檔案管理的信息化發(fā)展

文/郭棟，商水縣衛(wèi)生和計劃生育委員會

檔案管理的信息化發(fā)展

文/郭棟，商水縣衛(wèi)生和計劃生育委員會

在信息時代下，單位檔案管理也必須要滿足信息化時代發(fā)展需求，實現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展。本文則在關(guān)于檔案管理信息化發(fā)展必要性基礎(chǔ)上，進一步分析單位檔案管理的信息化發(fā)展路徑。

檔案管理；信息化；發(fā)展

單位的檔案管理工作作為單位建設(shè)發(fā)展過程中的重要組成部分，對單位的檔案管理進行信息化發(fā)展主要利用了多媒體技術(shù)、數(shù)字媒體技術(shù)以及計算機終端等現(xiàn)代化的信息技術(shù)組成。通過對單位的檔案管理工作實施信息化管理方法，對檔案管理工作的信息資源實現(xiàn)收集、傳輸、分析處理以及保存的一系列過程，從而完成信息化的檔案管理工作。有效的提升了單位的檔案管理工作效率[1]，實現(xiàn)了資源的整合和高效共享，推進了單位的進一步發(fā)展。那么在當(dāng)前單位的發(fā)展過程中，如何將系統(tǒng)性的檔案管理組合而成一個完整的檔案資料信息庫，正是當(dāng)前各個單位的檔案管理使用信息化方法的工作開展中所面臨的重要問題。

1 單位檔案管理信息化發(fā)展必要性

通過在單位的檔案管理工作開展中使用信息化管理方法，有諸多優(yōu)勢。信息化的檔案管理工作也成為電子檔案，此種檔案包借助計算機終端完成保存的過程中，由于占據(jù)內(nèi)存不大，使用的壽命相對較長，容易復(fù)制使得在進行檔案內(nèi)容傳輸?shù)倪^程中，傳輸速度要優(yōu)先于紙質(zhì)的檔案傳輸，在保存管理方面也要好于紙質(zhì)的檔案管理。當(dāng)前的社會發(fā)展速度意味著電子檔案的適用，相對紙質(zhì)檔案更加的高效實用。單位的檔案管理信息化發(fā)展完成了紙質(zhì)檔案到信息化檔案的跨越，給傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，造成了很大程度的影響[2]。與此同時，信息化檔案管理的發(fā)展也是單位的檔案管理工作隨著社會的發(fā)展必然形成的結(jié)果。單位是人才的培養(yǎng)重要場所，也是傳承中華文明學(xué)習(xí)先進科學(xué)知識的主要機構(gòu)。隨著單位發(fā)展制度的不斷變革，檔案的種類越來越多，信息也更加的復(fù)雜化，自然數(shù)量也隨之增多。單位的檔案管理信息化方法順應(yīng)了單位的教學(xué)理念。除此之外，完成單位的檔案管理信息化方法也是對檔案管理工作人員不斷提升自身綜合素質(zhì)，順應(yīng)時代發(fā)展要求的選擇。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案明顯不能順應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展形勢，因此針對檔案信息不斷更新的當(dāng)前現(xiàn)狀，在單位的檔案管理工作開展中使用信息化管理方法是必然所趨，同時也是信息化環(huán)境下，單位檔案管理信息化發(fā)展非常具有必要性。

2 單位檔案管理工作的信息化發(fā)展略經(jīng)

2.1 實現(xiàn)檔案信息化管理

通過在單位的檔案管理工作中實現(xiàn)信息化的檔案管理，從而對管理工作實現(xiàn)了優(yōu)化。由于檔案信息過于龐大，其中涵蓋了大批量還未處理或者處理未完善的檔案信息，如果一味地使用信息化進行管理，那么就會增加檔案管理工作的難度，還浪費資金與資源。因此通過使用合理化的信息化檔案管理方法，從而優(yōu)化檔案管理的工作。

通過根據(jù)單位的檔案管理情況進行檔案優(yōu)化工作的方案制定[3]，確定信息化檔案管理的利用及實用性，確定檔案管理工作的具體拓展范圍，保證合理的基礎(chǔ)之上，對急需修補的檔案進行信息化管理，確保檔案的合理利用。對于部分不適合信息化管理的檔案內(nèi)容，可以擱置不用，從而在信息化管理技術(shù)創(chuàng)新之后再次使用，完成選擇性的信息化檔案管理。再者就是可以使用信息化管理方法完成多種方式的選擇[4]。比如圖片、編輯等多種方式，根據(jù)檔案的不同類別進行分類，使用信息化管理方法。

2.2 實現(xiàn)電子文件檔案化

在單位的檔案管理中實施信息化管理的另一種重點內(nèi)容就是對文件實行檔案化建設(shè)。對電子文件實施檔案化的第一個要求就是對檔案管理制度的完善，通過把電子文件納入檔案管理中，將檔案管理制度進行完善。對紙質(zhì)的檔案所相應(yīng)的電子文件要及時的進行內(nèi)容核對，以及文件移交情況進行標(biāo)注，從而對文件的收集及移交進行情況表明[5]。對于電子文件的檔案化有統(tǒng)一的要求，按照要求進行檔案保存。除此之外，還要對負(fù)責(zé)單位檔案管理工作過的人員，要根據(jù)不同的工作情況使用不同的方法，提升自身的專業(yè)水平，推進單位檔案管理工作信息化的進一步發(fā)展，順應(yīng)社會的發(fā)展單位的制度改革，同時也能夠進一步促進單位檔案管理發(fā)展，從而進一步提升檔案信息有效利用率。

3 結(jié)語

隨著我國飛速的發(fā)展，信息化技術(shù)的不斷創(chuàng)新研發(fā)，在單位的檔案管理工作開展中使用信息化管理方法已經(jīng)是當(dāng)前各單位的必然所趨。信息化的管理工作推進了檔案管理的工作開展效率，給各單位的檔案管理制度改革提供了新的機遇。將單位的檔案管理工作使用信息化的管理模式，可以給單位的人才儲備以及硬件設(shè)施進行合理利用?？偠灾ㄟ^對單位檔案管理實施信息化的方法，從而將檔案管理工作更加科學(xué)規(guī)范性，完善其工作途徑以及管理方法等內(nèi)容，重視檔案信息化的原則及管理方法。但是對檔案管理實施信息化管理方法，此過程是一個循序漸進的過程，只有對每一個管理環(huán)節(jié)都清楚地認(rèn)識，從而更好的建設(shè)單位的檔案管理信息化建設(shè)，推進單位的檔案管理工作開展。以上本文則在單位檔案管理信息化發(fā)展必要性基礎(chǔ)上，進一步分析了單位檔案管理信息化發(fā)展路徑，以為同行工作者提供相應(yīng)的參考資料。

[1]劉蓓,劉江霞.淺談檔案管理的發(fā)展趨勢——檔案管理的信息化[J].價值工程,2012,31(4):327.

[2]尤麗.淺談新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].山西檔案,2014,(6):63-65.

[3]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化,2013,(16):128-128,129.

[4]劉志國.信息化建設(shè)在人力資源檔案管理中的必要性及保障條件[J].價值工程,2015,(2):150-151.

[5]賀芬.淺談檔案管理的發(fā)展趨勢--檔案管理的信息化[J].中文信息,2016,(3):40-40.