增強(qiáng)檔案保密意識(shí) 依法利用檔案資源

文/劉偉清，寧鄉(xiāng)縣人力資源和社會(huì)保障局

0 引言

曲徑回廊，壁燈懸空，密集架，排排無縫，萬象蒼桑，歷史見證，件件真情，字真跡，印真紅；當(dāng)年激情，回蕩庫鳴，多少事，疊疊層層，人歡馬叫，聲匿卷中，調(diào)卷聲催，閱聲微，效聲宏。作為從事機(jī)關(guān)檔案工作近十載的筆者來說，堅(jiān)持檔案保密以人為本，堅(jiān)定推行依法利用檔案的信念不變，堅(jiān)持做好保密工作的信念不變，在檔案的保密和利用問題上，有以下四個(gè)體會(huì)。

1 因工作職責(zé)要把握和處理好保密任務(wù)

在圖書管中存在大量的檔案，其中不乏存在保密檔案。依據(jù)我國《保密法》對(duì)保密檔案的劃分，可以分為三級(jí)，分別為“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”。每一個(gè)檔案管理人員對(duì)保密檔案都要做好保密工作，這是我們的職責(zé)、我們的任務(wù)，這是國家賦予我們的責(zé)任。對(duì)涉密檔案進(jìn)行保密，保密的目的是為了更好的利用，只是涉密檔案對(duì)時(shí)間、地點(diǎn)、范圍以及能夠觀看的人群進(jìn)行了限定。對(duì)保密檔案僅僅進(jìn)行保密但不對(duì)其進(jìn)行合理的利用它，這就失去了保密檔案的意義。當(dāng)然，對(duì)保密檔案進(jìn)行利用是在保密的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，利用也不是無限制的，因?yàn)闊o限制的利用會(huì)為國家的安全帶來隱患，會(huì)給黨造成困擾。保密和利用既是相互沖突的又是緊密相扣的，因此這就需要檔案管理者要有較高的思想覺悟，能夠做到不偏不倚，合理恰當(dāng)?shù)奶幚韮烧咧g的關(guān)系。

檔案是為人們服務(wù)的，通過對(duì)檔案的查詢能夠使人們從中找到前人相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，使得自己少走彎路，因此檔案具有重要意義的。但是，在實(shí)際工作中，人們很少去查閱檔案，造成檔案利用率較低。檔案管理者則怕檔案丟失、錯(cuò)亂等原因，對(duì)檔案的利用投鼠忌器，使得檔案被束之高閣，繼而也使得檔案的利用率再次降低，使檔案資源白白浪費(fèi)。筆者認(rèn)為，兩者主要矛盾在檔案管理者的思想認(rèn)識(shí)。檔案管理者要有開放性的思維，端正認(rèn)識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的基礎(chǔ)上，積極為檔案利用者提供方便，才能使檔案的價(jià)值真正的體現(xiàn)出來。

2 要把握和處理好制度與措施的關(guān)系

俗話說，沒有規(guī)矩，不成方圓。建立合理有效的管理制度，進(jìn)而能夠保證檔案的保密性，又能夠促進(jìn)檔案的使用。僅僅有制度沒有合理的措施是不行的，那樣會(huì)使得執(zhí)行起來特別難，不容易落實(shí)。反過來，有措施無制度也是不行的，會(huì)造成綱目混亂的現(xiàn)象，進(jìn)而無法長(zhǎng)久下去。因此需要兩者結(jié)合，相互彌補(bǔ)、相互促進(jìn)。根據(jù)筆者多年從事檔案工作角度出發(fā)，構(gòu)建合理的檔案閱覽制度、外借制度以及復(fù)印制度等，進(jìn)而做到有序操作。同時(shí)，也應(yīng)該建立不同的審批制度，繼而做到對(duì)檔案的利用情況有跡可循。除此之外，根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，對(duì)收發(fā)、分送、移交、銷毀等每一個(gè)環(huán)節(jié)都要做好相關(guān)工作，保證每一項(xiàng)工作的正確性。為確保每一項(xiàng)工作的準(zhǔn)確性，應(yīng)建立檢查小組，定期對(duì)工作進(jìn)行檢查。由諸多管理制度和有效的措施同時(shí)進(jìn)行，進(jìn)而能夠確保檔案保密性的同時(shí)，又能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的有效利用。

