能提高個人待人接物的水平。

慎思：好記性不如爛筆頭

在十幾年的工作經(jīng)歷中，我有這樣的體會，遇到一些具體問題，當(dāng)時有些感受和體會，過了不久就忘記了。

后來我專門準(zhǔn)備一個筆記本，用來隨時記錄這些感受，時間長了進(jìn)行一下總結(jié)和歸納。這個習(xí)慣幫助我解決了很多難題。

記得有一次我在發(fā)會議通知的時候，對方單位辦公室有一男一女兩名工作人員都姓王，我當(dāng)時記錄的時候只記下了王姓工作人員接收通知。

后來這個單位領(lǐng)導(dǎo)沒來參會，倒查的時候找到兩個王姓工作人員，都表示沒有接到通知。由于當(dāng)時沒有記錄全名和性別，查而無果。從這以后，我收發(fā)電話通知記錄全名和性別。

俗話說：好記性不如爛筆頭。經(jīng)常收發(fā)電話通知，我也在實踐中總結(jié)出一些小經(jīng)驗，例如：通知領(lǐng)導(dǎo)參會時要將相關(guān)的會議情況爛熟于心，做到隨問隨答，盡量將會議材料放在手邊，以防領(lǐng)導(dǎo)詢問有關(guān)情況；通知到下級單位時，盡可能提醒對方提前入場、會議注意事項，是否需要安排食宿；還有電話中核實的一些素材和數(shù)據(jù)，在電話報送的同時，盡量讓對方通過傳真、電子郵件或紙質(zhì)文件的方式報送，以便保存和有據(jù)可查。

這些實踐中遇到的問題就是我們制定工作制度的基礎(chǔ)，只有實踐才能更好地檢驗工作成效。

真誠：幫助對方盡快進(jìn)入角色

我在單位經(jīng)常有值班任務(wù)，經(jīng)常會遇到非工作時間聯(lián)系工作的情況。特別是遇到突發(fā)事、急事，需要立即報告領(lǐng)導(dǎo)、通知部門的情況，處理這類問題對個人工作能力也是一種考驗。

遇到深夜和節(jié)假日聯(lián)系具體工作的時候報告突發(fā)事件，盡管時間緊，但是報告前的準(zhǔn)備工作一定要做充分。特別是事情發(fā)生的具體情況力求準(zhǔn)確、全面、及時。

平時工作中注意收集相關(guān)資料，針對值班中經(jīng)常遇到的有關(guān)情況要按照處置流程總結(jié)自己的處置規(guī)程，這樣才會忙而不亂，忙而不雜。

例如，我在一次通知衛(wèi)生局主要領(lǐng)導(dǎo)處置一個突發(fā)事件的時候，不但詳細(xì)介紹了事情的有關(guān)情況，還把相關(guān)的處置規(guī)定和涉及部門進(jìn)行了梳理提示，為這位領(lǐng)導(dǎo)第一時間決策提供了一些參考，事后這位領(lǐng)導(dǎo)還專門來與我交流、談心。

在與平級部門的工作溝通中，盡量能提供工作事項的原由和事情背景，以便對方能盡快進(jìn)入角色，從而更好地配合工作。

常言道，平凡之處亦可見真章。電話通知，不只是“喂”一聲的事。

（摘自《廉政瞭望》）endprint