面向“互聯網+”時代的高校檔案管理工作研究

◎王微

面向“互聯網+”時代的高校檔案管理工作研究

◎王微

當代高校檔案數據的管理工作，應當以“互聯網+”時代背景為基礎，采用科學的檔案管理模式，依靠專業化的人才，全面提高高校檔案管理質量。

本文在探討“互聯網+”時代高校檔案管理意義的基礎上，分析當前高校檔案管理信息化發展過程中存在的問題，并且找出提高檔案管理效率的策略。

“互聯網+”時代高校檔案管理的價值

“互聯網+”時代采用信息化的檔案管理方式，可以提高高校檔案的存儲和管理質量，發揮出高校檔案的實用價值，對滿足高校檔案使用人員的需求有重要價值。首先，可以開發出檔案的更多功能，可以提高檔案的使用效率，能夠依靠現有檔案數據資源實現快速傳輸和數據信息的共享。其次，可以打破傳統檔案管理工作的束縛，節省了大量的時間和成本，延伸了檔案的服務范圍，可以滿足新時期社會各方面的使用需求。第三，符合了國家及社會的發展趨勢，彰顯了現代檔案工作的意義，為高校聚集了寶貴的財富，對高校的未來發展和決策有重要的價值。第四，還可以與社會進行信息溝通，是時代背景下進行信息溝通的重要渠道，為高校人才與社會接軌，解決大學生的實際問題貢獻了力量。

“互聯網+”時代高校檔案管理不足

基礎設施設備不足。現代信息化社會的快速發展，要求高校檔案管理部門切實提高數據信息搜集能力，不斷滿足日益嚴格的檔案數據存儲需求，但是高校現有的設施設備不足以支撐檔案管理部門，傳統的數據信息收集與整理方式較為落后。首先，現有高校的檔案管理部門的專業技術人員相對較少，具備信息化操作能力的專業人才不足，限制了高校檔案數據信息管理工作的發展。其次，高校檔案管理工作主要還停留在傳統紙制檔案的管理模式上，現有的場地面積、辦公設備等是圍繞著紙制檔案管理需要配置的，還沒能滿足現代檔案管理的需求。第三，與“互聯網+”時代相配套的檔案管理設施設備還處于發展階段，有的學校信息化檔案管理還沒能開發出完善的系統，沒能實現檔案管理系統與使用系統的綜合連接，存在著信息化檔案管理價值不高，軟件及設施設備不完善，檔案信息化的經費有限，無法滿足現階段高檔檔案管理的實際發展需求。

紙制檔案沒能數字化。如何把傳統的紙制檔案進行數字化管理，這不僅是高校檔案使用的實際需求，也是現代檔案管理對傳統檔案提出的要求，對促進高校檔案管理長遠發展有重要意義，但是這項具體而艱巨的工作還處在緩慢發展中。首先，有些檔案數字化的操作過于粗糙，存在著檔案數據信息錄入錯誤問題，現有數碼掃描、激光照相技術還不足以滿足檔案管理的實際需求。其次，高校檔案管理的數字化的工程甚為浩大，現有人力物力難以支持具體工作的順利開展，因此導致了該項工程進展緩慢，現有高校檔案館藏文獻的數字化還要有個長期過程，還要堅持不懈地進行。第三，隨著數據庫資源的不斷充實，加強數據信息的維護難度增大，如何有效地解決技術瓶頸成為制約高校檔案管理信息化的重要難題需要解決。

“互聯網+”時代高校檔案管理策略

建立高校檔案信息數據庫。提高高校檔案管理的信息化水平，滿足高校檔案管理面向“互聯網+”時代的需求，就必須從傳統的紙制檔案管理模式向著現代化的數據庫管理模式轉變，建立起高校完善的檔案管理數據庫系統，這樣才能推進高校檔案管理向著數字化、信息化的方向不斷前進，實現檔案管理的“互聯網+”需求。首先，依靠現代信息技術手段不斷豐富和完善高校檔案數據庫的建設，注重“互聯網+”背景下的高校數據檔案的數據策略和制度建設。其次，注重更新高校數據庫的數據處理技術，全面提高高校數據檔案的處理能力，圍繞時代的需要廣泛收集存儲圖片、視頻、聲音等各種類型的檔案，這樣才能實現檔案數據庫建設的實際價值。第三，提高檔案數據對各種類型數據信息的存儲分析能力，特別是要加大與科研和學生相關信息的處理分析能力，這樣才能發揮數據庫檔案的實際價值，為高校的決策和具體教學業務工作提供必要的依據。

實現高校檔案管理標準化建設。為了發揮高校數據信息檔案的作用，必須采用信息化的檔案管理建設方法，具體運用標準化的方法，提高檔案管理的水平，實現高校檔案的智能化應用，在互聯網渠道快速的傳遞和使用檔案數據，發揮檔案的價值。首先，依靠先進的高校檔案管理標準，對高校數據檔案實施分類管理的辦法，在分類管理的基礎上面向“互聯網+”提供標準化的服務。其次，推動高校檔案管理和存儲工作的格式化，加強高校檔案制作的前端控制工作，保證檔案制作與存儲的規范性。在整體檔案生命周期中，保證檔案數據資源的準確性，依靠標準化提高檔案管理工作的質量。第三，借助標準化的手段實現高校檔案管理的現代化，轉變傳統檔案管理存在的問題，實現檔案數據管理的突破，進而達到高校數據檔案信息在互聯網環境共享、共贏目的，建立廣范的高校檔案使用機制。

實現高校檔案的個性化管理。“互聯網+”時代要求提供個性化的服務，滿足不同服務對象的個性需求，在“互聯網+”時代不僅提高檔案的質量，還要提高檔案服務的水平。首先，依靠當前流行的大數據技術，對高校檔案數據信息進行綜合管理，設立智能化的檔案管理部門，為檔案使用部門開發出智能化的操作界面，滿足檔案使用人員的實際需求。其次，采用科學的方法對檔案數據信息推進篩選，把有價值的檔案數據信息以推送的方式傳遞給有相關檢索需要的教師和相關部門，這樣才能提升高校檔案部門服務的主動性，實現檔案與人的互動目標。第三，根據使用者提出的個性化需求，對數據檔案進行專門的研究，采用具體溝通的方式滿足用戶提出的個性化需求，這樣才能促進高校檔案管理工作真正在“互聯網+”背景下得到發展，實現高校檔案數據管理的不斷調整和快速發展。

結論：在“互聯網+”時代，高校與檔案的關系愈發緊密，檔案是高校教學、科研、管理的重要基礎數據，只有發揮出檔案的實際服務價值，才能促進檔案工作取得更快的發展。為此，應當根據互聯網時代的信息傳遞特點，構建起科學的檔案管理方式，全面提高檔案數據信息的管理水平。

（作者單位：長春廣播電視大學）