管見流動人員人事檔案管理工作

◎王一博

管見流動人員人事檔案管理工作

◎王一博

隨著經濟社會的發展與全面改革的不斷深入，人員流動更加頻繁，流動就業廣泛存在，流動人員人事檔案管理工作也出現了許多新問題，迎來諸多新挑戰。如何加強流動人員人事檔案管理，更好為流動人員提供便捷優質服務，已成為人事檔案工作當前需要研究的重要內容之一，也是人力資源和社會保障部門適應新形勢下市場經濟發展需要，促進人才合理流動和配置的一項重要職責。筆者結合自身多年在檔案管理部門的工作經歷和體會，對這一問題進行一些初步探索。

流動人員人事檔案管理在實際工作中主要存在著以下問題

流動人員人事檔案管理機構混亂繁多。中組部、人社部相關文件明確規定，流動人員人事檔案管理機構為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才交流服務機構。但目前，省、市、區各級人才交流機構和各級職業介紹機構、社保部門都在保管檔案，甚至一些社會中介組織、職業介紹機構都在管理流動人員人事檔案，造成檔案管理工作秩序混亂。

企業及流動人員對人事檔案認識不足，重視不夠。有些企業認為人事檔案在很大程度上已經不能幫助他們正確判斷某個人的真實才能和準確的客觀背景。有些個人也認為檔案在求職及職業發展中不重要，甚至不知道自己的檔案存放在哪里，人檔分離現象嚴重。更有甚者認為檔案是私有財產，一直放在自己手中，導致相關材料不完善，影響其此后檔案接續。

檔案管理規范缺失，管理水平亟需提高。有些存檔機構制度不完善，不注意平時材料形成，導致檔案材料不齊全。甚至違反規定出具假證明，私自抽取、涂改、銷毀有關材料，致使人事檔案安全性、真實性、嚴肅性受到威脅。一些檔案管理人員缺乏專業知識，缺少創新，對檔案管理還僅停留在接收時不缺要件、存檔期間不遺失，致使檔案管理職能不能有效發揮作用，這都影響了流動人員的檔案管理趨向正規化、標準化。

努力提高流動人員人事檔案管理的社會化服務水平

形成共識，促進發展。由于現在全國各地區之間檔案流動數量大，各省、市、區之間政策有差異，轉遞材料要求有不同，導致很多檔案不能一次性順利完成轉遞。建議相關主管部門，規范統一全國各地區之間的有關檔案轉遞方面的要求，完善針對流動人員人事檔案轉遞政策的規定。通過加強對人事檔案流轉過程的管理來規范、引導人才流動，使人事檔案價值得以體現。

加強統一歸口管理，促進檔案事業的發展。根據《中華人民共和國檔案法》、《流動人員人事檔案管理暫行規定》，流動人員人事檔案管理遵循集中統一、歸口管理原則，因此流動人員人事檔案管理機構為縣以上黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構。這樣解決了多頭管理的問題，檔案管理工作才能有統一的標準，才能促進檔案管理事業規范、快速發展。

加強政策宣傳，做好面向重點群體的政策解讀。每年在高校畢業生離校前后，將檔案管理服務政策作為就業創業政策咨詢的重要內容，引導做好檔案轉遞工作。要通過多種方式及渠道組織內容豐富、形式多樣的流動人員人事檔案管理服務政策宣傳普及，介紹檔案材料內容、形成過程及主要功能。提高用人單位和存檔人對檔案重要性的認識，在全社會形成共識，營造良好的人文環境。

實現檔案管理規范化，推進走向法制化軌道。流動人員人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料。而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響進檔材料的質量。對收集到的檔案材料，要從手續是否完備，內容是否準確等方面進行認真細致的鑒別。建議完善有關規范流動人員人事檔案材料的收集、充實等問題的政策性、可操作性的文件，使流動人員人事檔案管理向法制化管理的軌道推進。

增強檔案管理人員專業性，提升服務管理水平。存檔部門要帶領檔案管理人員學習上級文件，了解相關政策，將定期組織業務及相關知識學習制度化。并且要明確崗位職責，加強日常管理工作。業務主管部門應定期舉辦業務培訓班，讓檔案工作者交流工作經驗和心得，以適應形勢發展的要求。并且要鼓勵檔案管理人員加強進修學習，及時補充專業知識、法律知識等以提高業務素質、責任意識，不斷提高檔案科學管理的水平。

（作者單位：哈爾濱市民政和人力資源社會保障局）