信息時(shí)代高職院校行政秘書工作初探

信息時(shí)代高職院校行政秘書工作初探

文/楊燕妮，重慶工貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

高校教學(xué)系行政秘書是一個(gè)平凡的工作崗位，但涉及教育學(xué)、管理學(xué)、語言學(xué)、社會(huì)學(xué)等多種學(xué)科，且事務(wù)繁雜，專業(yè)知識(shí)綜合性強(qiáng)，因此，在當(dāng)今信息爆炸互聯(lián)網(wǎng)普及的背景下，作為辦公室的一名工作人員，只有不斷提高自己的信息素養(yǎng)，認(rèn)真學(xué)習(xí)電腦技術(shù)，熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，結(jié)合高效能的辦公化系統(tǒng)，做好自己的各項(xiàng)工作，以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展工作的需要。怎樣才能成為一名合格的行政秘書?本文從明確行政秘書的角色定位、熟悉行政秘書的工作職責(zé)、強(qiáng)化提高行政秘書職業(yè)素養(yǎng)、改善工作方法提高工作效率幾個(gè)方面，提出了信息時(shí)代如何做好高職院校行政秘書工作的措施。

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代；辦公效率；提高；措施

1 互聯(lián)網(wǎng)是信息時(shí)代做好高校辦公室工作的有力支撐

1.1 信息時(shí)代中網(wǎng)絡(luò)的重要性

隨著信息時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)的使用在全世界飛速發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)帶來的是信息的高速傳播，人與人之間交流的拉近，信息的高速傳播和處理，人類重復(fù)性勞動(dòng)的降低，生產(chǎn)力的提高。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展突破的不僅僅是人們工作的手段，操作的便捷，更多的是在改變著人們的觀念。特別是現(xiàn)在智能手機(jī)的大量使用，改變了人們的生活習(xí)慣和工作習(xí)慣，人們通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行學(xué)習(xí)、研究、工作、創(chuàng)業(yè)、購物等，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為人們生活中不可缺少的一部分。

1.2 網(wǎng)絡(luò)對(duì)辦公室日常工作的重要影響

網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)及進(jìn)一步發(fā)展，為秘書處理辦公室日常工作提供了機(jī)遇，也提出了全新的挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)的普及，使辦公現(xiàn)代化由單機(jī)應(yīng)用向綜合網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)轉(zhuǎn)變，收郵件、發(fā)信息快捷方便，這些辦公手段的變革，辦公效率的提高，不僅為辦公部門展示了廣闊的前景，也要求秘書人員具備與之相適應(yīng)的素質(zhì)和能力，作為秘書人員不僅要熟練使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，更要努力提升自己能力以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的需要，否則將會(huì)被時(shí)代所淘汰。

2 教學(xué)系行政秘書的主要工作

作為教學(xué)系行政秘書要明確工作內(nèi)容，高效準(zhǔn)確地履行工作職責(zé)，是做好高校行政秘書工作的前提。

2.1 行政事務(wù)方面

人事管理，負(fù)責(zé)本系教職員工的考勤、考核、職稱申報(bào)工作。

資產(chǎn)管理，根據(jù)教學(xué)、科研及其他工作的需要，填報(bào)維修、添置辦公用品的計(jì)劃，領(lǐng)取和發(fā)放辦公用品及備品，以保證正常教學(xué)的需要。

檔案管理，負(fù)責(zé)院系會(huì)議記錄、行政文件、各種教學(xué)文件、教學(xué)檔案及教學(xué)資料的收集、匯總、立卷和歸檔工作。

其它事務(wù)管理，負(fù)責(zé)做好日常的行政事務(wù)工作，做好各種信函、報(bào)紙、雜志、學(xué)術(shù)期刊的收轉(zhuǎn)傳閱工作。

2.2 教學(xué)系內(nèi)、外工作的協(xié)調(diào)方面

系行政秘書工作服務(wù)對(duì)象廣泛，包括院系領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生、校外來訪者，行政秘書是高校院系內(nèi)、外交流的形象窗口。

協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)做好院系內(nèi)部與學(xué)院各職能部門的協(xié)調(diào)工作。

負(fù)責(zé)學(xué)院各職能部門通知的傳遞工作，及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)到院系教職員工。正確理解上級(jí)部門的文件精神，貫徹執(zhí)行上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門布置的各項(xiàng)任務(wù)。

