論信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新問(wèn)題

論信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新問(wèn)題

文/鄧金蓮，常德市城市橋梁管理處

信息化時(shí)代背景下，檔案作為一種重要的社會(huì)信息資源受到人們的普遍關(guān)注，促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，做到與時(shí)俱進(jìn)，以更好地服務(wù)于大眾，是當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作的主要任務(wù)。本文筆者就信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新問(wèn)題進(jìn)行了論述。

信息時(shí)代下；檔案管理；創(chuàng)新；對(duì)策

隨著信息時(shí)代下計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與普及，檔案管理工作也面臨著重要的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。努力使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性發(fā)展，不僅對(duì)政府、學(xué)校等組織有著至關(guān)重要的作用，也是時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出的新要求。因此，新形勢(shì)下我國(guó)檔案管理工作的管理模式以及工作模式都應(yīng)該隨著時(shí)代的發(fā)展、科學(xué)的進(jìn)步而不斷自我反思，自我創(chuàng)新。

1 信息時(shí)代下檔案管理工作內(nèi)涵

1.1 信息時(shí)代下檔案管理

在信息時(shí)代下的檔案管理不同于傳統(tǒng)的檔案管理工作，要求將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，這需要由專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)在規(guī)劃和組織下來(lái)進(jìn)行的，要對(duì)檔案中的信息資源進(jìn)行采集、整理、保存以及提供檔案信息服務(wù)等。信息化的檔案管理更加脫離了實(shí)體的保管，而走向了數(shù)字化和現(xiàn)代化的檔案管理。

1.2 信息時(shí)代下檔案管理的特點(diǎn)

首先，在信息時(shí)代下檔案管理需要遵循相關(guān)的法律、法規(guī)以及政策，這些政策都是由相關(guān)的檔案管理部門(mén)來(lái)統(tǒng)一制定的。其次，檔案管理現(xiàn)如今多是以電子檔案以及重要的電子文件形式來(lái)表現(xiàn)的，這也是國(guó)家、政府以及社會(huì)組織和企業(yè)等都走向信息化時(shí)代的標(biāo)志。最后，信息時(shí)代下的檔案管理充分利用了現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，并提高了檔案管理的工作效率，讓檔案管理更加的高效和準(zhǔn)確 .

2 信息時(shí)代下檔案管理工作創(chuàng)新的前提背景

2.1 傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)越來(lái)越難以滿足時(shí)代發(fā)展需要，主要體現(xiàn)為：第一，傳統(tǒng)紙質(zhì)或者絲帛等制品的檔案在運(yùn)輸過(guò)程中容易發(fā)生碰撞磨損，造成不必要的損失，無(wú)形中加大了運(yùn)輸難度。第二，傳統(tǒng)檔案受限于材質(zhì)原因，對(duì)保存條件要求較高，如忌潮濕、怕暴曬等等，日常護(hù)理工作程序非常復(fù)雜，人力物力消耗大。第三，傳統(tǒng)檔案往往是海量的文獻(xiàn)資料，即便經(jīng)過(guò)了分類(lèi)整理，但在查閱過(guò)程中還需要消耗大量時(shí)間，造成閱讀效率難以提高。可以說(shuō)，傳統(tǒng)檔案管理員工作是非常繁重、復(fù)雜的。

2.2 隨著計(jì)算機(jī)逐漸應(yīng)用與普及，其巨大優(yōu)勢(shì)使檔案管理工作得以簡(jiǎn)化，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，在信息采集上，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的信息共享不僅拓寬了傳統(tǒng)檔案采集的空間范圍，也大大降低了時(shí)間成本，信息采集變得更加及時(shí)便利。其次，在檔案整理與管理過(guò)程中，檔案管理員將所有的檔案錄入電腦，有效降低了檔案數(shù)據(jù)因不利因素受損的可能性，檔案數(shù)據(jù)安全性大大提高。此外，不同于傳統(tǒng)檔案中部分文獻(xiàn)需要謄抄才可使用，計(jì)算機(jī)檔案可以隨時(shí)進(jìn)行提取查閱，而且計(jì)算機(jī)檔案存儲(chǔ)范圍更廣，包括音效等資料均可錄入。

