信息技術與辦公自動化的融合及發展趨勢

孫傳飛

信息技術

信息技術與辦公自動化的融合及發展趨勢

孫傳飛

信息技術和辦公自動化的發展已經進入了互相促進、互相融合的新階段，并且具有網絡化、智能化等顯著特點。同時隨著智能手機、大數據技術等信息技術新元素的普及和成熟，信息技術和辦公自動化的融合呈現出新的發展趨勢。

信息技術；辦公自動化；融合；發展趨勢

一、辦公自動化概述

辦公自動化是辦公與管理自動化的簡稱。早在 20 世紀 50年代，美國的部分企業開始用機器來處理辦公業務，當時美國人就把這種手段叫做辦公自動化 （即 Office Automation, 縮寫為OA）。其后隨著經濟社會的發展，尤其是 Internet/Intranet等計算機和通訊手段的迅猛發展，辦公自動化的系統化應用和研究也越來越成熟。如今辦公自動化已經成為國際上飛速發展的一門綜合性交叉型學科，它綜合了計算機、電子通信、管理科學、行為科學、系統科學、行政文秘等多種技術手段和學科領域，成為國家和社會信息化程度的重要標志。

技術手段的發展不僅影響著辦公自動化的實現，也使得辦公自動化(OA)技術的內涵及外延也發生了改變。目前國外關于辦公自動化的權威定義是美國麻省理工學院季斯曼教授提出的，他認為辦公自動化就是將計算機技術、通信技術、系統科學與行為科學應用于傳統的數據處理技術難以處理、且量非常大而結構又不明確的那些業務上的一項綜合技術。而我國學術界普遍認為，辦公自動化就是利用先進的科技手段，不斷地使人的一部分辦公業務活動物化于人以外的各種設備中,并由這些設備與辦公人員構成服務于某種目標的人機信息處理系統。

完善的辦公自動化系統是包含人機，硬軟件，加工信息的綜合系統。其中人的要素，即辦公人員；物的要素，即辦公工具和設備，比如紙筆、計算機設備、通訊設備、文件復印設備以及相關計算機軟件等；信息要素，包括對各類信息、情報、數據、指令和知識進行加工處理。

顯然，辦公自動化的目的是盡可能利用各種技術手段、物質資源、硬件和軟件提高辦公業務的工作效率，減輕辦公業務對人力資源的依賴，提高辦公業務的工作質量，為管理和決策提供科學有效的參考。

二、信息技術與辦公自動化的融合

眾所周知，辦公自動化離不開信息技術特別是計算機技術的支撐。而另一方面辦公自動化帶來的實際需求也有針對性的促進了信息技術的市場化發展。并且因此而產生了諸如二合一平板電腦、無線辦公設備、惠普 A3 智能復合機等新型辦公設備。因此可以說信息技術和辦公自動化的發展已經進入了互相促進，互相融合的階段。

傳統意義上，信息技術的和辦公自動化的融合表現在計算機硬件軟件在辦公自動化中的普遍應用。這些應用主要有文本文字處理、統計數據處理、多媒體技術的運用等方面。自動化辦公借助 World、WPS 等辦公工具，提高文本編輯、排版等辦公效率和質量；數據處理技術則利用 Excel、SPSS 等數據處理軟件，進行表格編制、數據采集輸入、數據計算分析和處理，提高處理大規模統計數據的能力；多媒體技術則綜合運用圖像處理系統、多功能工作站、語音傳真等技術使得辦公業務更便捷、更人性化。

目前，信息技術和辦公自動化的融合已經突破了上述傳統范圍，信息技術和辦公自動化融合的內容在廣度和深度上都發生了諸多變化，并且二者融合的網絡化、智能化特點明顯增強。在這些新變化、新融合中，值得關注的動向有以下幾點：

（一）通過構建計算機網絡共享平臺，實現資源共享

得益于計算網絡技術的日益成熟，辦公自動化系統不僅能便捷得實現辦公數據的傳輸和共享，還能有效的共享辦公自動化軟件和硬件設備。我們知道，許多辦公自動化硬件設備，比如激光打印機、繪圖儀，海量數據的存儲設備等價格昂貴，通過計算機網絡實現這些資源的共享能極大地提高辦公效率，顯著降低單位辦公成本。此外，計算機網絡的構建也為辦公信息的發布和共享提供了有效實用的平臺，這甚至引起了傳統辦公業務模式的改變。比如在網絡發達的現代社會，依賴人才市場的傳統招聘模式逐漸淡出視野，取而代之的是逐漸完善的網絡人才招聘模式。功能完備的人才招聘系統涵蓋了招聘信息的發布、應聘人員報名、應聘者遴選與考核（甚至包括面試）直至最后應聘結果公布等各個重要的招聘環節。新的招聘模式既提高了招聘工作的效率，又免去了辦公人員的舟車勞頓，節約了人力資源成本，受到了越來越多的企事業單位認可。

（二）無線網絡的發展優化了辦公環境，豐富了辦公從場所的外延

無線網絡，尤其是近年出現的 WI-FI技術的有效應用一方面將傳統的辦公環境變得更加整潔舒適，另一方面還使得筆記本等移動設備用于辦公更為便捷，從而促成了移動辦公模式的產生和發展。在無線網絡支持下，電子郵件、即時通訊工具、網絡視頻會議軟件等通訊技術擴大了辦公環境的外延，人們可以在休閑場所、家里甚至車上隨時隨地的開啟辦公業務，輕松完成辦公工作。

