芻議企業存貨的內部控制

周仕逵

（福州統建拆遷工程處，福州350000）

芻議企業存貨的內部控制

周仕逵

（福州統建拆遷工程處，福州350000）

伴隨著我國企業不斷的發展壯大，建立健全現代企業管理制度已經被眾多的企業經營者所重視。而存貨管理作為現代企業管理制度的重要一環也被高度關注。現闡述了現代企業在存貨管理中面臨的風險問題，并探討了企業存貨的內部控制應采取做好合營企業時的存貨管理；要特別重視資產的盤點工作；相關人員應實行定期或不定期輪換的制度；加強ERP管理系統的執行；推出保證金制度；加強對員工的道德教育等措施。

存貨；內部控制；財務管理

企業的存貨管理是企業資產管理中的重要一環。存貨管理水平也是衡量一家企業財務管理水平的重要標志。落后的存貨管理水平所引發的問題必然影響企業的運營。首先，存貨管理不善造成的丟失毀損將使企業蒙受經濟損失。其次，存貨管理不善導致出現賬實不符將造成企業的財務數據失真，企業經營者將無法獲得本企業實際的經營狀況，其根據不準確的財務數據對企業的運營情況可能做出錯誤的判斷，進一步對企業的未來發展目標進行錯誤的規劃。再次，存貨管理不善造成存貨被不當轉移將損害其他股東的利益。可以說存貨的管理不僅僅只是部分財產損失的問題，更可能是關系到一家公司生存發展和全體股東切身利益的大事，不能不重視。

一、企業存貨面臨的風險問題

眾所周知，物流企業的特質決定了其存貨的收發非常頻繁，時效性很強。實際上很難做到每筆業務都嚴格按照固定的方式逐級呈報。總的說來存貨管理中的風險主要在以下幾個方面。

（一）存貨的體外循環

這種情況在物流企業中普遍存在，造成這種情況發生的原因是多方面的。首先是為了爭取客戶，一般是業務發生的時候已經超過了公司正常辦公時間，而對方公司對此件物資的需求非常急迫，一旦不能立即交貨，這筆買賣就會告吹。在這種情況下為了做成這樁生意，業務員就會以個人名義向公司打借條辦理出庫手續。第二種情況是公司為了方便開展業務，在一定限額內允許業務員不用通過逐層的審批手續，業務員以個人從公司借款的名義打白條將貨物出庫，業務員會將銷售收入轉入個人賬戶。一段時間之后再補齊出庫手續，并將貨款交還公司。但是很多的業務員在收到貨款之后沒能及時返回公司補齊出庫手續，也不及時的將上述款項交還公司，而是直接用于采購新的商品并且自行尋找新的客戶進行銷售。久而久之就造成了這部分的存貨以及由此所形成的銷售價款一直在此業務員手上循環而沒有通過公司的出入庫管理系統。

（二）變相質押

在公司將購貨資金匯給上游廠家或商家之后，業務員遲遲不去辦理交接手續。這時存貨就暫時存放在上游廠商的庫房。而此時業務員個人從上游廠商借入資金，用于其他目的，實際上是將公司購入的存貨當成一種質押物。

（三）存貨擅自出庫

有的企業雖然建立了一整套完善的ERP管理系統，但是在一些企業管理人員的默許下允許例外的情況發生，出庫不通過ERP系統，使得制度規定無法落實，ERP系統沒有發揮出應有的效果形同虛設。

以上幾種情況造成了公司存在賬實不符的問題。反映在資產負債表上就是存貨的虛增或虛減，而在利潤表上因為存貨銷售所形成的利潤也沒能準確的反映出來。就存在多計或少計利潤的情況。總之，企業的報表不能真實的反映企業的經營情況。這種情況若是持續下去必然會影響公司的發展。一是企業的經營者根據不實的財務數據規劃企業未來發展戰略一定是存在偏差的，甚至可能是做出完全錯誤的規劃。比如說某種商品未來的需求是萎縮的，持續經營應該是虧損的，但正是由于利潤表體現的滯后效應使得決策者做出了擴大進貨銷售的決策。二是現在很多的貿易公司為了擴大市場占有率樹立品牌效應多采用掛靠的方式對業務員進行管理。而這些業務員有自己獨自代理的品種，掛靠公司的目的是為了經營的方便，業務員和公司之間只是根據經營利潤進行分成。此時貿易公司作為簽訂合同的經營主體是承擔著許多法律風險的。當公司經營良好的時候大家還可以按照當初達成的合作協議進行運營。但是當公司的經營遇到困難時，這些業務員為了自身利益的考慮就可能不會歸還本屬于公司的財產，而將這些資產優先用于沖抵公司所欠其個人的債務，加劇了公司經營的困難，也給其他的投資人造成經濟利益上的損失。