3 信息時(shí)代下檔案管理工作的現(xiàn)狀

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)的應(yīng)用開(kāi)始變得普遍，而這種資源的使用形式也開(kāi)始成為檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)之一。但是，信息時(shí)代下檔案管理仍存在很多問(wèn)題：1.檔案管理工作理念較為落后。傳統(tǒng)的檔案管理更注重保管，實(shí)用性較差。而在信息時(shí)代檔案管理，信息量大且具有較強(qiáng)的實(shí)用性，工作人員要有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。2.檔案管理模式較為滯后。傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)是工作人員手動(dòng)填寫(xiě)，這種存檔方式一般缺乏及時(shí)性，資料檢索過(guò)程較為緩慢，效率較低。3.檔案管理規(guī)劃和設(shè)計(jì)滯后。檔案信息資源一般受到地域、管理環(huán)境等的限制和影響，在很多方面存在制約因素，這種情況下，很難有全國(guó)統(tǒng)一的規(guī)劃出臺(tái)。此外，檔案信息化管理會(huì)存在自身變化因素的影響，而導(dǎo)致檔案資源管理存在不確定因素，很難完成一體化管理 。

4 信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

4.1 創(chuàng)新檔案管理工作的思想理念

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理理念要不斷創(chuàng)新，不僅僅關(guān)注檔案的實(shí)物收藏，更應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案使用價(jià)值的創(chuàng)造。信息時(shí)代的檔案管理，要求我們的檔案管理部門(mén)與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理理念和管理方式，不斷提高服務(wù)意識(shí)，提高高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

4.2 檔案管理體制創(chuàng)新

當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作上一大不利因素就是檔案管理系統(tǒng)過(guò)于分散，存在著管理力度不夠以及檔案使用不方便等問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的發(fā)展，為此需要加快實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中統(tǒng)一管理。伴隨信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)越來(lái)越迫切。創(chuàng)新管理制度，要求所有的檔案都應(yīng)該登記在冊(cè)并統(tǒng)一納入總系統(tǒng)，這樣一來(lái)即使部分機(jī)構(gòu)信息損壞丟失，也可以從總系統(tǒng)中尋得備份信息。為了方便集中統(tǒng)一管理，還要將各個(gè)部門(mén)都納入到統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化的系統(tǒng)管理中，統(tǒng)一規(guī)范各個(gè)部門(mén)的技術(shù)操作、軟件選擇和硬件設(shè)施維護(hù)。

4.3 進(jìn)一步優(yōu)化信息化檔案管理模式

優(yōu)化信息化檔案管理模式是當(dāng)前檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)。首先，要求我們的管理人員要不斷創(chuàng)新檔案管理模式，提升自身的服務(wù)水平，由于傳統(tǒng)的檔案管理模式相對(duì)比較分散，而且系統(tǒng)建設(shè)也很難滿足各個(gè)層次人民的實(shí)際需求，基于此，我們要將檔案資料根據(jù)當(dāng)前的社會(huì)需求進(jìn)行重新的整理和歸納，并對(duì)信息化軟件系統(tǒng)進(jìn)行全新備份，在備份的時(shí)候可以根據(jù)不同的單位來(lái)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化檔案管理模式，簡(jiǎn)化管理程序。其次，我們還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化處理，進(jìn)一步明確檔案管理工作中的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和細(xì)則，對(duì)相關(guān)的硬件設(shè)施也要進(jìn)行技術(shù)以及軟件等方面的處理，從而更好的實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理模式的優(yōu)化

