淺談?dòng)?jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化上的應(yīng)用

毛華

淺談?dòng)?jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化上的應(yīng)用

毛華

文章首先分析了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的系統(tǒng)特性，在此基礎(chǔ)上對(duì)其所應(yīng)用的多種信息處理技術(shù)進(jìn)行了分析，最后對(duì)其未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行了討論和預(yù)測(cè)。

辦公自動(dòng)化；信息處理；發(fā)展趨勢(shì)

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展具有巨大的推動(dòng)作用，極大地促進(jìn)了企事業(yè)單位的辦公效率，特別是基于信息處理技術(shù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展與成熟已經(jīng)使其成為現(xiàn)代辦公的主要工具和手段之一。依靠辦公自動(dòng)化相關(guān)技術(shù)可以將信息以數(shù)字的方式進(jìn)行存儲(chǔ)、傳輸以及管理，可以充分利用多種信息資源來(lái)提升員工的工作效率和工作質(zhì)量，可以幫助更好地優(yōu)化現(xiàn)有組織與管理結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公，增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)效益。

一、基于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)特性分析

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)為核心，可以便捷高效的實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人辦公、信息資源等的管理，還可以增強(qiáng)對(duì)共享信息的控制力，提升辦公網(wǎng)絡(luò)的傳輸效率，優(yōu)化工作及其管理流程。

（一）個(gè)人辦公管理

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的個(gè)人辦公管理允許員工利用軟件對(duì)個(gè)人的各項(xiàng)工作進(jìn)行編排與統(tǒng)一管理，還能夠提供提醒、查看等功能。這對(duì)提高員工的工作效率具有非常明顯的推動(dòng)作用。同時(shí)，個(gè)人用戶還可以通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子郵件等功能進(jìn)行資料傳輸、意見交流、問(wèn)題討論等來(lái)簡(jiǎn)化工作流程。

（二）工作文檔管理

企業(yè)事業(yè)單位中文件的收發(fā)與管理是一項(xiàng)重要內(nèi)容。當(dāng)需要生成和提交一份工作文件時(shí)，員工可以利用系統(tǒng)相關(guān)功能起草擬定文件內(nèi)容，并通過(guò)工作網(wǎng)絡(luò)傳遞給特定審批人員，審批后意見還可以及時(shí)返回給員工，便于員工進(jìn)一步修訂或歸檔。這樣就可以非常方便的實(shí)現(xiàn)收發(fā)文件的一站式管理。

（三）資源管理

系統(tǒng)可以對(duì)辦公資源進(jìn)行存儲(chǔ)以及管理，這就降低了傳統(tǒng)的基于人工的管理工作的復(fù)雜度，增強(qiáng)了資源管理的科學(xué)性與調(diào)理性，使得各類信息資源都可以在統(tǒng)一的平臺(tái)下進(jìn)行處理與存儲(chǔ)，這就極大地提升了辦公工作的靈活度與可信度。此外，諸如電子公告、郵件通知等功能還可以方便的將公共信息傳遞到員工手中查閱，這是傳統(tǒng)的辦公管理所無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。

（四）網(wǎng)絡(luò)傳輸及其管理

通過(guò)辦公自動(dòng)化信息傳輸網(wǎng)絡(luò)，各用戶之間可以非常方便的實(shí)現(xiàn)文件的發(fā)送、接收，還可以設(shè)定相關(guān)參數(shù)來(lái)確定信息接收者是否進(jìn)行自動(dòng)回復(fù)等。這種基于網(wǎng)絡(luò)的信息處理方式消除了傳統(tǒng)辦公方式中存在的不確定性，增強(qiáng)了信息傳輸?shù)谋Ｃ苄阅堋?/p>

（五）工作流程管理

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的突出特點(diǎn)之一就是可視化工作界面，通過(guò)該界面用戶可以對(duì)諸如登記、待辦、已辦、辦公文檔狀態(tài)等的流程進(jìn)行管理與監(jiān)控，使得各部門、各員工的協(xié)同辦公成為可能。

