“互聯網+”與高校檔案工作合理契合探析

司麗華

（東北石油大學檔案館，黑龍江大慶163318）

“互聯網+”與高校檔案工作合理契合探析

司麗華

（東北石油大學檔案館，黑龍江大慶163318）

“互聯網＋”為每個行業都提供了“互聯網＋”的發展機會，高校檔案事業同樣也身在其中。高校檔案作為國家基礎性的重要戰略資源的一部分，其工作領域涉及廣泛、內容豐富、需求多樣，地位和作用越來越重要。對于高校檔案人來講，將“互聯網+”與高校檔案工作相融合將成為其今后工作的重點。通過對“互聯網+”與高校檔案工作合理契合的必要性進行分析，從而得出二者的合理契合能夠呈現使檔案工作趨向高效化，檔案人才趨向專業化，檔案服務趨向便捷化、檔案平臺趨向網絡化的優勢特點。

“互聯網+”；高校檔案工作；合理契合

當今社會已邁入了信息時代，計算機網絡技術的迅猛發展和廣泛應用，正深刻地影響著社會的各個行業和領域，使人們的生活方式、工作方式和學習方式發生著深刻的變革。隨著信息化浪潮的沖擊，“互聯網+”已經逐漸走進人們的視野，成為日益重要的熱門話題與發展方向。從通俗意義上來講，“互聯網+”就是互聯網+各個傳統行業。但這種“+”并不是兩者簡單的相加組合，而是通過利用現代信息通信技術及互聯網平臺，將互聯網與傳統行業跨界深度融合，從而使傳統行業形成新的發展?！盎ヂ摼W+”為每個行業都提供了“互聯網＋”的發展機會，高校檔案事業同樣也身在其中。高校檔案作為國家基礎性的重要戰略資源的一部分，工作領域涉及廣泛、內容豐富、需求多樣，地位和作用越來越重要。對于高校檔案人來講，將“互聯網+”與高校檔案工作相契合同樣也將成為其今后工作的重點。

一、“互聯網+”與高校檔案工作合理契合的必要性

為什么要將“互聯網+”與高校檔案工作進行合理契合？二者的融合對高校檔案工作具有怎樣重要的意義？因為，隨著“互聯網+”信息時代的到來，給高校檔案工作帶來了重要課題和發展機遇?；ヂ摼W改變了傳統的檔案工作方式，是檔案工作未來發展的主流，也是當下時代特征的重要體現，更是高校檔案工作在信息網絡時代發展的必然趨勢，是新時期高校檔案工作適應社會發展的實際需求，是實現政府信息公開的迫切要求。

1.“互聯網+”高校檔案工作是信息時代檔案工作發展的必然趨勢

信息時代，無紙化辦公已經成為未來工作的必然趨勢，無紙化辦公形成了大量的數字化檔案。數字化檔案是信息時代的必然產物，與傳統的實體檔案管理模式相比，數字化檔案自身具有無可比擬的先進性和時效性。它以數字化的形式存儲信息資源，以網絡化的方式連接傳送，將分散于不同載體、不同地方的檔案信息進行存儲、鏈接、傳送，從而能夠及時利用與共享檔案信息資源。而隨著數字化檔案的產生，高校檔案工作必須由傳統的實體檔案管理向信息化、數字化檔案管理方向轉變，才能適應信息化時代檔案工作發展的需求。因此，可以說“互聯網+”高校檔案工作是信息時代檔案工作發展必然趨勢。

2.“互聯網+”高校檔案工作是新時期檔案工作適應社會發展的實際需求

檔案材料中涵蓋了大量的文件、數據、圖表、資料等原始憑證，具有真實、可靠、最具說服力的的特點。同時，它也是國家信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會經濟價值。隨著信息社會的飛速發展，社會對檔案信息資源的利用越來越頻繁。比如，學校負責人能夠依據檔案材料來迅速、準確地做出重大決策；各機關職能部門能依據檔案材料快速、及時進行工作查考；社會廣大公眾對檔案信息的需求也日益增加。人們已越來越多地關注、利用檔案信息資源。中共中央辦公廳國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中指出，“各級黨委和政府要以實現檔案信息資源社會共享為目標，統籌協調，充分利用已有的信息傳輸網絡和平臺，積極推進城鄉檔案信息資源共享，支持檔案館（室）把可公開的各類檔案、信息上傳網絡，開展遠程利用。”[1]《意見》已經為未來的檔案工作指明了方向，檔案部門應轉變傳統的檔案管理模式，加快檔案數字化、網絡化建設，才能為社會各界提供及時、準確的檔案利用服務，從而進一步實現檔案信息資源的社會共享?？梢哉f，“互聯網+高校檔案工作”是新時期檔案工作適應社會發展的實際需求。