4.4 管理人員的創(chuàng)新

從檔案管理工作中，可以了解到基層檔案管理工作人員是屬于第一線的，這就意味著一定要將他們?cè)跈n案管理工作所存在的問(wèn)題進(jìn)行研究發(fā)現(xiàn)，并及時(shí)的進(jìn)行糾正。與此同時(shí)，檔案管理的相關(guān)部門(mén)之間一定要加強(qiáng)溝通，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的交流、探討。檔案管理部門(mén)可以建立一個(gè)信息交流平臺(tái)，并將所用的檔案管理工作人員以及領(lǐng)導(dǎo)都邀請(qǐng)進(jìn)來(lái)，員工可以將自己在工作中出現(xiàn)的問(wèn)題、困惑提出，大家來(lái)共同商量解決；或者是員工對(duì)于檔案管理制度有著自己創(chuàng)新性的并且能實(shí)際解決問(wèn)題的提議，領(lǐng)導(dǎo)也要及時(shí)的聆聽(tīng)和采納，并進(jìn)行經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)員工加以鼓勵(lì)；而當(dāng)員工提出的創(chuàng)新性提議在實(shí)際工作中不能有效的開(kāi)展時(shí)，或者是不能有效的解決已經(jīng)存在的問(wèn)題時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要將這種精神給予口頭

5 檔案信息共享創(chuàng)新

從日常的檔案管理工作中可以清楚的了解到，檔案管理相關(guān)部門(mén)之間缺乏溝通，各部門(mén)將“各人自掃門(mén)前雪，哪管他人瓦上霜”這句話發(fā)揮的淋漓盡致，這就意味著檔案管理信息之間缺乏共享性、系統(tǒng)性。由于檔案管理部門(mén)缺乏一個(gè)完整的系統(tǒng)，從而使得信息顯得雜亂無(wú)章，在選取資料的時(shí)候顯得毫無(wú)條例。因此檔案管理總部一定要定期

組織各部門(mén)進(jìn)行交流，將各部門(mén)之間的工作進(jìn)行明確的分工，但是又要緊密的聯(lián)系在一起，因?yàn)橹挥羞@樣，工作人員在選取資料的時(shí)候，才可以做到有跡可循，對(duì)于資料的來(lái)源也能方便的進(jìn)行查詢(xún)。因此檔案管理總部，必須將所有的檔案信息電子文件妥善的保管起來(lái)，將先進(jìn)的信息化設(shè)備、先進(jìn)的信息化軟件等技術(shù)引進(jìn)到檔案管理工作當(dāng)中，其中最重要的管理系統(tǒng)是：信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)。在檔案信息化管理的時(shí)候，一定要根據(jù)當(dāng)下的情況將需要的管理文件納入到檔案管理化建設(shè)當(dāng)中，從而使得檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享。

6 檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)新建設(shè)

加快建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，推動(dòng)檔案管理的信息化、數(shù)字化，是我國(guó)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)從文件處理向信息化管理轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的創(chuàng)新性建設(shè)是檔案信息管理的重要基礎(chǔ)和核心。建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)不可能一蹴而就，要求我們按照從低級(jí)到高級(jí)，從基礎(chǔ)到外延的過(guò)程做出一步步努力，這將是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程。借助信息技術(shù)科學(xué)的管理和使用信息資源是數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的主要目的。在數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)過(guò)程中，我們要抓住檔案管理工作與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)內(nèi)在的結(jié)合點(diǎn)，使兩者密切協(xié)調(diào)配合，真正做到信息技術(shù)與檔案管理互通互利。此外應(yīng)使綜合數(shù)據(jù)庫(kù)與各個(gè)檔案的目錄庫(kù)聯(lián)系，提高檔案管理工作效率，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)式、分布式的數(shù)據(jù)庫(kù)。

總之，檔案管理工作應(yīng)牢牢抓住信息化這一時(shí)代發(fā)展機(jī)遇，不斷增強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新含量，將檔案管理工作與信息化相結(jié)合并不斷加以創(chuàng)新，成為每個(gè)檔案管理工作人員不懈追求的奮斗目標(biāo)，也為檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展指明了方向，在創(chuàng)新過(guò)程中要從理念、模式和平臺(tái)建設(shè)三方面入手，不斷提升檔案管理工作的水平，加快現(xiàn)代化檔案管理體系的構(gòu)建進(jìn)程。

[1]張記英.信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù),2013.

[2]翟玉芳，郝雅靜.信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].經(jīng)濟(jì)管理2016.