文書檔案管理中存在的問題與對策之我見

文/盧曉，南寧市體育休閑公園

文書檔案管理中存在的問題與對策之我見

文/盧曉，南寧市體育休閑公園

文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，是檔案存在的基礎(chǔ)與重要的資源發(fā)生地，其管理水平的高低直接關(guān)系和影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性。只有樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供強有力的保證。

1 文書檔案管理的特點

1.1 與文書檔案直接產(chǎn)生聯(lián)系的主要是文書工作

文書工作包括文件的收集、登記、運轉(zhuǎn)、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。文書工作的全過程也是檔案的形成過程。而檔案工作是在文書工作的基礎(chǔ)上對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和提供利用。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎(chǔ);檔案主要來自于文書。文書部門把本單位活動中形成的、具有保存價值的文件材料經(jīng)過整理立卷，定期向檔案部門歸檔。文書檔案的質(zhì)量，如文件的格式、書寫材料的質(zhì)量、能否收集齊全并及時進行歸檔等，對檔案的質(zhì)量和檔案工作都有重大的影響。

1.2 文書檔案內(nèi)容豐富，載體多樣

文書檔案是單位工作各方面的真實記錄和反映，涉及行政管理、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案等方面，形成了檔案內(nèi)容的豐富多彩。由于文書檔案包含有單位及上級部門印發(fā)的各類正式“紅頭文件”，單位簽訂的各種合同、協(xié)議、責(zé)任書、照片、錄音、錄像以及各種電子檔案等等，這就形成了文書檔案載體的多樣性。

2 文書檔案管理中存在的問題

2.1 文書工作與檔案工作銜接方面存在問題

文書工作與檔案工作既有聯(lián)系又有區(qū)別，既有統(tǒng)一又有分工。在現(xiàn)實工作中，文書工作和檔案工作應(yīng)相互配合，形成一個分體式的管理體系。實際工作中，文書和檔案實行的是分塊管理制，這是一種有效的、比較科學(xué)的管理制度。但是，這種體制在某種程度上卻拉大了文書工作和檔案工作的距離。文書人員檔案意識淡薄，檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在銜接過程中出現(xiàn)了許多脫節(jié)之處。

2.2 檔案員的培訓(xùn)工作仍需加強

一些單位的檔案管理者從事檔案管理工作卻沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，對檔案的分類、立卷等一知半解，不得要領(lǐng)，其素質(zhì)與新時期檔案培訓(xùn)工作的要求有一定的差距。一些單位的檔案管理者雖然有上崗證，卻很少參加過有關(guān)檔案培訓(xùn)的繼續(xù)教育，對檔案工作有一定的概念和了解后，又沒能及時更新知識，進一步提高檔案管理水平。檔案員應(yīng)重視和加強知識技能培訓(xùn)工作，使檔案管理工作更規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化。

3 提高文書檔案管理工作水平的對策

領(lǐng)導(dǎo)重視，是做好檔案工作的前提，檔案管理者要積極主動地做好檔案工作的宣傳匯報工作，采取靈活多樣的形式向領(lǐng)導(dǎo)和員工宣傳《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》等檔案法律法規(guī)，不斷提高領(lǐng)導(dǎo)及員工們對檔案工作的認識，努力爭取單位領(lǐng)導(dǎo)和員工對檔案工作的理解、重視、關(guān)心和支持，力爭使檔案工作能夠納入到單位的總體工作規(guī)劃和全年工作重點中去，加大檔案設(shè)施的投入，不斷向規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化方向邁進。在工作中變被動提供有關(guān)檔案工作資料為主動參與領(lǐng)導(dǎo)決策需要，提高檔案服務(wù)的主觀能動性與前瞻性。另外，科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對檔案工作提出了新的更高的要求，檔案管理者要充分發(fā)揮接受新知識、學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)的積極性和主觀能動性，堅持素質(zhì)教育、終生教育的理念，不斷確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求，主動學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識，掌握和提高應(yīng)用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，努力成為管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才，努力為領(lǐng)導(dǎo)和員工提供方便、快捷、高效的服務(wù)。

3.1 搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好壞直接影響檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在文書部門規(guī)范處理文件基礎(chǔ)之上的。文書人員要有較強的檔案意識，做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件材料的質(zhì)量關(guān)。諸如紙張大小、文體、格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門，嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、譽印、批閱文件材料等等。另外，還得要求文件處理要及時、準(zhǔn)確;收發(fā)文件要及時登記，發(fā)現(xiàn)缺少要及時查找。特別是帳外材料，如領(lǐng)導(dǎo)講話、領(lǐng)導(dǎo)外出開會帶回的會議材料等，更應(yīng)注意及時收集，保證文件材料齊全完整。

3.2 加強部門間協(xié)作，做好文書檔案收集工作

文書檔案中的許多利用價值較高的檔案往往來源于檔案的結(jié)構(gòu)與質(zhì)量，是檔案部門的一項重要工作。檔案員必須做到“三勤”(即嘴勤、腳勤、腦勤、嘴勤，即經(jīng)常主動了解業(yè)務(wù)部門又開展了什么新的工作;腳勤，即要經(jīng)常到業(yè)務(wù)部門走動走動，以獲取有關(guān)信息;腦勤，則要常常根據(jù)本單位的工作實際，思考檔案如何圍繞單位的中心工作，如何做好收集利用服務(wù)工作)。加強與各部門的協(xié)調(diào)與溝通，保證檔案收集信息渠道的通暢。要著重收集能夠揭示一個單位的歷史、現(xiàn)狀和未來發(fā)展，為開展實際工作和科學(xué)研究服務(wù)，具有證據(jù)和情報價值的信息資料，切實發(fā)揮檔案部門在雙文明建設(shè)中的參謀依據(jù)作用。

3.3 要建立有效的管制度和工作程序

嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文這些規(guī)定和程序要盡可能細化，簡捷明確，操作性強。要嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴(yán)格審核簽發(fā)制度，禁止濫發(fā)文件和發(fā)無效、無用的文件。不但在公文正式印制前審核簽發(fā)手續(xù)是否完善、附件是否齊全、格式是否規(guī)范進行復(fù)核，印制后發(fā)送前應(yīng)再次進行復(fù)核。若要修改實質(zhì)內(nèi)容，則應(yīng)按程序復(fù)審。在公文用紙紙型、幅面尺寸、字體字號、排布規(guī)則、裝訂要求等技術(shù)指標(biāo)上也要嚴(yán)格按單位公文標(biāo)準(zhǔn)把握。要發(fā)揮隨文卡片的控制作用，對“文件處理單”、“發(fā)文稿紙”等卡片的填寫要簡明扼要，合理確定文件的發(fā)文范圍，在控制文件“件數(shù)”的同時，嚴(yán)格控制文件的“份數(shù)”，禁止濫抄、濫送。

4 結(jié)語

文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，其管理水平的高低直接關(guān)系和影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性。只有從提高單位文書檔案工作的應(yīng)有地位，搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接，加強部門間協(xié)作，做好文書檔案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加強文書檔案管理工作，樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供強有力的保證。

[1]姚小菊.對文書檔案改“卷”為“件”整理歸檔的思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息.2013(01)

[2]聶海榮.辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策研究[J].財經(jīng)界(學(xué)術(shù)版).2014(06)