3 有效的處理“死”與“活”的轉(zhuǎn)化關(guān)系

依據(jù)我國《保密法》規(guī)定，對(duì)涉密檔案進(jìn)行等級(jí)劃分，分為三個(gè)等級(jí)，其目的是為了讓檔案管理者根據(jù)不同的管理等級(jí)應(yīng)用不同的管理辦法，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)最大程度的利用檔案。同時(shí)，國家對(duì)機(jī)密文件設(shè)定了保管期限，依據(jù)保密級(jí)別的不同，對(duì)機(jī)密文件設(shè)定了30年，20年，10年三個(gè)等級(jí)，除了特殊規(guī)定的除外，在保密期內(nèi)保密事項(xiàng)受到國家法律保護(hù)。并不是所有的涉密文件是不可更改的，在保密期滿后，該涉密文件就不再是保密的了，它就變?yōu)榱斯_的了，這一部分檔案就可以被大眾所看見，該檔案也就由死轉(zhuǎn)生了。在思想不能認(rèn)為涉密文件是終身保密的，沒有正確的認(rèn)識(shí)到涉密文件的時(shí)效性以及范圍，這樣是不正確的。同時(shí)，缺乏對(duì)保密文件的保護(hù)，任由保密文件被規(guī)定之外的人翻閱也是錯(cuò)誤的。檔案管理人員要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，對(duì)檔案的保密期限進(jìn)行劃分，這樣能夠有效的掌握檔案的死與活的關(guān)系。對(duì)涉密檔案和非涉密檔案進(jìn)行嚴(yán)格劃分，確定那一類的檔案可以利用，然而哪一類的檔案不能夠利用，這樣能夠使得檔案最大程度的被使用。

4 正確處理軟件和硬件之間的關(guān)系

所謂軟件，是指人的思想建設(shè)。再好的制度和措施都需要人去執(zhí)行。因此在重視涉密檔案管理的同時(shí)也要注重硬件設(shè)施的建設(shè)，因此需要對(duì)檔案管理者的思想進(jìn)行建設(shè)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案有效的進(jìn)行保密管理。所以，要加強(qiáng)法制教育，進(jìn)而有效的提高群眾保密觀念。與此同時(shí)，也要加大對(duì)涉密檔案管理工作的宣傳。筆者對(duì)所在單位檔案管理進(jìn)行闡述，該單位設(shè)有專門的檔案存放室，為有效的保護(hù)檔案，防止檔案受損傷，對(duì)檔案室進(jìn)行改造，為檔案室配備濕度機(jī)，除濕器以及粉碎機(jī)等裝置。與此同時(shí)，加大宣傳教育工作，并對(duì)涉密文件管理員進(jìn)行定期培訓(xùn)，增加管理員的保密意識(shí)。要求全體工作人員，對(duì)不該知道的秘密不問、不看、不記;不在通信中涉及國家秘密;不與親屬、朋友等無關(guān)人員及在公開場(chǎng)合談?wù)撁孛?不向外泄露領(lǐng)導(dǎo)同志的地址、電話及行蹤;不向外泄露尚未公布的突發(fā)事件;不隱瞞泄密事件。檔案管理工作者因?yàn)楣ぷ餍再|(zhì)特殊，管理人員具有知道秘密時(shí)間早，并且知道的多且詳細(xì)，為了保密，此時(shí)要求檔案管理者具有較高的素質(zhì)，并能夠?qū)λ赖拿孛苁乜谌缙俊＿@樣既有硬件的保證，又有軟件與之配合，這樣就能夠起到很好的效果。

檔案從保密到利用，從利用到保密，看似對(duì)立的一對(duì)矛盾，卻又是相互制約的統(tǒng)一體。檔案保密工作只有解放思想，實(shí)是求是，與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，才能滿足人民群眾對(duì)檔案日益增長(zhǎng)的需要。

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