檔案信息化管理的優勢及安全問題

文/竺泳欣，浙江省嘉興市第二醫院

檔案信息化管理的優勢及安全問題

文/竺泳欣，浙江省嘉興市第二醫院

目前，檔案管理安全保密信息化是其主要的發展趨勢，同時也是保障社會文明進步的重要前提。在我國的檔案管理史中，最重要的環節就是檔案管理安全保密工作。所以檔案管理業發展實現可持續的基本保障就是檔案管理安全保密工作，而信息化檔案管理對于其安全保密工作具有十分重要的作用和意義。

檔案；信息化管理；優勢；安全

導言

當前，信息技術在推動社會與經濟高速發展的同時不斷改變著人們的生活，但在工作實踐中難免遭遇一系列安全問題，這就需要檔案工作者不斷學習并學以致用，靈活運用新方法積極應對，有效解決安全方面的棘手問題，努力提高檔案信息化管理水平，確保檔案信息絕對安全。

1 檔案管理信息化的重要意義

檔案之所以稱為檔案，其重要性自然不言而喻。另一方面，由于我國計算機水平的不斷增進和廣泛運用。這不僅能更好的促進我國檔案管理的水平提高，還能擴大檔案的存儲容量，縮小檔案的儲存空間。雖然這看起來微不足道，但是在當今土地越來越緊張的時代里，如果能極大的縮減供不應求的空間量，那么必然會為我們的生存帶來一定的貢獻，此外，這也是當前社會發展所需要的趨勢。因此，它不僅僅是一種呼應，更是一種必然。

2 檔案管理信息化的優勢

2.1 存儲更加便利

在投入使用信息化管理措施之前，我國的檔案資料管理大都是人為的進行分類，整理，而且還需要做好相關記錄和定期進行修改調整。以防在檔案存儲時出現遺漏，錯誤等現象。這樣的方式方法不僅耗費了大量的時間，而且還加重了檔案管理人員的工作量，為他們增添了負擔。值得慶幸的是，隨著信息化在檔案管理這一塊領域的投入使用，檔案的存儲由之前的繁冗復雜已經轉變為簡單快捷了。因為通過電腦的程序算法，只要輕擊鼠標，就能快速的將檔案歸屬到同一類別當中。而且對于檔案資料的查閱，它一樣的方便快捷。因此，相較于以前，它不僅縮短了資料的查找時間，還將資料的可利用性大大的提高。

2.2 查詢更加精準

同一類型的檔案資料對于一個大型企業或者級別較高的政府而言是非常之多的，這就意味著如果企業的決策者或者政府領導人要對相關資料進行查閱，檔案管理人員就必須對大量的相似資料進行篩選。由于這些都是通過人眼來進行辨別，并且任務繁重，所以難免會出現誤差。但是，如果是計算機來處理這一項工作的話，就能避免這些問題的發生。

2.3 信息共享快捷

檔案資料的信息內容雖然不能對外公開，但是在企業內部傳閱還是非常有所必要的。因為它能幫助企業的人員及時的了解企業以前項目的優缺點，從而進行學習和借鑒。但是檔案資料的保存往往只有一份，如果企業需要查閱的人數變多時，就會在工作上造成很多困擾和不便。而信息化管理模式恰好能改變這一不足。它通過互聯網與企業內部形成資源共享，將需要的檔案通過電腦在企業內部傳輸，這樣不但能同時讓多數人共同查閱檔案，還為查閱者提供了充足的時間。進而最大程度上的發揮檔案的作用。

2.4 檔案管理多級化

對于企業內部的一些核心資料，并不是未經允許就能擅自翻看的，它必須要通過企業的最高管理人員，也就是企業的法定代表人批準才有資格，否則就算為信息盜取，是要負相關的法律責任。但是由于檔案管理的所有資料都放在人們看得見摸得著的地方，所以難免會出現泄露的情況。而信息化管理恰好能彌補這一不足，它通過對不同類型的資料進行重要性劃分，然后在劃分的基礎上進行權限設置，這樣的話就將檔案資料進行了分級化處理，不僅能最大程度的降低了檔案被竊取的可能，還使檔案管理的責任進行了重新的劃分?？芍^是一石二鳥，一箭雙雕。

3 信息化檔案管理實現安全防范的相應對策

3.1 健全制度機制

針對企事業單位的信息化檔案管理過程中出現的問題，為了加以解決，務必要實現各個擊破的對策。①在制度創新的方面，要做到針對現有機制的改革。而如欲實現制度創新，關鍵是要解放思想，積極推進理論創新。②檔案信息化的工作流程在單位中要力求初具規模，借助技術手段的培訓，實現工作人員對現代技術的熟稔和駕馭，檔案管理才能得心應手。同時檔案管理工作人員還要養成學習的精神，重溫《會計法》、《檔案法》中的相關規定，領悟其中的法制精神。在各種學習培訓活動展開的基礎上，領導部門也要積極聽取檔案部工作人員的建議，針對制度創新意見加以統籌，全新實行嶄新的檔案管理程序。

3.2 強化責任意識

執行力度的不夠，實質上便是信息化檔案管理方面的不足所導致。所以在具體的管理過程中，加強對工作人員的責任意識的灌輸自然是必不可少的。首先在責任強化的過程中將績效考核納入管理機制的體系之內，企事業單位都需要這樣的一環，其中事業單位中針對醫院、醫保中心以及高職院校等尤其需要如此。對工作人員訴諸必要的獎懲措施，才能在根本上提高管理力度與工作效率。其次，要加強針對信息化檔案管理人員的監督力度，只有在監督機制健全的基礎上，才能保障工作責任的透明化，并促使工作人員養成一種良性競爭的意識。

3.3 規范管理程序

最后在安全風險的抵制和緩解方面，規范管理程序以實現強化保密措施，這樣一來能夠保證財務信息的完整化，二來能夠在經營管理中合理利用信息化檔案，為企事業單位提供最大限度上的便捷服務。管理程序的布置要打破人情的桎梏，實現制度第一的原則，進行對檔案的保密措施，針對泄密的潛在行為也要適度實行“輕其重罪”的理念，對于這種損害單位機密的行為予以嚴懲不貸，才能保障信息化檔案信息管理的效益最大化。

結語

綜上所述，為了有效地增強檔案管理的效率，則需要加快建設信息化檔案管理，同時借助各種有效的措施，對這兩個支點加強研究和鞏固，并結合當前先進的檔案管理模式和管理經驗，不斷豐富管理工作人員的管理經驗和技能，從而確保檔案管理實現良好的信息化。

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