論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施

文/王媛媛 張?jiān)凭?，山東省棗莊市市中區(qū)城市管理局

論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施

文/王媛媛 張?jiān)凭辏綎|省棗莊市市中區(qū)城市管理局

隨著近年來(lái)事業(yè)單位改革的不斷深入，信息化建設(shè)已經(jīng)成為我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的最主要發(fā)展方向，基于此，本文就事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題展開分析，并圍繞做好檔案信息資源的合理開發(fā)、加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用的安全性、針對(duì)性制定規(guī)范制度三方面問題解決措施進(jìn)行了深入論述，希望由此能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理工作的更好開展帶來(lái)一定啟發(fā)。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

前言

檔案管理信息化能夠帶來(lái)查找方便、歸檔方便等多方面積極影響，但在筆者的實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，我國(guó)當(dāng)下很多事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在一定問題，而這些問題則在很大程度上抵消了信息化建設(shè)帶來(lái)的積極影響，為了設(shè)法扭轉(zhuǎn)這一現(xiàn)狀，正是本文就事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施進(jìn)行具體研究的原因所在。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.1 檔案信息資源未能實(shí)現(xiàn)合理開發(fā)

檔案信息資源的利用價(jià)值開發(fā)屬于事業(yè)單位檔案管理的重要工作內(nèi)容，但據(jù)筆者調(diào)查得知，檔案管理信息化資源利用程度較低的問題普遍存在于我國(guó)事業(yè)單位。在實(shí)際走訪調(diào)查中，筆者發(fā)現(xiàn)很多事業(yè)單位檔案管理人員認(rèn)為過(guò)時(shí)的檔案信息不具備利用價(jià)值，這種認(rèn)知下檔案信息資源的有效管理與開發(fā)自然難以實(shí)現(xiàn)。此外，我國(guó)事業(yè)單位檔案信息管理過(guò)于嚴(yán)格與信息資源合理開發(fā)問題也存在著一定聯(lián)系，較少的檔案信息開放量直接阻礙著事業(yè)單位檔案信息開發(fā)與共享[1]。

1.2 檔案信息內(nèi)容安全難以得到保障

檔案庫(kù)房曾長(zhǎng)時(shí)間為事業(yè)單位檔案信息內(nèi)容安全保障提供支持，但隨著檔案管理信息化建設(shè)的開展，檔案信息內(nèi)容安全保障正面臨諸多新的挑戰(zhàn)。保證涉密資料的安全屬于檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，但很多事業(yè)單位往往忽略這一點(diǎn)，這就使得事業(yè)單位信息化建設(shè)后出現(xiàn)的公開信息資料審查程序不嚴(yán)、涉密計(jì)算機(jī)隨意使用等情況，都有可能威脅檔案信息內(nèi)容的安全，一些非法分子很容易憑借竊取的信息達(dá)到不可告人的目的，事業(yè)單位甚至國(guó)家的利益都有可能遭受威脅[2]。

1.3 信息化建設(shè)中的規(guī)范制度缺乏

制度不完善問題曾長(zhǎng)期侵?jǐn)_我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作，而隨著檔案管理信息化建設(shè)的開展，新一輪制度問題在這一工作中不斷涌現(xiàn)。事業(yè)單位的檔案往往會(huì)進(jìn)行絕密、機(jī)密、保密等不同等級(jí)的保密規(guī)格劃分，不同規(guī)格的檔案信息也需要給予不同的關(guān)注，但在筆者的實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)后存在著規(guī)范制度建設(shè)滯后的情況，這就直接導(dǎo)致不同保密規(guī)格的檔案未能在管理中體現(xiàn)出差異，同時(shí)引發(fā)的檔案保密系統(tǒng)混亂便很容易為不法分子提供可趁之機(jī)。此外，管理檔案電腦的不規(guī)范、隨意使用同樣屬于規(guī)劃制度缺乏的具體表現(xiàn)。

2 解決事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題的措施

2.1 做好檔案信息資源的合理開發(fā)

