檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

文/潘磊，內(nèi)蒙古大興安嶺重點(diǎn)國有林管理局圖里河林業(yè)局

檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

文/潘磊，內(nèi)蒙古大興安嶺重點(diǎn)國有林管理局圖里河林業(yè)局

隨著我國國民經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，檔案信息化已經(jīng)成為一種普遍的發(fā)展趨勢，特別是依據(jù)當(dāng)前隨著檔案管理工作的日益完善，使檔案管理工作質(zhì)量也在大幅度提高。這樣就要求相關(guān)部門利用新型的管理手段，將管理質(zhì)量加以提升，從而為檔案信息化的建設(shè)帶來益處。因此，本文主要對檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行深入介紹和分析，希望能夠給相關(guān)的檔案管理工作人員提供借鑒和參考。

檔案管理；信息化建設(shè)；措施

社會已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代、技術(shù)時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使得我國檔案管理水平有了更大的提升，促進(jìn)了檔案信息化建設(shè)發(fā)展的腳步。無論是行政機(jī)關(guān)還是事業(yè)單位，做好檔案管理工作均是十分必要的，雖然我國很多單位已經(jīng)在檔案管理中逐漸實(shí)現(xiàn)信息化管理，且取得不錯的成就，但不可否認(rèn)的是無論在檔案管理工作過程中，或是檔案信息化建設(shè)方面均會暴露出或多或少的問題，此方面問題若不能得到充分解決，勢必會對社會的發(fā)展造成影響。

1 檔案信息化概述

所謂檔案信息化主要是指運(yùn)用先進(jìn)的管理技術(shù)對檔案進(jìn)行有效管理。檔案信息化是一種檔案管理的創(chuàng)新，相較于傳統(tǒng)管理模式其自身具有一定的優(yōu)勢，提高檔案管理效率。檔案信息化涵蓋很多內(nèi)容，從廣義角度分析，其可以吸收所有領(lǐng)域的信息，然后進(jìn)行有效整合，這其中包含以下內(nèi)容：比如經(jīng)濟(jì)信息、文化信息以及政治方向等等，有效收集此類信息，并按照相關(guān)內(nèi)容分門別類，這在某種程度實(shí)現(xiàn)了資源整合，同時(shí)也使檔案信息實(shí)現(xiàn)共享；而從狹義角度分析，檔案信息化內(nèi)容相對簡單，主要針對檔案內(nèi)部而言，使其內(nèi)部資源實(shí)現(xiàn)信息化，依托信息化技術(shù)，讓檔案資料更為完整，信息更為豐富，這樣信息閱讀者使用更為方便，信息資源更為真實(shí)可靠。實(shí)現(xiàn)檔案信息化離不開以下技術(shù)的支持，即信息技術(shù)，通過這種技術(shù)可以使資源信息得以有效整合，同時(shí)也可依據(jù)資源信息類別不同進(jìn)行分類，將相同信息歸納到一起，這樣相關(guān)人員查閱起來非常方便。檔案信息化建設(shè)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，這可以使檔案信息管理更為規(guī)范，同時(shí)也使其與之相關(guān)信息相融合，更好的服務(wù)大眾，檔案建設(shè)發(fā)展進(jìn)入一個(gè)新階段，提高資源信息使用價(jià)值，也使信息獲得更廣闊的應(yīng)用平臺。

2 改進(jìn)檔案管理的建議和措施

2.1 提升管理人員的服務(wù)意識

在實(shí)際的檔案管理工作中，工作人員工作的性質(zhì)是為社會的發(fā)展提供一定的服務(wù)，也就是說，檔案管理工作嚴(yán)格意義上來說服務(wù)性質(zhì)可以和服務(wù)業(yè)相比擬。工作人員需要明確認(rèn)識檔案工作的目的，以為大眾服務(wù)為己任。但是，在改變工作意識的過程中可能會遇到一定的難度，因?yàn)椋瑐鹘y(tǒng)的檔案管理工作主要是以檔案內(nèi)容的收集、整理和保管為主，不重視檔案的利用，屬于單相的檔案管理。現(xiàn)如今，檔案管理工作需要打破傳統(tǒng)的管理弊端，擴(kuò)寬檔案管理的范圍，明確檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)。所以，檔案管理工作人員也應(yīng)該對這一問題進(jìn)行明確，從觀念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

現(xiàn)如今，我國的檔案管理工作對于檔案管理人才的需求量不斷提升，但是，對于工作人員來說，其專業(yè)知識和技能是一方面，更重要的是管理人員的工作意識。提升檔案管理的服務(wù)意識，才能夠從根本上促進(jìn)社會發(fā)展的進(jìn)程。

2.2 提高檔案信息管理水平

隨著社會的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)逐漸融合到檔案管理工作當(dāng)中，電子檔案也是一種比較常見的形式。計(jì)算機(jī)管理工作為現(xiàn)代化的檔案管理工作做出了重要的貢獻(xiàn)，不但提升了檔案信息管理工作的水平，同時(shí)也推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化的進(jìn)程。

從檔案文件的作用上可以看出，其屬于一種價(jià)值很高的信息資源，同時(shí)也是社會發(fā)展過程中的重要財(cái)富。檔案管理工作雖然不能夠直接產(chǎn)生任何經(jīng)濟(jì)效益，但是卻可以提供一定的社會效益。所以，提升檔案信息管理的水平是提升檔案管理水平的重要內(nèi)容，也是一個(gè)不可避免的重要問題。

檔案管理軟件的對象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對性地進(jìn)行開發(fā)和利用是開展檔案信息化建設(shè)一項(xiàng)重要的工作環(huán)節(jié)，檔案管理軟件，智能、便捷、全面，通過軟件的整合和開發(fā)利用，形成對檔案電子文件功能的有益積累和對檔案電子文件功用的有益發(fā)揮。從而達(dá)到科學(xué)、高效、規(guī)范管理檔案電子文件的效果。

選取先進(jìn)的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發(fā)揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡(luò)，提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設(shè)的成敗。

2.3 加強(qiáng)工程檔案信息管理

工程建設(shè)的過程是工程檔案的形成過程，決定著檔案的建立和形成。從相關(guān)工作的立項(xiàng)直到工程驗(yàn)收的各個(gè)階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實(shí)施，從客觀上增加了檔案建立和管理的難度，而信息化管理無疑提高了檔案管理效率與效益。

相關(guān)檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向檔案現(xiàn)代化信息管理轉(zhuǎn)變。建立多層次、多渠道、重實(shí)效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評制度，逐步提高這些檔案崗位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。

檔案工作人員應(yīng)全面學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)信息管理知識，參與本單位的軟件開發(fā)工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便相關(guān)單位和部門利用這些檔案信息的條件。

充分利用計(jì)算機(jī)功能，提高檔案管理效率。計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為檔案的管理提供了極大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動態(tài)管理，還能節(jié)省大量的人力物力。

檔案的信息化建設(shè)，可以促進(jìn)檔案管理水平更好的提升，利用先進(jìn)的信息化技術(shù)，可以有效的提高檔案收集與整理的效率，也可以提高檔案信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性。通過檔案信息化的管理模式，有效的提高了檔案信息的價(jià)值，為相關(guān)人員瀏覽以及借閱檔案信息提供了很大的方便。為了促進(jìn)檔案管理更好的發(fā)展，檔案管理的工作人員一定要提高自身的素質(zhì)與技術(shù)，從而更好的推動檔案信息化發(fā)展進(jìn)程。

[1]歐麗.剖析現(xiàn)階段環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作問題及建議措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（3）.

[2]趙爽.如何加強(qiáng)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)[J].電子世界，2014（2）.