3.“互聯網+”高校檔案工作是實現政府信息公開的迫切要求

《中華人民共和國信息公開條例》對檔案信息開放提出了新的挑戰，如何保證政府信息公開順利實施是各級檔案館面臨的現實挑戰，同時也給檔案工作帶來了一種新的發展機遇。國家檔案局局長李明華在全國檔案館工作會議上指出，政府公開信息納入檔案利用體系，人民群眾日益成為檔案利用主體[2]。中共中央辦公廳國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中指出，“國家檔案行政管理部門要搭建全國開放檔案平臺，并與政府公開信息系統對接，實現資源共享，逐步把各級國家綜合檔案館已開放的檔案以及各級政府的公開信息上傳到平臺上，真正建立起方便人民群眾的檔案利用體系，使檔案公共服務惠及廣大人民群眾。”[1]而檔案館作為保存原始檔案之地，在政府公開信息方面是具有義不容辭的責任和優勢的。借助互聯網，將可公開的信息傳送到網絡平臺上，方便社會各界對公開信息的利用、查詢需求，使檔案真正做到惠民、為民。

二、“互聯網+”高校檔案工作合理契合對傳統檔案工作帶來的挑戰

1.對工作人員的挑戰

互聯網技術作為一種新型的技術，應用于高校檔案管理工作中，這就要求高校檔案工作者不僅要具備檔案管理專業知識，還需要具備互聯網信息技術方面的相關能力。但是與之相對應的是高校檔案館中這種專業人才的數量卻是比較少的。高校檔案管理要適應新型檔案管理需求，就迫切需要具備專業技能和信息技術素養強的人才。因為，他們的水平與發展決定了未來高校檔案網絡化管理的發展前景。因此，檔案工作者要不斷提高自身的業務素養。首先，高校檔案工作者在學習檔案專業知識的同時，還要學習掌握互聯網技術、計算機操作等相關技術知識，努力成為一專多能的復合型人才。其次，對檔案管理人員檔案部門要定期組織現代化、信息化管理的基本知識教育和計算機應用能力的培訓，加快檔案網絡化人才隊伍的建設。針對網絡技術更新快的特點，制訂與其相應的培訓與教育方案，使他們掌握信息化檔案工作程序、規范和操作方法，做到理論與實踐相結合，才能適應互聯網技術對檔案管理帶來的挑戰。

2.對工作理念的挑戰

傳統的高校檔案工作從檔案收集、利用、管理都是你來我找的被動式的工作方式，缺乏主動出擊的工作模式?；ヂ摼W技術的應用使得檔案走出“蘭臺深閨”，走進人們的生活，使檔案工作更加方便、快捷、高效。國家檔案局局長楊冬權在2015年全國檔案局長館長會議上指出“檔案工作“要有網絡思維特別是移動網絡思維，要善于利用網絡開展工作?！盵3]因此，檔案管理人員一方面在思維方式上要與時俱進，改變思維方式，擺脫傳統思維模式的束縛，變被動適應為主動作為。首先，檔案管理人員要充分認識到互聯網技術的多面性特點，轉變自己的思維方式，接受互聯網技術應用于現代檔案管理，作為一種管理理念深入到實際工作實踐中。其次，要樹立互聯網思維，高校檔案部門要結合高校檔案工作實際，加快制訂出符合本校數字化建設的中長期規劃方案，并加快建設與之配套的軟硬件設施，發揮互聯網的優勢特點，將互聯網技術應用于檔案資料的整理、收集及快速查閱利用工作中。再次，在高校信息化建設的總體方案中要將檔案信息化建設納入其中，擴大電子檔案的歸檔范圍，做好數字檔案與辦公系統接口工作，做到有價值的信息及時歸檔，逐步建立起規范化的電子檔案數據庫，使高校檔案信息管理平臺真正成為學校信息資源的匯集地，更好為師生和社會群眾服務。

