信息化社會背景下傳統檔案信息服務面臨的挑戰

文/常艷 李梅 羅明秀,湖北省漳河工程管理局樞紐工程管理處

信息化社會背景下傳統檔案信息服務面臨的挑戰

文/常艷 李梅 羅明秀,湖北省漳河工程管理局樞紐工程管理處

在信息化社會中，人們在享受信息技術帶來的便利的同時，效率、便捷、滿意度成為評價信息服務水平的重要指標。面對信息化對檔案信息服務帶來的諸多新的要求，正確認識檔案信息服務的狀態，客觀評價我國檔案信息服務的水平成為的檔案工作的重要內容。檔案信息服務作為一種服務性工作，其服務理念、服務方式正在不斷轉型。本文主要分析信息化對傳統檔案信息服務的沖擊與影響。

檔案信息;服務方式 ;管理模式

現代社會，隨著計算機技術與新媒體的興起，帶來了前所未有的信息化革命，如光盤、磁盤、電子郵件、傳真機、聯機網絡等大大地提高了信息的生產、存貯與傳遞能力，人類社會進入了全面的信息化階段。人們在享受信息科技帶來的便利的同時，效率、便捷、公眾滿意度成為評價信息服務水平的重要指標。 檔案信息服務作為一種專門為公眾保存并提供信息憑證的服務性工作，服務理念、服務方式正在不斷轉型。作為檔案管理工作者，正確認識信息化給檔案信息服務工作帶來的挑戰是檔案信息服務的基礎。

1 信息化社會對檔案信息服務理念的挑戰

檔案工作源于社會實踐，服務于社會需求。傳統的檔案信息服務具有單向性， 即對上的 “資政”作用，這與傳統社會對信息需求的薄弱相適應，服務于傳統社會并實現其應有的價值。現今，社會實踐環境發生了根本性改變，開放、便捷、自由的信息化社會需要開放、便捷的檔案信息服務。

社會發展的多元化、個性化，新的工作領域、工作方式的出現，使檔案信息需求的主體發生了很大變化，除了政府部門、研究機構、教育與科研工作者外，各類經營者、人民大眾也可能踏入檔案館的大門，希望借助一定的現代化設備，如縮微機、計算機網絡等，來獲取更為詳實的第一手資料。源于社會實踐并服務于社會實踐的檔案工作日益成為社會公共服務事業的重要組成部分，并真正向公眾回歸。

2 信息文明對檔案信息服務制度的要求

信息共享與自由傳遞對傳統的檔案信息服務管理制度的挑戰。傳統的檔案信息服務的理念是“資政”，檔案管理工作采用封閉或半封閉的方式，檔案信息服務采用被動服務的方式。檔案信息工作部門不關心具體的利用效果，不存在與外界的聯絡；服務制度不注重利用者的參與，影響了檔案信息服務效果；檔案信息工作部門習慣將借閱等服務活動同編研等活動割裂開，由檔案部門判斷而不是利用者的需求決定編研的具體內容。

檔案利用對象的社會化對檔案信息服務客體的要求。現代社會信息交流日益頻繁，人們對政治信息的了解、知情的要求也更強烈，需求面越來越廣，需求點也越來越多。大多數檔案信息網站充當的不是信息傳播的角色，而是檔案宣傳的角色，社會大眾在網上難以直接檢索到自己所需的檔案信息，所接觸到的一般只是有關檔案工作相關情形的介紹。因此，信息化社會環境下，公眾對利用檔案信息的需要充實檔案信息服務客體內容，改革檔案信息公開的有關制度。

3 高效優質的信息化服務對檔案信息服務方式的挑戰

服務方式的信息化是社會服務信息化的中心內容，在信息技術不發達的時代背景下，檔案部門為社會提供檔案復制品、原件及文獻匯編等實體性檔案信息服務。隨著社會信息技術水平的提高和信息化服務方式的轉變，新技術、新裝備、新材料使檔案信息的存在方式發生巨大改變，傳統的檔案信息服務方式難以適應檔案利用需求。如今，信息化正在成為檔案信息的一種基本的生存方式， 通訊技術的發展為檔案信息服務方式的拓展提供了廣闊空間，傳統的效率低下的服務方式正面臨著被“信息化”的公眾淘汰的挑戰。

4 電子檔案涌現對檔案信息服務的影響

電子檔案信息具有與載體可分離性、可在不同載體之間的轉存性、共享性強、便于計算機加工處理、便于傳遞等特性，利用者可不受時間、地點限制。同時，電子檔案的開放式利用也利于適應檔案利用需求量的不斷擴大。電子檔案的出現促進了檔案信息服務方式的巨大轉變：由限時或定時服務，變為自助服務；由紙質載體服務轉向紙質與電子載體并用服務；從一般服務轉向網絡服務。雖然檔案的利用宗旨沒有變，但利用的形式卻發生了很大變化，具體表現在：

4.1 電子檔案的發展與計算機技術、現代通訊技術、自動控制技術、數據庫技術和多媒體技術的融合為借助電子商務形式開展檔案信息服務提供了可能。

4.2 電子檔案便于人們建立虛擬現實檔案館。虛擬檔案館是通過網絡技術對分布于各地的各種檔案信息進行動態搜尋，在虛擬環境下開發利用檔案信息資源。利用網絡技術，將分布于不同電子檔案館中的電子檔案信息資源，以網絡化方式加以互接，實現檔案信息資源共享，形成一個信息資源共享平臺。

5 管理理念與服務方式轉變對檔案工作機構的挑戰

5.1 管理理念的變化對傳統檔案工作機構的沖擊。近年來，受信息化、全球化的影響，政府逐漸實施“陽光工程”，通過實施以服務為目的，以公民為中心的電子政務，確立了“以民為本”、“社會為本”的理政理念，政府職能由控制型向服務型轉變，政府與公民社會關系的發生了深刻變化。而這種變化勢必將對傳統的封閉的分散的檔案機構運行方式產生重大影響。

5.2 檔案信息服務方式的轉變對檔案服務機構帶來的挑戰。隨著信息化程度的不斷提高，社會對檔案利用的需求也不斷增加。各級檔案館為了自身發展需要，開始面向公眾，“以公眾為中心”的檔案信息資源開發與利用得到重視。各級各類檔案館網站、數字檔案館、虛擬現實檔案館開始建立，傳統的封閉的檔案管理系統發生了根本性轉變，但是在檔案信息開發與利用方面，各級檔案館“各自為政”，檔案信息數據庫規模小、檔案部門投入高，利用效果差，難以達到公眾評議的高滿意度。

6 結論

必須堅持科學發展觀，樹立整體意識，以開方的思路開展檔案建設、管理和服務工作，克服盲目追求軟、硬件建設，積極引導檔案工作機構走出封閉狀態，解決運行機制問題，最終實現檔案信息資源共享。

[1]謝俊貴.我國社會信息化的涵義作用及推進策略[J].情報理論與實踐，2002(4)：244.

[2]胡鴻杰.中國檔案學的理念與模式[M].北京：中國人民大學出版社，2005:43

1.常艷（1975—），女，湖北荊門人。本科，湖北省漳河工程管理局檔案館員，荊楚理工學院，電氣技術；

2.李梅（1969—），女，湖北荊門人。本科，湖北省漳河工程管理局檔案館員，宜昌三峽大學，行政管理；

3.羅明秀（1971—），女，湖北荊州人。本科，湖北省漳河工程管理局高級經濟師，武漢大學，行政管理。