二、企業存貨內部控制措施

（一）做好合營企業時的存貨管理

在企業的內部控制上財務部更應嚴格執行票貨分離。對于合營企業的各方應分別控制開票和出庫的崗位。盡量避免一方控制商品出庫流程的所有關鍵性崗位，控制所有關鍵性崗位是庫存商品能夠在不受其他方監督的情況下發出商品的關鍵因素。不相容職務分離的謹慎性原則在這里不僅僅是個人，更是合營各方。也即是說合營公司的內部重要崗位需要各合伙人之間進行分配，以避免合營企業的一方完全控制某項業務的全過程。而現在很多合營公司的一方限于人力成本方面的考慮只是向合營企業中派出財務人員，而并沒有向與業務有關的所有部門派出人員進行全流程控制。在現實的操作過程中我們是對業務有關的全流程派出了人員進行管理，不僅只是在事后或者事前進行，必須把控制的行為融入業務辦理的全過程中。

（二）要特別重視資產的盤點工作

在每年一次全面盤點的基礎之上，不定期的針對某些或某類對企業有特別重要意義的資產進行抽查，并對抽查的結果進行統計，根據統計出來的數據確定某些資產占企業全部資產的比例。這里所指的特別重要意義的資產我們選擇了以下幾種，一是對于整個公司的生產經營活動占主導地位的大宗商品或產品，如生產企業的主要原材料。二是單項價值高的庫存商品。在統計幾期的數據之后，我們可以得到這些產品或商品在企業總資產中的平均比例和上下限的范圍，財務部門就可以在日常的經濟活動中根據這些比例對企業的這些資產進行監督和管理，及時的發現異常情況并進行糾正。

（三）相關人員應實行定期或不定期輪換的制度

在我們的工作實踐中即使嚴格的執行了崗位分離的原則仍然會出現某些員工由于一己私利或者消極怠工、玩忽職守沒有履行公司讓其承擔的管理義務，使得資產在其眼皮子底下被轉移，從而給公司造成了損失。

（四）加強ERP管理系統的執行

公司管理層必須重視起來，在公司層面把ERP系統作為管理的基礎，要求出入庫商品都必須經過ERP系統，對于沒有經過系統的業務不予辦理相關手續。對于急需出庫的業務，在經過公司相關環節負責人同意之后，倉庫管理員必須先錄入系統才可辦理出庫手續。在業務發生的第二個工作日及時追蹤其他部門完善手續。

（五）推出保證金制度

為了盡可能減少企業承擔的風險，我們針對性的推出了保證金制度，規定掛靠性質的業務員必須向本企業交納一定金額的保證金，業務員的經營標的限制在保證金倍數的一定范圍之內，一般不超過10倍杠桿。銷售的貨款超過規定的期限仍未回款的加收一定利息，并根據時間長短確定利率水平，回款時間越長利率越高。并對于超過保證金杠桿上限的業務，需要立即口頭通知公司的管理層并經過董事長的親自授權方可出庫，沒有董事長的親自授權任何個人都不能私自辦理出庫。應每季度對業務員的工作完成情況進行考核，能夠及時回籠資金補齊手續的業務員要相應的提高他們的保證金杠桿水平。相反，對于一直拖延辦理手續的業務員也要相應的降低保證金杠桿水平。

（六）加強對員工的道德教育

以上的方法從根本上來說只是用制度去管理人，約束每一個環節員工的行為，并不能從根本上完全消除存貨的經營風險。所以我們在實行以上措施的同時，定期對員工進行職業道德教育，將外單位員工因為玩忽職守造成公司損失以及本人所承擔刑事責任的具體案例請本單位的法律顧問做詳細的講解，使大家明白各自的崗位重要性，以及自身所承擔的責任，建立一種敢于管理、善于管理的氛圍。

三、結語

在落實了以上幾項措施之后，公司成功控制住了存貨長期存在的體外循環的問題，使得銷售回款時間大大壓縮，有效降低了資金成本，提高了資金的使用效率。實行關鍵崗位輪換制度堵住了因為個人的營私舞弊造成的存貨丟失的情況，堵住了許多存貨管理上的漏洞。

[1]張陸燕.企業存貨的內部控制[J].財經問題研究，2016(S1):74-77.

[2]周子清.淺議我國中小企業存貨的內部控制制度[J].中國商貿，2014(6):53-54.

[3]楊娟英.淺談企業存貨的內部控制[J].會計師，2013(15):59-60.

F273.2

A

1005-913X（2017）11-0137-02

2017-10-08

周仕逵(1975-)，男，福州人，會計師，研究方向：企業投融資。

王 鑫］