（六）系統(tǒng)管理

自動(dòng)化辦公系統(tǒng)還能夠提供功能強(qiáng)大的系統(tǒng)管理功能，便于管理者對(duì)用戶工作狀態(tài)、部門工作效率、用戶權(quán)限、文檔信息等進(jìn)行設(shè)置與管理，最大限度地增強(qiáng)了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的可靠性與安全性。

二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)

（一）文字處理技術(shù)

文字處理技術(shù)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的核心技術(shù)之一。通過(guò)該技術(shù)可以規(guī)范高效的進(jìn)行數(shù)字信息錄入、編輯與輸出，還可以及時(shí)對(duì)所生成的信息進(jìn)行收集和歸檔。該技術(shù)可以有效提升員工的工作效率。

（二）數(shù)據(jù)處理技術(shù)

利用該技術(shù)可以對(duì)辦公或管理過(guò)程中生成的多種原始數(shù)據(jù)進(jìn)行加工、分類、計(jì)算、匯總等，通過(guò)上述操作可以獲得精確的處理結(jié)果，還可以生成更加直觀和明了的統(tǒng)計(jì)圖表等，通過(guò)這種可視化數(shù)據(jù)處理結(jié)果可以更加明確地開展后續(xù)工作或執(zhí)行計(jì)劃制定。

（三）網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)

應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)可以通過(guò)辦公網(wǎng)絡(luò)或?qū)Ｓ脭?shù)據(jù)交換設(shè)備完成相關(guān)信息的傳輸、交換與共享，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)諸如遠(yuǎn)程會(huì)議、信息監(jiān)控、活動(dòng)開展等。

（四）電子郵件技術(shù)

電子郵件技術(shù)是實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公的可靠保證。該技術(shù)不僅具有便捷、高效、經(jīng)濟(jì)等特點(diǎn)，還可以根據(jù)辦公需求將相關(guān)信息傳送給多個(gè)不同類型的人群，使得信息傳輸效率大大提升。此外，電子郵件還支持如聲音、數(shù)據(jù)、圖像、文字等的多媒體信息傳輸，用戶只需要登錄客戶端即可完成信息的收發(fā)與讀取操作，這是傳統(tǒng)的辦公方式所無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。

（五）決策支持技術(shù)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以按照工作需求定期收集與分析相關(guān)工作信息并生成明晰的分析結(jié)果供管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選與信息分析，從中預(yù)測(cè)和尋求最佳的決策方案和制定工作計(jì)劃，使得決策更具目的性和功能性。

三、辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)

就其發(fā)展趨勢(shì)而言，辦公自動(dòng)化更加傾向于向以下三個(gè)方向發(fā)展：

基于 C/S 架構(gòu)的辦公自動(dòng)化，該發(fā)展趨勢(shì)可以支持用戶以更加便捷和高效的方式接入辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行辦公和信息處理。

基于 C/S 和 Web 的辦公自動(dòng)化，Web 網(wǎng)絡(luò)可以為企事業(yè)員工提供更加多樣的網(wǎng)絡(luò)接入方式和信息接收渠道。

B/S 架構(gòu)的辦公自動(dòng)化，該系統(tǒng)可以支持全網(wǎng)絡(luò)辦公和移動(dòng)化辦公，使得辦公靈活性更強(qiáng)。

四、總結(jié)

總之，應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行辦公是現(xiàn)代企事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢(shì)。其不僅可以提供更為靈活和便捷的交流與溝通方式，還可以增強(qiáng)辦公的效率，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理，降低運(yùn)營(yíng)成本，規(guī)范員工工作方式。在可預(yù)測(cè)的未來(lái)，基于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必將得到廣泛而深入的應(yīng)用。

毛華，江蘇省外事辦。

TP317.1

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1008-4428（2017）06-136-02