淺議事業單位檔案管理信息化建設

王利超

（興隆縣霧靈山鎮人民政府，河北 承德 067000）

淺議事業單位檔案管理信息化建設

王利超

（興隆縣霧靈山鎮人民政府，河北 承德 067000）

隨著事業單位檔案管理業務量激增，傳統模式已難以適應管理工作需求。將電子信息技術用于事業單位檔案管理工作，能更好發揮檔案資料在社會中的作用。但目前事業單位檔案管理信息化建設還存在一些問題，因此，分析闡述這些問題，并提出相應對策。

檔案；信息化；問題；對策

一、事業單位檔案管理及信息化建設的重要性

檔案是在人類社會各類實踐活動中形成的信息資料，具有原生信息性、社會性、知識性和文獻性等屬性，在社會政治發展、經濟發展、文化發展等多方面有重要作用。隨著社會的發展，政府職能不斷改進和完善，事業單位的業務變得越來越多，其中，檔案是事業單位開展工作、管理事務、處理問題中所形成的歷史資料，能夠對本單位、本領域制定發展規劃、落實發展措施提供參考依據[1]。將各個區域、各個系統的檔案綜合起來分析，可以反映一個地區、一個領域發展狀況以及其中存在的問題。由此可見，檔案管理是一項極為重要的工作。不過，當下社會經濟發展迅速，社會生活不斷變化，檔案管理對事業單位本身、對所屬領域、對社會有效服務的提升速度遠不及社會發展的速度，檔案中所包含的數據、經驗、知識沒能發揮應有的作用。因此，優化事業單位檔案管理措施，才能更好利用檔案資料，檔案資料的價值體才能現出來。

當今社會已進入信息化時代，計算機和網絡技術在社會中的應用越來越廣泛。將計算機網絡技術用于檔案管理工作，運用現代化工具對日益激增的檔案資料進行信息化管理，是很多事業單位檔案管理的重要工作項目。早在21世紀初國家檔案局就開始部署推進全國檔案信息化工作。在《全國檔案事業發展“十五”計劃》的九項工作任務中，專門列舉了檔案信息化建設的標準內容[2]。在國家檔案局的指導下，各地事業單位的檔案管理信息化建設工作逐步開展起來。發展至今，各地事業單位在檔案管理信息化建設上取得了顯著成效，但也存在一些問題。

二、事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）事業單位對檔案管理信息化建設重視程度不夠

事業單位檔案管理信息化建設是一項復雜的系統工程，需要健全的管理機制和人才、設備、資金各方面支持。但在一些事業單位，領導并未意識到檔案管理信息化建設的重要性，雖然同意進行檔案信息化建設，但對人才、設備、資金各方面并不到位。尤其屬性明顯、工作節奏快的一些事業單位，領導關注點集中在本單位的業務上，無暇顧及檔案管理工作，對檔案管理信息化建設的了解和支持就更少了。

（二）事業單位檔案管理信息化建設制度不完善

任何體系的建設都離不開制度和標準。我國檔案管理信息化建設還處于發展階段，雖然國家檔案管理局制定了大的方向和標準，但在很多細則和具體事實上還是事業單位根據各自情況制定的。而各事業單位對管理信息化建設重視程度不同、檔案管理隊伍水平不同，制定的制度標準也有差異。檔案信息化建設是將檔案資料數字化并形成信息體系，以方便保存和利用。信息化平臺的建立與完善是促使事業單位相關工作通過信息化平臺開展操作，可以充分對有關資源加以有效利用，同時也可以提高資料查閱、調取、應用效率，從而使檔案信息化建設可以打破時空局限性，達到資源共享[3]。但由于制度和標準的不完善、不統一，檔案管理資源共享的目標還未完全實現。

（三）現代化技術和設備在事業單位檔案管理中利用率低

事業單位檔案管理信息化建設最基礎的設備是計算機與網絡，但進行檔案管理信息化建設，不僅僅是計算機和網絡可用。現在社會上可用于這項工作的先進設備和技術種類很多，能大大提高檔案管理信息化建設的工作效率。比如，文本檔案錄入能夠使用ORC智能識別技術，不需要文本提取的掃描以圖片形式存儲即可[3]，不僅具有可以自動判斷、拆分、識別和還原各種通用型印刷體表格，在表格理解上做出了令人滿意的實用結果，還能夠自動分析文稿的版面布局，自動分欄、并判斷出標題、橫欄、圖像、表格等相應屬性，并判定識別順序，能將識別結果還原成與掃描文稿的版面布局一致的新文本。表格自動錄入技術可自動識別特定表格的印刷或打印漢字、字母、數字，可識別手寫體漢字、手寫體字母、數字及多種手寫符號，并按表格格式輸出。提高了表格錄入效率，可節省大量人力。同時支持將表格識別直接還原成多種格式文檔，并可以對圖像嵌入橫排文本和豎排文本、表格文本進行自動排版面分析[4]。而很多事業單位，尤其是地方事業單位，對先進設備和技術上了解少，而且受財政預算的限制，購買能力較弱，大大降低了先進設備和技術在檔案管理信息化建設中的應用。

