檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題

文/竺泳欣，浙江省嘉興市第二醫(yī)院

檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題

文/竺泳欣，浙江省嘉興市第二醫(yī)院

目前，檔案管理安全保密信息化是其主要的發(fā)展趨勢，同時(shí)也是保障社會(huì)文明進(jìn)步的重要前提。在我國的檔案管理史中，最重要的環(huán)節(jié)就是檔案管理安全保密工作。所以檔案管理業(yè)發(fā)展實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的基本保障就是檔案管理安全保密工作，而信息化檔案管理對于其安全保密工作具有十分重要的作用和意義。

檔案；信息化管理；優(yōu)勢；安全

導(dǎo)言

當(dāng)前，信息技術(shù)在推動(dòng)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的同時(shí)不斷改變著人們的生活，但在工作實(shí)踐中難免遭遇一系列安全問題，這就需要檔案工作者不斷學(xué)習(xí)并學(xué)以致用，靈活運(yùn)用新方法積極應(yīng)對，有效解決安全方面的棘手問題，努力提高檔案信息化管理水平，確保檔案信息絕對安全。

1 檔案管理信息化的重要意義

檔案之所以稱為檔案，其重要性自然不言而喻。另一方面，由于我國計(jì)算機(jī)水平的不斷增進(jìn)和廣泛運(yùn)用。這不僅能更好的促進(jìn)我國檔案管理的水平提高，還能擴(kuò)大檔案的存儲(chǔ)容量，縮小檔案的儲(chǔ)存空間。雖然這看起來微不足道，但是在當(dāng)今土地越來越緊張的時(shí)代里，如果能極大的縮減供不應(yīng)求的空間量，那么必然會(huì)為我們的生存帶來一定的貢獻(xiàn)，此外，這也是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展所需要的趨勢。因此，它不僅僅是一種呼應(yīng)，更是一種必然。

2 檔案管理信息化的優(yōu)勢

2.1 存儲(chǔ)更加便利

在投入使用信息化管理措施之前，我國的檔案資料管理大都是人為的進(jìn)行分類，整理，而且還需要做好相關(guān)記錄和定期進(jìn)行修改調(diào)整。以防在檔案存儲(chǔ)時(shí)出現(xiàn)遺漏，錯(cuò)誤等現(xiàn)象。這樣的方式方法不僅耗費(fèi)了大量的時(shí)間，而且還加重了檔案管理人員的工作量，為他們增添了負(fù)擔(dān)。值得慶幸的是，隨著信息化在檔案管理這一塊領(lǐng)域的投入使用，檔案的存儲(chǔ)由之前的繁冗復(fù)雜已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)楹唵慰旖萘恕Ｒ驗(yàn)橥ㄟ^電腦的程序算法，只要輕擊鼠標(biāo)，就能快速的將檔案歸屬到同一類別當(dāng)中。而且對于檔案資料的查閱，它一樣的方便快捷。因此，相較于以前，它不僅縮短了資料的查找時(shí)間，還將資料的可利用性大大的提高。

2.2 查詢更加精準(zhǔn)

同一類型的檔案資料對于一個(gè)大型企業(yè)或者級別較高的政府而言是非常之多的，這就意味著如果企業(yè)的決策者或者政府領(lǐng)導(dǎo)人要對相關(guān)資料進(jìn)行查閱，檔案管理人員就必須對大量的相似資料進(jìn)行篩選。由于這些都是通過人眼來進(jìn)行辨別，并且任務(wù)繁重，所以難免會(huì)出現(xiàn)誤差。但是，如果是計(jì)算機(jī)來處理這一項(xiàng)工作的話，就能避免這些問題的發(fā)生。

2.3 信息共享快捷

檔案資料的信息內(nèi)容雖然不能對外公開，但是在企業(yè)內(nèi)部傳閱還是非常有所必要的。因?yàn)樗軒椭髽I(yè)的人員及時(shí)的了解企業(yè)以前項(xiàng)目的優(yōu)缺點(diǎn)，從而進(jìn)行學(xué)習(xí)和借鑒。但是檔案資料的保存往往只有一份，如果企業(yè)需要查閱的人數(shù)變多時(shí)，就會(huì)在工作上造成很多困擾和不便。而信息化管理模式恰好能改變這一不足。它通過互聯(lián)網(wǎng)與企業(yè)內(nèi)部形成資源共享，將需要的檔案通過電腦在企業(yè)內(nèi)部傳輸，這樣不但能同時(shí)讓多數(shù)人共同查閱檔案，還為查閱者提供了充足的時(shí)間。進(jìn)而最大程度上的發(fā)揮檔案的作用。