（五）貧困戶內生動力不足。一是“等靠要”思想嚴重。有的貧困戶安于現狀，害怕脫貧后享受不了政策；有的只想坐享其成，寄希望于政府包辦代替，出現“干部干，群眾看”現象；有的以貧困戶身份為由，要求解決低保等不符合政策的問題。同時，一些非貧困戶滋生不平衡心理，爭當貧困戶。二是自身脫貧能力不足。農村“38、61、99”部隊占到了60%以上，人口空心化現象日益嚴重。貧困戶知識文化水平不高，小學文化及以下文化層次的較多；有的貧困戶缺乏發展產業的資金、能力，對發展產業持懷疑態度；有的群眾故土難離，對易地扶貧搬遷政策不接受。

3.對工作方式的挑戰

傳統檔案是以紙質檔案為主，檔案管理過程一般包括人工記錄、整理、備檔等形式。這種檔案管理模式需要投入大量的人力、物力，資源消耗較大，對管理人員的個人經驗十分依賴，使檔案管理人員的工作強度較大，且容易出現重復勞動的現象?；ヂ摼W信息技術為檔案管理提供了多元化的管理手段，檔案管理更加科學和系統。基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統遵循了記錄、編檔、分類、歸檔、查閱、修改等工作流程。但是檔案管理信息系統的輸入更加便捷，實現分層管理檔案，使信息管理的難度降低；通過檢索功能，管理人員能快速查找檔案，加強了檔案之間的關聯性，實現信息資源共享。改變了檔案的存儲形式，如檔案異地存儲備份，增強了檔案信息的安全，提高了檔案管理的安全、準確性。除此之外，檔案管理的技術選擇平臺更加廣泛，檔案部門能夠實現與相關管理機構、與企事業單位合作，聯合開發檔案管理系統，提高檔案管理系統的時效性。

4.對檔案安全的挑戰

目前，數字化檔案已經成為高校檔案館的發展趨勢，高校檔案館都在積極建立檔案信息數據庫。隨著檔案信息數據庫的建立，公開的檔案信息平臺同樣也在積極籌備當中，將能夠公開的信息呈現在檔案信息平臺上，通過網絡用戶可以根據用戶名與密碼隨時查看相關的檔案信息?！盎ヂ摼W”技術的應用使得高校檔案館變為基于互聯網的線上檔案館，檔案工作者可以通過互聯網遠程服務。我們在看到互聯網帶來快捷方便的同時，也不能忽略掉互聯網對檔案安全帶來的威脅與挑戰，應認識到其帶來的安全隱患也是時刻存在的。網絡環境下電子檔案面臨的威脅主要來自如非授權訪問、信息泄漏或丟失、破壞數據完整性、黑客、網絡傳播病毒等等方面。維護網絡信息安全越來越成為檔案工作的重要內容。我們要在建立公開的檔案信息平臺的同時，要加強對檔案信息平臺的安全的管理。高校檔案管理工作人員一定要重點關注網絡安全問題，加強對檔案信息的保護，建設檔案網絡信息保障體系，確保檔案信息的安全。

三、“互聯網＋”與高校檔案工作合理契合的優勢分析

以互聯網技術為核心的現代信息技術的應用對高校檔案工作產生了變革性的影響。從表面上看，“互聯網+”高校檔案工作僅僅只是高校檔案工作方式的改變問題，而在本質上則是透露出高校檔案工作生存模式的轉變。如今互聯網已經成為高校檔案工作的一個組成部分。在可預見的未來，高校檔案的基本工作方式將是以互聯網為基本的技術平臺的信息化管理模式，而與之相適應的是“互聯網＋”與高校檔案工作合理契合，并將呈現以下的優勢特點。

1.檔案工作趨向高效化

“互聯網+”與高校檔案工作合理契合可以涵蓋到檔案工作的諸多方面和諸多環節中，如通過互聯網平臺可以做到一次性的實現檔案的歸檔和整理工作，克服以往在檔案的收集、整理中多次繁瑣、復雜勞動的現象，能夠節省人力和物力。同時，在檔案的利用方面，通過“互聯網+”檔案管理平臺能夠進行遠程操作，可使檔案信息檢索變得更加快捷，實現對檔案工作的科學管理和檔案信息的高效利用；通過互聯網平臺能夠實現隨時隨地統計各種數據工作，對使用檔案管理系統的個人及部門十分便利。相較于以往的檔案工作而言，“互聯網+”高校檔案工作使檔案工作在各領域、各環節上得到明顯拓寬，在工作效率上實現跨越性飛躍。