行政秘書必須建立良好的人際關(guān)系，加強(qiáng)與教職員工的溝通，靈活處理學(xué)院、院系、教師之間的多種關(guān)系，確保院系工作的順利完成。

2.3 負(fù)責(zé)系上宣傳報(bào)道工作，照像、編寫簡報(bào)工作，及完成系領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的各項(xiàng)工作。

3 行政秘書要加強(qiáng)學(xué)習(xí)強(qiáng)化職業(yè)素養(yǎng)

3.1 良好的心態(tài)，教學(xué)系行政秘書工作看似簡單，如遇特殊情況，要保持良好的心態(tài)，充分發(fā)揮自己的思維能力，沉著、寬容、冷靜、客觀地分析問題。

3.2 加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能

加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能是提高院系行政秘書職業(yè)素養(yǎng)的關(guān)鍵。系行政秘書需具備的業(yè)務(wù)技能主要包括：公文寫作能力、應(yīng)變能力、組織管理能力、表達(dá)能力、操作能力幾個(gè)方面。

(1)公文寫作能力：公文寫作要在“學(xué)”、“練”、“改”三個(gè)環(huán)節(jié)上狠下功夫。熟悉各類公文結(jié)構(gòu)、措辭，套用固定性用語。(2)應(yīng)變能力：即指在沒有思想準(zhǔn)備的情況下靈活處理問題的能力。(3)組織管理能力：指行政秘書統(tǒng)籌策劃并完成所分管方面的工作能力。(4)表達(dá)能力：主要包括文字表達(dá)能力和語言表達(dá)能力。(5)操作能力：主要指計(jì)算機(jī)的操作能力和辦公室設(shè)備的使用能力。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，各大高校正立志于實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化、現(xiàn)代化、信息化。熟練掌握計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化軟件的操作能力，掌握掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備的使用，推動(dòng)文件、宣傳簡訊的發(fā)布速度，節(jié)省紙質(zhì)資源。

4 改善工作方法，完善自身素質(zhì)，提高工作效率

高校教學(xué)系行政秘書工作比較繁雜，因而行政秘書必須改善工作方法，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，對(duì)行政秘書提高工作效率具有重要的作用。

要成為一名稱職的高校系部行政秘書，不僅僅依賴于外界的培育，關(guān)鍵在于自身建設(shè)。行政秘書從我做起，有意識(shí)地控制自己，主動(dòng)利用校園環(huán)境優(yōu)勢(shì)，堅(jiān)持不懈地完成目標(biāo)。與企業(yè)單位相比，高校擁有資源豐富、時(shí)間寬裕、學(xué)習(xí)氣氛濃郁等優(yōu)勢(shì)，有助于行政秘書的自我培養(yǎng)。工作期間，行政秘書踴躍參加學(xué)院舉辦的各類專題培訓(xùn)活動(dòng)，如公文寫作、行政管理、心理健康、高校教育改革等講座;瀏覽圖書館的紙質(zhì)圖書和電子書籍，補(bǔ)充薄弱環(huán)節(jié)的理論知識(shí)。寒暑假期，行政秘書積極參加各式各樣的學(xué)歷進(jìn)修，加強(qiáng)自身的文化知識(shí)修養(yǎng)，才能做好本職工作，提高工作效率。

5 結(jié)束語

高校行政秘書崗位是聯(lián)系學(xué)校各職能部門、學(xué)院、教師與學(xué)生等之間關(guān)系的紐帶，行政秘書的工作質(zhì)量和工作效率直接關(guān)系著學(xué)校以及學(xué)院的各項(xiàng)工作是否有序、順利開展。因此，教學(xué)系行政秘書只有明確角色定位和工作職責(zé)，強(qiáng)化職業(yè)素養(yǎng)，改善工作方法，提高自身素質(zhì)和能力，才能更好地為高校師生服務(wù)，為國家教育事業(yè)作貢獻(xiàn)。

[1]高文紅“淺談如何做好高校二級(jí)學(xué)院行政秘書工作”《教育教學(xué)論壇》2013年第12期.

[2]李欣“談如何做好高校辦公行政秘書工作”《辦公室業(yè)務(wù)》2013年01期.