2.4 檔案管理多級化

對于企業(yè)內(nèi)部的一些核心資料，并不是未經(jīng)允許就能擅自翻看的，它必須要通過企業(yè)的最高管理人員，也就是企業(yè)的法定代表人批準(zhǔn)才有資格，否則就算為信息盜取，是要負(fù)相關(guān)的法律責(zé)任。但是由于檔案管理的所有資料都放在人們看得見摸得著的地方，所以難免會(huì)出現(xiàn)泄露的情況。而信息化管理恰好能彌補(bǔ)這一不足，它通過對不同類型的資料進(jìn)行重要性劃分，然后在劃分的基礎(chǔ)上進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，這樣的話就將檔案資料進(jìn)行了分級化處理，不僅能最大程度的降低了檔案被竊取的可能，還使檔案管理的責(zé)任進(jìn)行了重新的劃分。可謂是一石二鳥，一箭雙雕。

3 信息化檔案管理實(shí)現(xiàn)安全防范的相應(yīng)對策

3.1 健全制度機(jī)制

針對企事業(yè)單位的信息化檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，為了加以解決，務(wù)必要實(shí)現(xiàn)各個(gè)擊破的對策。①在制度創(chuàng)新的方面，要做到針對現(xiàn)有機(jī)制的改革。而如欲實(shí)現(xiàn)制度創(chuàng)新，關(guān)鍵是要解放思想，積極推進(jìn)理論創(chuàng)新。②檔案信息化的工作流程在單位中要力求初具規(guī)模，借助技術(shù)手段的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)工作人員對現(xiàn)代技術(shù)的熟稔和駕馭，檔案管理才能得心應(yīng)手。同時(shí)檔案管理工作人員還要養(yǎng)成學(xué)習(xí)的精神，重溫《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，領(lǐng)悟其中的法制精神。在各種學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)展開的基礎(chǔ)上，領(lǐng)導(dǎo)部門也要積極聽取檔案部工作人員的建議，針對制度創(chuàng)新意見加以統(tǒng)籌，全新實(shí)行嶄新的檔案管理程序。

3.2 強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)

執(zhí)行力度的不夠，實(shí)質(zhì)上便是信息化檔案管理方面的不足所導(dǎo)致。所以在具體的管理過程中，加強(qiáng)對工作人員的責(zé)任意識(shí)的灌輸自然是必不可少的。首先在責(zé)任強(qiáng)化的過程中將績效考核納入管理機(jī)制的體系之內(nèi)，企事業(yè)單位都需要這樣的一環(huán)，其中事業(yè)單位中針對醫(yī)院、醫(yī)保中心以及高職院校等尤其需要如此。對工作人員訴諸必要的獎(jiǎng)懲措施，才能在根本上提高管理力度與工作效率。其次，要加強(qiáng)針對信息化檔案管理人員的監(jiān)督力度，只有在監(jiān)督機(jī)制健全的基礎(chǔ)上，才能保障工作責(zé)任的透明化，并促使工作人員養(yǎng)成一種良性競爭的意識(shí)。

3.3 規(guī)范管理程序

最后在安全風(fēng)險(xiǎn)的抵制和緩解方面，規(guī)范管理程序以實(shí)現(xiàn)強(qiáng)化保密措施，這樣一來能夠保證財(cái)務(wù)信息的完整化，二來能夠在經(jīng)營管理中合理利用信息化檔案，為企事業(yè)單位提供最大限度上的便捷服務(wù)。管理程序的布置要打破人情的桎梏，實(shí)現(xiàn)制度第一的原則，進(jìn)行對檔案的保密措施，針對泄密的潛在行為也要適度實(shí)行“輕其重罪”的理念，對于這種損害單位機(jī)密的行為予以嚴(yán)懲不貸，才能保障信息化檔案信息管理的效益最大化。

結(jié)語

綜上所述，為了有效地增強(qiáng)檔案管理的效率，則需要加快建設(shè)信息化檔案管理，同時(shí)借助各種有效的措施，對這兩個(gè)支點(diǎn)加強(qiáng)研究和鞏固，并結(jié)合當(dāng)前先進(jìn)的檔案管理模式和管理經(jīng)驗(yàn)，不斷豐富管理工作人員的管理經(jīng)驗(yàn)和技能，從而確保檔案管理實(shí)現(xiàn)良好的信息化。

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