在“互聯網+”高校檔案工作時代，檔案工作是一個知識化、信息化密集度較高的行業，檔案工作的信息化程度越高，對檔案工作者隊伍的素質要求也就越高，檔案工作者不僅要具備檔案專業基礎知識，還要具備網絡信息技術的能力，在具備檔案責任意識的同時還要具有安全防范和應急處理問題的能力，這也是當前檔案事業向信息化、數字化方向轉變面臨的一大難題。“檔案干部隊伍建設關系到檔案事業的可持續發展，檔案工作能不能搞好，關鍵看干部，提高隊伍的綜合素質是檔案事業發展的關鍵，建設一支政治素質過硬，業務能力突出、工作作風優良的檔案干部隊伍是我們面臨的一項長期任務?！盵2]因為只有打造培養出一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴明的檔案專業的高素質人才隊伍，才能適應“互聯網+”高校檔案工作的新變化，實現高校檔案工作向網絡化運作方向轉變的，所以高校檔案管理部門應當對檔案工作者定期、分批、分期、分層次地進行基礎知識教育、高級理論教育、檔案專業教育，同時應強化其對現代信息技術知識的掌握，組織其學習、掌握與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術、網絡技術等知識，提高檔案工作者掌握和運用現代化技術的能力，真正使“互聯網+”與高校檔案工作合理契合。

3.檔案服務趨向便捷化

在”互聯網+”與高校檔案工作緊密契合的條件下，檔案信息的采集更加迅速而方便，在整個網絡環境當中檔案信息能夠被快速共享。“互聯網+”高校檔案工作使檔案工作在人力、物力、財力上能夠節約成本，有效簡化檔案工作流程。不論是數字化檔案還是傳統的紙質檔案，文字檔案還是多媒體檔案，編研成果還是檢索結果，傳統的查檔借閱、檔案服務咨詢，任何信息都能通過互聯網迅速獲取和及時處理。通過移動終端、互聯網及社交媒體等媒介，用戶可以不受時空限制快速進行檢索、咨詢、獲取信息來滿足自身對檔案信息需求。與此同時，可以通過運用大量動態數據、關聯數據和網絡數據對檔案館的運行情況、檔案利用情況等進行整合分析，又可以及時發現有價值的最新信息，從而預測出用戶對檔案的利用需求，實現向深層次推動檔案智能化的服務。

4.檔案平臺趨向網絡化

傳統的檔案保管方式對庫房、設備、人員都有一定的要求，占用的空間很大，且空間成本較高，在管理成本和投資成本上投入較高。隨著檔案信息量的增加、保管年限的增長，對檔案庫房、設備的要求也會越多。這些情況都制約著傳統檔案的管理。而“互聯網+”高校檔案工作能夠使檔案借助虛擬的、巨大的網絡空間，以數字信息形式存儲在計算機系統中，將其從原本的現實空間搬到了虛擬空間，有效解決存儲空間狹窄的問題，降低存儲成本。同時，通過互聯網信息技術建立的檔案信息管理系統，建立網上電子平臺，能夠實現網絡互聯和館際互借來建設虛擬檔案資源，打破檔案館之間時間與空間的限制，實現各個檔案館資源館際互借、文檔服務、網絡資源共享。同時，借助網上電子平臺可以為使用者提供遠程服務，最大限度拓展檔案的服務空間。

“當今世界，以信息化為基礎的科技創新正深刻影響著各個行業的發展，檔案館也正從“紙與鐵”的時代加速邁入“數與網”的互聯網時代?！盵2]高校檔案館同樣也要探索研究利用大數據、云計算、智慧管理、移動互聯等新興技術的可行性，加強與互聯網等新興技術的合理契合，從檔案數據資源的及時收集和有效利用，充分發揮互聯網優勢，逐步提高檔案館的業務信息水平，為實現資源、技術與管理的共享奠定堅實的基礎[2]。

[1]中共中央辦公廳國務院辦公廳.關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見[Z].北京，2016.

[2]李明華.著力提升服務能力升華“三個體系”建設大力推進新形勢下檔案館工作[J].中國檔案，2016，（11）.

[3]楊冬權.全國檔案局長館長會議上的講話[EB/OL].http：//www.zgdazxw.com.cn/news/2014-12/29/content_80149.htm.2014.12.23.

[責任編輯 興 華]

G271

A

1673-291X（2017）23-0172-03

2017-06-15

2016年黑龍江省高等教育學會高等教育科學研究“十三五”規劃課題“‘互聯網+’與高校檔案工作合理契合研究”（16G167）的階段性研究成果

司麗華（1978-），黑龍江大慶人，館員，碩士，從事檔案學研究。