物業公司的檔案管理與創新模式

◎李明陽

物業公司的檔案管理與創新模式

◎李明陽

面對城市迅速發展對物業公司檔案管理提出的新要求，本文從分析物業檔案管理的內涵、功能入手，針對存在的問題，圍繞創新檔案管理模式，提出了相關對策建議。

物業公司及其檔案管理內涵、特點

物業公司，是按照法定程序成立的具有相應資質條件，經營物業管理業務的企業型經濟實體，屬于獨立企業法人，企業性質為服務性企業。物業公司接受業主的委托，依照有關法律法規的規定或合同的約定，對特定區域內的物業實行專業化管理并獲得相應報酬。

物業公司的檔案，也就是物業檔案，是物業公司從事物業管理服務活動及經營過程中，形成的對國家、社會、業主有保存和查考利用價值的各種歷史記錄。具體分兩部分：一是物業公司本身的檔案，包括接管的建筑開發建設的記錄和接管物業后進行管理、維護或更新改造情況的記錄;二是物業業主和住用人基本情況的檔案。

物業檔案具有類型多樣性和載體多樣性的特點。按來源時間順序分類，物業檔案主要包括設計開發成果類、管理服務活動類；按物業資料載體形式分類，主要包括文字、圖表、圖像、聲音四種信息資料。

物業檔案管理是物業公司對物業檔案進行收集、整理、歸檔、維護及提供利用的全過程。

物業檔案管理對于物業管理工作的功能作用

(一) 指導、規劃功能。黨群及行政檔案體現出物業公司的工作歷程，便于總結以往得失，汲取經驗教訓，規劃將來發展。基建和設備、管線檔案，對于小區的改建、擴建、重建，維修養護及更新，提供地理方位、技術指導和安全保障。

(二)憑證、參考功能。業主及住用人的檔案信息，既可以作為業主、住用人處理合同糾紛，進行維權的法律依據，也能為物業公司的服務經營提供參考。

(三)監督、檢查功能。物業公司的管理服務水平、工作業績，除了公共設施、綠化、保潔等硬件實體的佐證外，很大程度上，需要檔案資料信息提供支持，便于有關部門了解支持。

當前物業公司檔案管理現狀及存在的問題

我國的物業公司檔案管理工作伴隨著物業管理服務業的發展，已有30多年的歷程，取得了長足的發展，作為物業管理的重要組成部分，在掌握物業底碼、指導公司工作、提供服務信息和法律依據、促進社區管理等方面發揮了不可替代的作用。特別是隨著《物業管理條例》、《城市新建住宅小區管理辦法》等一系列法規的深入實施，在管理的規范化、專業化方面，取得了新的進展。

同時，我們也應該看到，隨著城市建設的不斷發展，人們對物業管理服務的要求進一步提高，物業公司的檔案管理工作出現了一些不適應，還存在一些亟待解決的問題：

首先，檔案管理的標準化、制度化不夠。管理制度不夠健全，標準不統一，導致基礎管理不到位，表現為案卷分類及形態不統一，資料不完整，許多公司的物業檔案沒有按要求進行交接、整理。尤其是以業主信息為主要內容的物業專門檔案，其管理的隨意性、松散化比較突出。

其次，沒有建立其適應物業管理服務特點的檔案管理體系。有的全部集中，給分支機構的經營服務帶來不便。有的按內部機構的劃分或者經營服務的需要，存放在不同地方，又失去了檔案的完整性與安全性。

第三，檔案的現代化管理水平低，缺乏相應的軟件建設與硬件投入，影響了檔案信息在一定范圍內的公開、共享。

第四，檔案管理員業務素質、專業化水平有待提高。大部分物業公司的檔案管理員為兼職，缺少專業培訓，沒有掌握檔案管理的基礎知識與基本技能，影響著物業檔案管理水平的進一步提升。

創新物業公司檔案管理模式的對策與建議

一是樹立依法、科學、規范、全面的檔案管理觀念，建立健全完善的檔案管理制度。物業公司要依據《中華人民共和國檔案法》、國務院《物業管理條例》、建設部《城市新建住宅小區管理辦法》及所在地區相關政策法規，結合當地實際，建立健全各項檔案管理制度，包括文件材料的歸檔、檔案的開發和利用、檔案的安全和保密、檔案的貯存和保管、檔案的鑒定以及銷毀等項制度。以以上制度為基礎，制定檔案人員崗位責任制，實現材料歸檔的及時化、檔案形態的標準化、檔案分類的科學化、檔案開發利用的社會化（保密部分除外）、檔案保管的安全化。

二是強化服務意識，構筑統分結合的物業檔案管理格局。目前，一個物業公司承擔多個住宅小區的管理服務工作，不但服務區域擴大了，服務內容也拓展了，除了傳統的樓宇維修養護、清潔、保安外，還開始向市場調查、物業租售、產品推廣、智慧城配合服務等領域延伸。針對以上發展變化，建議將檔案集中統一管理，分區保存。主要行政性檔案放在物業公司總部，業主檔案、基本建設及維修檔案可放在各分支管轄區自行保管，便于為各項管理服務活動的開展提供依據。同時，將常用的基本信息輸入計算機，在此基礎上，通過計算機聯網、文件備份等方式，傳遞到各分區或部門，實現和物業服務項目的延伸保持同步。

三是凸顯行業特點，完善一戶一檔的管理形態。把行政、基建以外的物業專門檔案作為物業檔案管理的重點，特別是物業專門檔案中的以戶為對象的部分，不僅要堅持和強化一戶一檔管理，而且要進一步細化管理措施，完善相關資料信息，只要法律允許，采取合理途徑，盡量收集業主、住戶的個人信息資料，以便于豐富物業檔案資料信息，更好地開展檔案管理和服務。

四是著眼于提高管理服務的時效性，推進物業檔案的動態化管理。從物業管理的前期介入開始，物業公司就要安排檔案人員，參與對相關檔案資料的接收，包括基建審批與驗收檔案、竣工檔案的質量監督和收集等，為以后業主可能發生變更，如買賣、交換、繼承等及其引發的相關檔案資料的動態變化管理奠定基礎。然后，搞好定期的跟蹤檢查，保證動態信息及時填補，保持檔案的現時有效性。同時，根據管理服務經營的發展，不斷拓展檔案動態化管理范圍，搞好新項目的建檔、追蹤、反饋及管理，確保檔案動態管理的全程、全面落實。

隨著城市建設的迅速發展，物業檔案管理工作正面臨著一系列新的課題和挑戰，物業公司必須針對檔案管理中存在的不足與問題，積極更新觀念，調整思路，與時俱進，創新管理模式，才能適應新的變化和要求，促使物業檔案管理在整個物業管理服務中，發揮更大更好更有效的作用。

吉林省四平市物業管理中心）