（四）事業單位檔案管理信息化建設工作隊伍專業水平偏低

事業單位檔案管理信息化建設工作隊伍專業水平偏低。這里所說的專業水平，并非指檔案管理水平，而是計算機軟件水平。現在事業單位檔案建設隊伍大多是檔案管理方面的專業人才，擁有豐富的檔案管理知識，能夠熟練掌握是檔案管理的流程和技能。但信息化建設是基于計算機和網絡進行的，與傳統的檔案管理模式有很大不同，需要實施人員有較高的計算機水平。比如，檔案信息化管理中的安全問題，事業單位很多檔案屬于保密文件，不能對外開放的，檔案信息化轉變過程密級要做的高些，防止不小心外泄和不法分子的竊取，這就要求操作人員懂網絡安全并有較高的操作水平。當下社會中高水平計算機人才的機會很多，薪資待遇和發展空間相比較而言要優于事業單位[5]。由于工作環境的限制與薪資福利的制約，有較高水平的人才無法有效保留下來。而現有的檔案管理人員缺乏計算機技能和相關設備的操作經驗，即使定向招收有一定計算機水平的人才，由于其檔案管理專業能力又有限，也會導致事業單位檔案管理信息化建設工作隊伍專業水平偏低、檔案信息化建設發展速度較慢。

三、事業單位的檔案管理信息化建設的對策

（一）事業單位加大重視，給與人財物支持

事業單位檔案管理信息化建設是項系統工程，需要領導重視和支持。首先領導需要意識到這項工作的重要性，才會給予重視和支持。增加領導對檔案管理信息化建設的了解，一方面是本事業單位檔案管理工作人員的責任，檔案人員可以以談話、申請報告等多元化方式向領導介紹闡述該項工作的重要意義，應當注意的是領導的時間是有限的，談話或申請內容要簡明突出重點，不能像同行交流學習一樣細致繁雜。另一方面，需要更高級別的檔案管理系統的協調溝通，就拿國家檔案局發的指導意見來說，事業單位領導層是會給予一定重視和支持的，這些支持包括所需的設備、技術和人才。事業單位檔案管理水平不同，單位內可供檔案管理使用的財政預算也不同，要結合實際需求，選用最合適的設備和技術。

（二）完善檔案管理信息化建設制度

建立檔案管理信息化建設制度，在結合本單位實際情況的基礎上要盡量詳盡、完善。檔案管理的收集、立卷、審核、查詢、借閱、銷毀各流程環節標準明確，職責清晰。所有的操作環節，每個崗位每位人員的工作標準都、有標準可依。這樣既能提高檔案管理的工作效率，也能減少出錯的概率，保證檔案資料在信息化建設中能夠準確、完整地保存下來。制度中明確規定各崗位人員的職責，能有效避免工作拖沓，檔案管理信息化建設從收集、立卷、審核、查詢、借閱、銷毀一個有序流程，任何環節的滯后都影響整合工作的進度。

（三）提升事業單位檔案管理人員的綜合素質

提升事業單位檔案管理人員的綜合素質可以從三方進行。首先是加強對現有檔案管理人員的技能培訓，培訓內容要在檔案管理理論和技巧的基礎上增加計算機專業知識。現在事業單位檔案管理信息化建設不缺少檔案管理人才，而是缺少綜合人才。其次，開拓檔案管理人員思路，在地方事業單位，檔案管理人員接觸的信息化管理方法和工具有限，可以通過交流學習的方式，吸取省級單位、向檔案管理信息化建設做的好的單位經驗，了解更多的檔案管理信息化建設方法和手段，結合各自單位實際情況加以利用。此外，可以在明確分工的基礎上對檔案管理人員進行考評，并將考評結果與福利待遇掛鉤，以提高檔案管理人員主動進步的積極性。

（四）增加事業單位檔案管理信息化建設的科技含量

檔案信息化雖然旨在減少檔案管理工作難度、提高檔案價值的利用率，但在傳統檔案管理模式向信息化建設轉變的過程中，工作量是極其繁重的。因此，需要輔助先進的設備和手段來盡快完成這一轉變過程。通過多功能掃描儀、ORC智能識別技術等設備和技術，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現紙質檔案與電子檔案并存，采用B/S結構模式對檔案信息進行分析處理和管理應用[6]。充分利用網絡技術來進行檔案管理創新，通過現代科技手段，實行可公開檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的檔案信息服務，從而實現檔案信息的更大價值。

結語

隨著事業單位檔案管理業務量激增，傳統模式已難以適應管理工作需求。將電子信息技術用于事業單位檔案管理工作，能優化檔案管理流程，簡化檔案管理操作，提高檔案管理工作效率。雖然現在各地事業單位在檔案管理信息化建設上取得了顯著成效，但也存在一些問題，包括領導重視度不夠、制度不完善、隊伍水平有限等，這些通過學習交流溝通、加強管理都能得以改善和提高。

[1]張艷娥.事業單位檔案管理的創新的幾點建議[J].科技展望，2017，（9）：228.

[2]湯桂清，陳艷輝，孫玲玲.基于互聯網視角下數據處理與檔案管理研究[J].經濟研究導刊，2017，（5）：187-188.

[3]林曉娟.基于檔案信息化建設研究[J].信息技術，2017，（3）：179-180.

[4]陳超，許佳瑋.檔案信息化管理系統技術方案[J].通訊世界，2017，（5）：243.

[5]劉金湘.機關檔案室檔案數字化建設的思考[J].檔案天地，2017，（3）：53-55.

[6]劉艷.淺談檔案管理信息化建設中的標準化問題[J].人力資源管理，2017，（3）：189-190.

[責任編輯 王燕文]

G270.7

A

1673-291X（2017）23-0162-02

2017-04-18

王利超（1983-），男，興隆縣興隆鎮人，館員，從事檔案管理研究。