（三）云計算等新技術促使現代化辦公更加智能化、便捷化

云計算平臺簡單地說就是一種提供服務的平臺，該平臺只要求用戶通過具備計算功能的計算設備和有效的互聯網接入，就能夠及時的獲取云計算提供的各類服務。云計算的最大優勢在于可以將信息全部連接存儲于一個數據云團內，同時各方設備都能夠對其進行及時有效的訪問，從而實現資源共享的目標。我們常用的筆記本電腦，智能手機等接入網絡后都可以享受云端服務，輕松地瀏覽辦公文件文件，參與視頻討論、獲得辦公數據，并進行文件、數據的修改和上傳等。常見的云盤、云同步等功能則為海量辦公數據的存儲、及時更新、保證信息安全等需求提供了巨大的便利。隨著我國云計算技術的迅猛發展，諸如WPS等辦公軟件已謀求與與計算技術的深度融合，同時也有相當多的政府部門、企事業單位采用了基于云計算技術的辦公自動化系統，極大地提升了單位的辦公自動化水平和管理運營能力。

三、信息技術和辦公自動化融合的發展趨勢

最近，智能手機的普及帶來了以微信（公眾號）為代表的自媒體傳播途徑的蓬勃發展、以大數據為代表的計算機數據處理技術引起廣泛關注。這些信息技術的新元素必將進一步賦予辦公自動化更加現代化的新內涵，從中我們也可以看到信息技術和辦公自動化融合發展的新趨勢。

（一）移動辦公理念成為更加普遍的共識和需求

隨著智能手機等移動辦公設備的普及、無線網絡的普遍覆蓋、云存儲的廣泛使用，以移動辦公為核心的新理念在掀起辦公模式的重大革命。UnwiredVenture 首席執行官 PhillipRoss 在一個調查報告中說：“現在，辦公室的使用率通常只有 45%，保留空蕩的辦公桌并不明智”。而相關資料表明，越來越多的人更傾向于選擇3A辦公模式，即在任何時間（Anytime）、任何地點（Anywhere）處理相關辦公業務的任何事情（Anything），這一模式將使得任何覆蓋無線網絡的場所成為真實的辦公場景。這種不受時間、地點限制的移動辦公模式必將受到更多辦公人員，尤其是追求自由輕松的年輕辦公人員的青睞，移動辦公理念也將成為普遍的共識和需求。

（二）自媒體傳播途徑將對辦公自動化產生深遠影響

自媒體（WeMedia）是一個普通市民經過數字科技與全球知識體系相聯，提供并分享他們真實看法、自身新聞的途徑。現代社會的自媒體內容十分豐富，包括博客、微博、貼吧、論壇 /BBS 等網絡社區

以及近年出現的影響最為廣泛的微信。微信和辦公自動化的結

合———微信企業公眾號的橫空出世為辦公自動化提供了一種頗具“創意”的全新辦公途徑和手段。企事業單位通過在公眾號上發布、分享、提醒、修改、管理相關辦公信息，實現便捷，符合大眾行為特點的辦公目的。由于微信已經成為用戶最為活躍的手機應用之一，因此微信企業公眾號辦公手段能十分順利的為大眾接受。使用微信企業公眾號進行辦公具有傳播便捷、管理透明、增值服務多樣等特點，必將成為實現辦公自動化的新途徑，進而對辦公自動化產生深遠影響。

（三）基于計算機的大數據處理技術和辦公自動化的融合走向縱深

一般意義上，大數據是指無法在可容忍的時間內用傳統 IT技術和軟硬件工具對其進行感知、獲取、管理、處理和服務的數據集合。實際上，大數據的計算機數據處理方法早已在辦公中得到了有效應用。眾所周知，沃爾瑪在對消費者購物行為的龐大數據進行計算機分析時，意外得發現男性顧客在購買嬰兒尿布時，常常會順便購買“搭配”幾瓶啤酒。于是沃爾瑪推出了“啤酒 + 尿布”的捆綁銷售手段。這種大數據分析給沃爾瑪帶來了巨大的成功。大數據的處理方法可以實現海量數據的數據分類、數據關聯、數據整合，增加數據的使用效率，實現數據間“1+1＞2”的潛在價值。大數據既能為辦公工作提供便捷準確的多維數據查詢，又可以通過分析數據得到有價值的數據關聯信息，為辦公決策提供科學合理有效的依據。因此，具有海口量數據處理能力的大數據方法必然會和辦公自動化進行更為廣泛深入的融合。

四、結束語

縱觀辦公自動化的發展歷程可以發現，每一次信息技術的升級和變革都對辦公自動化的前進起到了巨大的推動作用。這種推動大到改變辦公自動化的理念、模式和環境，小至提升辦公軟件、硬件等具體業務工具，可謂影響深遠全面。隨著社會的發展，企事業單位對辦公自動化的要求越來越高，信息技術和辦公自動化的聯系只會越來越緊密，越來越深刻。因此辦公人員要主動關注信息技術的發展新動態，學習辦公自動化中的新理念、新模式和新技術，這樣才能提高辦公自動化的質量和效率，為提升我國辦公自動化的發展水平和競爭力奠定基礎。

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孫傳飛，男，江蘇南京人，中共江蘇省委研究室秘書科科長，從事文秘方面的研究與實踐。

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1008-4428（2017）06-134-02