檔案信息化建設與檔案管理的思考

文/潘磊，內蒙古大興安嶺重點國有林管理局圖里河林業局

檔案信息化建設與檔案管理的思考

文/潘磊，內蒙古大興安嶺重點國有林管理局圖里河林業局

隨著我國國民經濟水平的不斷提高，檔案信息化已經成為一種普遍的發展趨勢，特別是依據當前隨著檔案管理工作的日益完善，使檔案管理工作質量也在大幅度提高。這樣就要求相關部門利用新型的管理手段，將管理質量加以提升，從而為檔案信息化的建設帶來益處。因此，本文主要對檔案信息化建設和檔案管理工作的相關內容進行深入介紹和分析，希望能夠給相關的檔案管理工作人員提供借鑒和參考。

檔案管理；信息化建設；措施

社會已經進入信息時代、技術時代，計算機技術的廣泛應用使得我國檔案管理水平有了更大的提升，促進了檔案信息化建設發展的腳步。無論是行政機關還是事業單位，做好檔案管理工作均是十分必要的，雖然我國很多單位已經在檔案管理中逐漸實現信息化管理，且取得不錯的成就，但不可否認的是無論在檔案管理工作過程中，或是檔案信息化建設方面均會暴露出或多或少的問題，此方面問題若不能得到充分解決，勢必會對社會的發展造成影響。

1 檔案信息化概述

所謂檔案信息化主要是指運用先進的管理技術對檔案進行有效管理。檔案信息化是一種檔案管理的創新，相較于傳統管理模式其自身具有一定的優勢，提高檔案管理效率。檔案信息化涵蓋很多內容，從廣義角度分析，其可以吸收所有領域的信息，然后進行有效整合，這其中包含以下內容：比如經濟信息、文化信息以及政治方向等等，有效收集此類信息，并按照相關內容分門別類，這在某種程度實現了資源整合，同時也使檔案信息實現共享；而從狹義角度分析，檔案信息化內容相對簡單，主要針對檔案內部而言，使其內部資源實現信息化，依托信息化技術，讓檔案資料更為完整，信息更為豐富，這樣信息閱讀者使用更為方便，信息資源更為真實可靠。實現檔案信息化離不開以下技術的支持，即信息技術，通過這種技術可以使資源信息得以有效整合，同時也可依據資源信息類別不同進行分類，將相同信息歸納到一起，這樣相關人員查閱起來非常方便。檔案信息化建設具有重要的現實意義，這可以使檔案信息管理更為規范，同時也使其與之相關信息相融合，更好的服務大眾，檔案建設發展進入一個新階段，提高資源信息使用價值，也使信息獲得更廣闊的應用平臺。

2 改進檔案管理的建議和措施

2.1 提升管理人員的服務意識

在實際的檔案管理工作中，工作人員工作的性質是為社會的發展提供一定的服務，也就是說，檔案管理工作嚴格意義上來說服務性質可以和服務業相比擬。工作人員需要明確認識檔案工作的目的，以為大眾服務為己任。但是，在改變工作意識的過程中可能會遇到一定的難度，因為，傳統的檔案管理工作主要是以檔案內容的收集、整理和保管為主，不重視檔案的利用，屬于單相的檔案管理?，F如今，檔案管理工作需要打破傳統的管理弊端，擴寬檔案管理的范圍，明確檔案管理工作的服務性質。所以，檔案管理工作人員也應該對這一問題進行明確，從觀念上進行轉變。

現如今，我國的檔案管理工作對于檔案管理人才的需求量不斷提升，但是，對于工作人員來說，其專業知識和技能是一方面，更重要的是管理人員的工作意識。提升檔案管理的服務意識，才能夠從根本上促進社會發展的進程。

2.2 提高檔案信息管理水平

隨著社會的不斷發展，信息化技術逐漸融合到檔案管理工作當中，電子檔案也是一種比較常見的形式。計算機管理工作為現代化的檔案管理工作做出了重要的貢獻，不但提升了檔案信息管理工作的水平，同時也推進檔案管理的現代化和信息化的進程。

從檔案文件的作用上可以看出，其屬于一種價值很高的信息資源，同時也是社會發展過程中的重要財富。檔案管理工作雖然不能夠直接產生任何經濟效益，但是卻可以提供一定的社會效益。所以，提升檔案信息管理的水平是提升檔案管理水平的重要內容，也是一個不可避免的重要問題。

檔案管理軟件的對象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對性地進行開發和利用是開展檔案信息化建設一項重要的工作環節，檔案管理軟件，智能、便捷、全面，通過軟件的整合和開發利用，形成對檔案電子文件功能的有益積累和對檔案電子文件功用的有益發揮。從而達到科學、高效、規范管理檔案電子文件的效果。

選取先進的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡，提高檔案管理工作質量的關鍵環節，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設的成敗。

2.3 加強工程檔案信息管理

工程建設的過程是工程檔案的形成過程，決定著檔案的建立和形成。從相關工作的立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施，從客觀上增加了檔案建立和管理的難度，而信息化管理無疑提高了檔案管理效率與效益。

相關檔案管理人員要從傳統的檔案實體管理向檔案現代化信息管理轉變。建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高這些檔案崗位人員的業務素質和工作能力。

檔案工作人員應全面學習和掌握計算機信息管理知識，參與本單位的軟件開發工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定檔案信息化管理的規章制度，改革不適應檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創造更多有利于方便相關單位和部門利用這些檔案信息的條件。

充分利用計算機功能，提高檔案管理效率。計算機應用的普及和網絡技術的發展為檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現工程檔案的動態管理，還能節省大量的人力物力。

檔案的信息化建設，可以促進檔案管理水平更好的提升，利用先進的信息化技術，可以有效的提高檔案收集與整理的效率，也可以提高檔案信息的準確性與真實性。通過檔案信息化的管理模式，有效的提高了檔案信息的價值，為相關人員瀏覽以及借閱檔案信息提供了很大的方便。為了促進檔案管理更好的發展，檔案管理的工作人員一定要提高自身的素質與技術，從而更好的推動檔案信息化發展進程。

[1]歐麗.剖析現階段環境監測檔案管理工作問題及建議措施[J].辦公室業務，2014（3）.

[2]趙爽.如何加強現代醫院檔案管理的信息化建設[J].電子世界，2014（2）.