人力資源檔案管理問題與對策分析

文/謝吉偉，中國石油寧夏中衛銷售分公司

人力資源檔案管理問題與對策分析

文/謝吉偉，中國石油寧夏中衛銷售分公司

在人力資源和社會保障局的日常工作中，人力資源檔案管理是一項重要的工作內容之一。本文結合目前人力資源檔案管理工作中存在的問題，提出相應的管理措施，希望能對人力資源檔案管理工作有所幫助。

檔案管理；人力資源；問題；解決措施

導言

隨著市場經濟的不斷發展，人才已經成為企事業單位之間的競爭因素。人力資源是指在國家的各個地區中處于勞動年齡及勞動能力是否能夠推動社會經濟發展的合法性人口信息總和。人力資源和社會保障局的良好發展影響著社會勞動人員能否享受到社會福利待遇的狀況，而檔案的管理質量在其中就起著非常重要的作用。

1 當前人力資源檔案管理中存在的問題

1.1 缺乏對人力資源檔案管理積極作用的正確認識

長期以來，人們對人力資源檔案管理的重要性認識不足，覺得只是對個人生平經歷的記錄，管理檔案只需要對資料進行整理和抄寫，管理質量的好壞與經濟效益沒有聯系，工作不被人所重視；還有一部分人認為檔案只是擺設，只要個人能力強，有關系網就可以辦成很多事情，因此，導致很多檔案資料的流失，不完備，對個人的發展帶來了很大的限制。許多企業也不重視人事檔案管理工作，對人員的檔案管理不重視，沒有設立專門的管理人員，忽視了檔案管理中潛在的人才信息價值，這些都導致當前的檔案管理發展滯后。企業的人事檔案管理記錄著一個社會人的人生歷程，其生活的不同階段都應對應著不同的歷史記錄，檔案應能夠真實反映其生活發展中各方面的具體情況，為用人單位科學調整、選拔人才提供幫助，同樣，也對個人起到鼓勵鞭策和約束限定作用。

1.2 人力資源檔案管理的技術手段落后

檔案管理的技術手段落后主要體現在沒有使用現代化的應用軟件和計算機技術提高管理的質量和水平，一方面是單位領導不重視這項工作，沒有開展這項工作；另一方面是管理人員沒有掌握現代化的管理技術，沒有進行專業技能培訓，因此，都呈現出檔案管理水平質量遠遠落后的現象。許多檔案管理人員都是兼職，不能全身心的投入到管理工作中，也不愿意接受專業技能學習，只是隨心所欲地進行登記、分類管理，影響了人力資源檔案管理的發展和有效利用。

1.3 檔案材料分散、簡單、雷同

人力資源的檔案材料應該全面、真實、客觀地反映一個人的生活經歷、歷史全貌，然而，由于種種原因，許多原始材料內容單一、抽象，不能表現出個人的特色。這樣的檔案資料對企業的選拔人才、使用人才沒有什么價值意義，影響到對潛在人才的挖掘和應用，對員工的提拔、晉升等都有影響，挫傷了人員的積極性，也給管理單位帶來許多不必要的工作。人力資源檔案管理的不規范使用人單位采取棄檔或重新建檔工作，都會導致人力資源內容的不規范和不完整，失去了統一性，不能全方位地反映員工的真實面貌，進一步增加了人力管理的成本，也降低了管理能效。

2 改變人力資源檔案管理現狀的措施

2.1 科學規范的制度管理，提高檔案工作效率

建立符合現代化檔案管理工作的規則和制度是當前首要的改進工作，通過制定相應的工作管理制度和工作標準來規范檔案管理程序，提高管理水平和工作質量。一方面可以使管理人員提高工作積極性，增強工作的責任感，對管理工作的提高有一定的促進作用；另一方面，通過管理制度的規范執行，能夠強化管理工作程序和實施環節，將檔案的保存、信息資料的流轉和管理的方法等予以規定和強化，能夠防止過程不統一，程序不穩定帶來的人力和物力的浪費。

2.2 信息化的檔案管理，提升管理層次

人力資源檔案管理落后的表現之一就是沒有采取現代化的計算機信息管理，使管理效率低，管理質量差。因此，應采用信息化的管理模式改變這一落后現象，實現快速查找、分類清楚、節省空間等管理優勢。形成有層次、有結構、有內容的網絡信息管理，將紙質資料和電子音像檔案向結合，實現全面、科學、高效的信息化檔案管理。首先應增加管理資金，購置信息化管理所需要的軟、硬件設施，增加新設備，如打印機、復印機、掃描儀、電腦等，滿足工作的需要；其次，應制定檔案管理信息化的執行策略，設立監督部門對全過程實行掌控。

2.3 提高檔案管理人員的職業素質

檔案管理工作人員的工作態度、工作能力和工作水平對檔案管理的質量有很大的影響，因此，應設法提高檔案管理工作人員的職業素質和水平。針對不能熟練使用計算機進行網絡文件傳遞和工作管理的人員，應加強崗位培訓和培養；合理引進技術人才，提高檔案管理的工作模式，保證先進的管理技術能夠順利實施。采用新技術和新方法，提高檔案管理的工作效率，同時，加強管理人員的職業道德培養，提高檔案管理人員的保密意識，保持檔案記錄的安全穩定。

2.4 管理的信息化建設

過去的傳統人力資源檔案管理模式都處于一個全封閉或半封閉的狀態。這種落后的管理模式制約著檔案管理的開發和信息資源的利用，同時也制約了信息共享的步伐。隨著信息化時代的到來，這樣的傳統管理模式遠遠不能滿足社會的各種需求信息。因此，解決人力資源檔案管理信息化的建設問題至關重要，可以大大提高企業人力資源檔案管理的質量和效率，同時也能促進人力資源檔案信息的開發和利用能力，使人力資源檔案的信息資源得到共享，加快科學技術的發展對每個行業的發展都具有一定的挑戰性。所以，要擺脫人力資源檔案管理的傳統模式，充分利用現代化的信息技術來實現人力資源檔案管理的新形式。這一轉變還能使企業的業務流程更具有規范性，提高了人力資源檔案管理的基礎管理。加強人力資源信息化建設，在企業的人力資源管理部門應用先進的科學技術，實現科學化的檔案管理模式。

結束語

在當今的信息化時代，人力資源檔案管理的措施和硬件設施都有一定的改變和進步。隨著經濟的發展，人力資源檔案的管理對企業的發展與生存起著至關重要的作用。但目前有關人力資源檔案管理還存在一些問題，如果能切合實際地處理和完善好這些問題，對企業的穩定和發展起著重要的意義。所以，筆者對人力資源檔案管理存在的問題提出了幾點相關的解決措施，希望能對企業的未來發展有一定幫助。

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