文書檔案管理中存在的問題與對策之我見

文/盧曉，南寧市體育休閑公園

文書檔案管理中存在的問題與對策之我見

文/盧曉，南寧市體育休閑公園

文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，是檔案存在的基礎與重要的資源發生地，其管理水平的高低直接關系和影響著檔案資料的質量與完整性。只有樹立文書檔案管理工作規范化、標準化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設與發展提供強有力的保證。

1 文書檔案管理的特點

1.1 與文書檔案直接產生聯系的主要是文書工作

文書工作包括文件的收集、登記、運轉、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。文書工作的全過程也是檔案的形成過程。而檔案工作是在文書工作的基礎上對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和提供利用。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎;檔案主要來自于文書。文書部門把本單位活動中形成的、具有保存價值的文件材料經過整理立卷，定期向檔案部門歸檔。文書檔案的質量，如文件的格式、書寫材料的質量、能否收集齊全并及時進行歸檔等，對檔案的質量和檔案工作都有重大的影響。

1.2 文書檔案內容豐富，載體多樣

文書檔案是單位工作各方面的真實記錄和反映，涉及行政管理、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案等方面，形成了檔案內容的豐富多彩。由于文書檔案包含有單位及上級部門印發的各類正式“紅頭文件”，單位簽訂的各種合同、協議、責任書、照片、錄音、錄像以及各種電子檔案等等，這就形成了文書檔案載體的多樣性。

2 文書檔案管理中存在的問題

2.1 文書工作與檔案工作銜接方面存在問題

文書工作與檔案工作既有聯系又有區別，既有統一又有分工。在現實工作中，文書工作和檔案工作應相互配合，形成一個分體式的管理體系。實際工作中，文書和檔案實行的是分塊管理制，這是一種有效的、比較科學的管理制度。但是，這種體制在某種程度上卻拉大了文書工作和檔案工作的距離。文書人員檔案意識淡薄，檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在銜接過程中出現了許多脫節之處。

2.2 檔案員的培訓工作仍需加強

一些單位的檔案管理者從事檔案管理工作卻沒有經過檔案專業培訓，對檔案的分類、立卷等一知半解，不得要領，其素質與新時期檔案培訓工作的要求有一定的差距。一些單位的檔案管理者雖然有上崗證，卻很少參加過有關檔案培訓的繼續教育，對檔案工作有一定的概念和了解后，又沒能及時更新知識，進一步提高檔案管理水平。檔案員應重視和加強知識技能培訓工作，使檔案管理工作更規范化標準化。

3 提高文書檔案管理工作水平的對策

領導重視，是做好檔案工作的前提，檔案管理者要積極主動地做好檔案工作的宣傳匯報工作，采取靈活多樣的形式向領導和員工宣傳《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》等檔案法律法規，不斷提高領導及員工們對檔案工作的認識，努力爭取單位領導和員工對檔案工作的理解、重視、關心和支持，力爭使檔案工作能夠納入到單位的總體工作規劃和全年工作重點中去，加大檔案設施的投入，不斷向規范化、現代化、信息化方向邁進。在工作中變被動提供有關檔案工作資料為主動參與領導決策需要，提高檔案服務的主觀能動性與前瞻性。另外，科學技術特別是信息技術的迅猛發展對檔案工作提出了新的更高的要求，檔案管理者要充分發揮接受新知識、學習新業務的積極性和主觀能動性，堅持素質教育、終生教育的理念，不斷確定新的學習目標、任務和要求，主動學習信息技術、現代管理等相關知識，掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力和水平，努力成為管理型、技術型和復合型人才，努力為領導和員工提供方便、快捷、高效的服務。

3.1 搞好文書工作與檔案工作的規范銜接

文件是檔案的前身，文件質量的好壞直接影響檔案的質量，沒有高質量的文件就沒有高質量的檔案，高水平的檔案管理是建立在文書部門規范處理文件基礎之上的。文書人員要有較強的檔案意識，做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件材料的質量關。諸如紙張大小、文體、格式要做到規范化、標準化，不能五花八門，嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等起草、修改、譽印、批閱文件材料等等。另外，還得要求文件處理要及時、準確;收發文件要及時登記，發現缺少要及時查找。特別是帳外材料，如領導講話、領導外出開會帶回的會議材料等，更應注意及時收集，保證文件材料齊全完整。

3.2 加強部門間協作，做好文書檔案收集工作

文書檔案中的許多利用價值較高的檔案往往來源于檔案的結構與質量，是檔案部門的一項重要工作。檔案員必須做到“三勤”(即嘴勤、腳勤、腦勤、嘴勤，即經常主動了解業務部門又開展了什么新的工作;腳勤，即要經常到業務部門走動走動，以獲取有關信息;腦勤，則要常常根據本單位的工作實際，思考檔案如何圍繞單位的中心工作，如何做好收集利用服務工作)。加強與各部門的協調與溝通，保證檔案收集信息渠道的通暢。要著重收集能夠揭示一個單位的歷史、現狀和未來發展，為開展實際工作和科學研究服務，具有證據和情報價值的信息資料，切實發揮檔案部門在雙文明建設中的參謀依據作用。

3.3 要建立有效的管制度和工作程序

嚴格按照規范程序辦理公文這些規定和程序要盡可能細化，簡捷明確，操作性強。要嚴格執行公文行文規則，嚴格審核簽發制度，禁止濫發文件和發無效、無用的文件。不但在公文正式印制前審核簽發手續是否完善、附件是否齊全、格式是否規范進行復核，印制后發送前應再次進行復核。若要修改實質內容，則應按程序復審。在公文用紙紙型、幅面尺寸、字體字號、排布規則、裝訂要求等技術指標上也要嚴格按單位公文標準把握。要發揮隨文卡片的控制作用，對“文件處理單”、“發文稿紙”等卡片的填寫要簡明扼要，合理確定文件的發文范圍，在控制文件“件數”的同時，嚴格控制文件的“份數”，禁止濫抄、濫送。

4 結語

文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，其管理水平的高低直接關系和影響著檔案資料的質量與完整性。只有從提高單位文書檔案工作的應有地位，搞好文書工作與檔案工作的規范銜接，加強部門間協作，做好文書檔案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加強文書檔案管理工作，樹立文書檔案管理工作規范化、標準化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設與發展提供強有力的保證。

[1]姚小菊.對文書檔案改“卷”為“件”整理歸檔的思考[J].現代經濟信息.2013(01)

[2]聶海榮.辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策研究[J].財經界(學術版).2014(06)