為了解決檔案信息資源未能實(shí)現(xiàn)合理開發(fā)問題，筆者建議事業(yè)單位將云計(jì)算引入檔案管理工作中，這樣檔案信息就能夠在保證安全的前提下實(shí)現(xiàn)共享。作為近年來(lái)熱門的信息技術(shù)，云計(jì)算擁有龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)與較為安全的信息共享模式，而其數(shù)據(jù)庫(kù)的集中存儲(chǔ)也為事業(yè)單位檔案管理人員的分析與管理工作提供了較大便利，云計(jì)算支持下的檔案管理將實(shí)現(xiàn)資源安全性與利用效率的大幅提升。此外，由于云計(jì)算能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理信息化設(shè)備與平臺(tái)限制的跨越，便利性更高的檔案信息資源共享由此就將真正得以實(shí)現(xiàn)。

2.2 加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用的安全性

為了保證事業(yè)單位檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用具備較高安全性，實(shí)現(xiàn)檔案信息內(nèi)容安全難以得到保障問題的根除，事業(yè)單位需要從強(qiáng)化檔案保密意識(shí)、落實(shí)預(yù)警和保護(hù)措施兩方面入手。

檔案管理人員的保密意識(shí)強(qiáng)化可以通過(guò)加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，加快宣傳、加快學(xué)習(xí)、堅(jiān)持預(yù)防等具體措施實(shí)現(xiàn)，其中加強(qiáng)認(rèn)識(shí)指的是檔案管理人員工作責(zé)任感與使命感的加強(qiáng)；加強(qiáng)宣傳則要求事業(yè)單位將檔案信息內(nèi)容安全的重要性傳達(dá)到單位的每一個(gè)角落，整體保密意識(shí)的提升就將為檔案管理工作提供有力支持；加快學(xué)習(xí)要求檔案管理人員做好《檔案法》、《保密法》的學(xué)習(xí)，通過(guò)法律手段提升檔案管理的安全性；堅(jiān)持預(yù)防則要求事業(yè)單位檔案管理人員摒除僥幸心理與麻痹大意思想。

落實(shí)預(yù)警和保護(hù)措施主要是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息內(nèi)容安全問題的防范于未然，筆者建議事業(yè)單位建立完善的檔案安全信息預(yù)警系統(tǒng)，而將這一系統(tǒng)與檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)緊密結(jié)合，該系統(tǒng)就將實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全性與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的深入分析，一切可能威脅檔案信息內(nèi)容安全的隱患也將由此實(shí)現(xiàn)最大化消除。值得注意的是，為了最大化預(yù)警系統(tǒng)效用發(fā)揮，事業(yè)單位檔案管理部門必須保證信息系統(tǒng)組成實(shí)現(xiàn)高效配合。

只有通過(guò)強(qiáng)化檔案保密意識(shí)、落實(shí)預(yù)警和保護(hù)措施，信息技術(shù)才能夠更好為事業(yè)單位檔案管理工作提供服務(wù)。

2.3 針對(duì)性制定規(guī)范制度

上文中提到了規(guī)范制度缺乏帶來(lái)的影響，由此筆者建議事業(yè)單位結(jié)合檔案管理工作實(shí)際針對(duì)性制定規(guī)范制度，這一制度制定可以圍繞完善內(nèi)部管理制度與電子檔案信息原始性保證兩方面展開。

1）完善內(nèi)部管理制度要求事業(yè)單位制定專屬于本單位的檔案管理制度，由此實(shí)現(xiàn)檔案管理的有章可循、有法可依，而結(jié)合不間斷的培訓(xùn)與內(nèi)部約束，就將進(jìn)一步提升制度的有效性。

2）事業(yè)單位檔案管理對(duì)于檔案的真實(shí)性存在較高要求，但受檔案管理信息化建設(shè)的影響，電子檔案原始檔案的“痕跡”往往無(wú)跡可尋，這就使得電子檔案在被人惡意篡改后往往無(wú)從察覺，因此事業(yè)單位檔案管理部門必須針對(duì)性的制定跟蹤記錄規(guī)范制度，這樣電子檔案信息的原始性就能夠得到較好保障。

3 結(jié)論

綜上所述，我國(guó)當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀不容樂觀。而在此基礎(chǔ)上，結(jié)合筆者實(shí)際調(diào)查與分析提出的問題解決對(duì)策則在一定程度上證明了本文研究的實(shí)踐價(jià)值。因此，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，本文研究?jī)?nèi)容便可以作為參考。

[1]張曉偉.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與相關(guān)方法[J].科技傳播,2015,21:142-143.

[2]史向云.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版),2015,05:166-168.