信息網絡環(huán)境下應如何開展檔案管理工作

◎ 石磊

信息網絡環(huán)境下應如何開展檔案管理工作

◎ 石磊

在網絡技術迅猛發(fā)展的形勢下，檔案信息服務內容與方式也隨之發(fā)生了一系列變化。同時，檔案管理形式也出現(xiàn)了本質化的變革。但是我國對當前信息網絡環(huán)境下的檔案管理工作還缺少深入的研究，所以還有很多問題存在。因此，為了信息網絡環(huán)境下檔案管理工作的順利開展，還要采取很多有效解決對策。

信息網絡技術的不斷發(fā)展，促使檔案管理方式也發(fā)生了巨大變革，這不僅僅是指紙質檔案的存檔替換將由信息庫以及信息數(shù)據(jù)來代替，還包括管理對象的多樣化以及逐漸擴大的管理范圍。基于這一情況，要使檔案管理工作在信息網絡環(huán)境下進行，就要同時提高管理形式與管理意識，從而加快對檔案信息資源的利用與開發(fā)，以滿足社會發(fā)展的實際需要。

信息網絡環(huán)境下的檔案管理含義

在信息網絡時期，開展檔案管理工作的并不只是簡單的管理檔案信息，而是要管理好檔案知識。對比傳統(tǒng)的檔案管理來說，它除了將傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式存在的缺陷消除外，還對檔案信息庫、數(shù)據(jù)庫的多樣化提出了新的管理策略。近幾年來，檔案管理的對象在不斷增加，同時也在逐漸擴大檔案管理范圍，人們也開始將信息與知識的有效管理作為所關心的重點問題，讓檔案管理工作能更好地滿足社會發(fā)展需求。

信息網絡環(huán)境下檔案管理工作面臨的問題

檔案網絡管理技術方面存在的問題

第一，信息組織問題。在以往的檔案管理工作中，只有在經過數(shù)字化處理后，才可以在網上傳輸檔案信息。其中表格、文檔、圖像、數(shù)據(jù)庫、圖形等都是檔案文件所涵蓋的，這意味著由實物檔案轉變?yōu)殡娮訖n案。采用此類檔案管理模式，將大量的時間都浪費在檔案格式轉變上，并且還需要大量的人力向計算機中錄入檔案數(shù)據(jù)，為了用戶檢索起來更方便。

第二，信息安全問題。在管理電子檔案方面，必須要經過進口、傳輸和使用三個方面，才能實現(xiàn)檔案信息上網傳輸，同時還要做好這這三個方面的保密措施，以免信息丟失或受到外界的攻擊。

第三，新的檢索工具。當前的檔案管理工作者將研制、開發(fā)一套全新的檢索工具當作是一個重大問題，同時這也是在不斷增多的數(shù)字檔案信息內容情況下而產生的一種新策略。在開展管理工作的過程中，通過在目錄上的超文本鏈接，研究者在網上就可以進行閱覽，用戶則通過標題、日期、主題或其它關鍵詞就可以查找到該著錄?；谶@一問題，要做的工作還有許多。

檔案管理中信息共享觀念還很落后

信息化發(fā)展前，檔案管理的主要方式是紙質檔案管理，保密性較強，但是在信息資源共享上還較為滯后。計算機技術在不斷發(fā)展，但是管理模式和資源共享觀念都沒有與時代的發(fā)展保持同步，思想觀念還很落后，不利于發(fā)展建設檔案信息資源共享體系。因此，社會中優(yōu)化資源配置中檔案管理很難發(fā)揮出作用。

信息化建設規(guī)劃和設計存在滯后現(xiàn)象

在信息環(huán)境下，從檔案管理的發(fā)展形勢看，檔案管理在規(guī)劃和設計方面還有諸多問題存在。第一，檔案信息資源缺乏系統(tǒng)性，尤為明顯的是資源空間割裂現(xiàn)象，特別是受到資金、權限等條件的制約，全國統(tǒng)一執(zhí)行方案就很難制定出來；其次，因信息化的發(fā)展，導致不確定檔案資源電子化管理規(guī)劃，例如電子檔案、數(shù)字歸檔等形式的發(fā)展，從而增加了系統(tǒng)設計中的不確定因素，也影響到信息資源的完整性和客觀性。

信息網絡環(huán)境下檔案管理工作的開展對策

建立數(shù)字檔案

數(shù)字檔案是在信息技術基礎之上建立起來的，利用數(shù)字化手段進行的一種收集、整理信息的方式，也是一種可以進行大規(guī)模資源共享的管理模式。今后的檔案管理工作要加快檔案管理的信息化進程，那么建立數(shù)字檔案就是十分必要的，但是從當前的技術發(fā)展情況來看，這項工作又異常嚴峻。一般可從兩方面著手：一是從局域網內推動管理辦公的自動化建設，重點是電子文檔管理有待于加強，之后再建設檔案目錄信息中心，從根本上推動檔案現(xiàn)代化管理建設；二是在廣域網中，要建立屬于自身的檔案網站，這樣就能加強檔案管理館之間的網絡互聯(lián)，實現(xiàn)資源互享，將檔案管理信息化推向更高的位置，使數(shù)字化檔案建設得以實現(xiàn)，這是新時期開展檔案管理工作的基礎，也使信息網絡環(huán)境中檔案信息管理工作更為融合。

加強網絡環(huán)境下檔案信息資源共享體系的建設

（1）完善檔案管理信息共享的安全性建設。在檔案信息資源共享體系建立時，要注重檔案信息管理的安全問題，嚴格鑒定檔案信息類型，不同檔案類型其開放和保密程度也不同。此外，要嚴格審查檔案信息，并認真管理檔案信息的檢索任務，對檔案的內容做到不同程度的保密。不僅如此，還要增強檔案管理工作人員的安全意識，用現(xiàn)代科學技術防止檔案管理共享信息被病毒或黑客破壞，盡一切所能消除網絡中的安全隱患給檔案信息造成的威脅，確保為用戶提供的檔案管理信息查詢平臺是安全的。

（2）力求抓住檔案信息資源管理體系發(fā)展的重點?；诰W絡環(huán)境背景下，檔案信息資源的整合是一項重大工作，所以要抓住工作的重點，突破難題，才能實現(xiàn)檔案管理體系更好的發(fā)展。一是檔案資源共享系統(tǒng)建設的重點內容是檔案信息，因此，在處理檔案信息方面要特別注意那些易損又重要的檔案資料，建設好數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫；二是要分類管理好檔案，不可盲目錄入而浪費了資源，在管理檔案上要加強分工協(xié)作，整合處理好現(xiàn)有的檔案信息，對其做總體的規(guī)劃，最終實現(xiàn)檔案管理的一體化、數(shù)字化以及網絡化，有序的進行檔案管理共享體系。

完善法規(guī)體系，將信息共享壁壘徹底消除

在網絡信息環(huán)境下，需要依托網絡技術、信息技術等對檔案管理工作的建設標準進行有效強化，使得與國際社會同類管理標準接軌。從常規(guī)檔案管理情況來看，要按照國家統(tǒng)一化信息管理標準來貫徹執(zhí)行。如果是特殊的檔案屬性，需將行業(yè)標準做為參照指標來管理。同時，還要不斷加快建設檔案信息化管理體系，提高其標準化程度。

吉林省洮南市環(huán)境衛(wèi)生管理處）