淺談分子公司業務集約化對外資企業管理的影響

文/江翠，1.瑞穗銀行（中國）有限公司青島分行；2.中國人民大學

所謂集約化，是指通過經營要素質量的提高、要素含量的增加、要素投入的集中以及要素組合方式的調整來增進效益的經營方式。在當代經濟社會的公司治理中，業務集約化可以理解為總公司將分子公司的某些機能或業務集中于總部，通過集約化處理，例如財務報表的統一制作，辦公用品的統一采購等，實現工作效率提高的同時減少人工及資源的成本。

1 外資企業的集約化管理

近幾十年來，諸多外資企業在中國開設分支機構，不僅實現了現地法人化，并且下設多個分子公司，日漸強大，有不錯的業績表現。但隨著國際經濟環境變化，市場競爭日益激烈，不少外資企業將節流作為重要目標之一，且在摸索和模仿中做出了各類嘗試。而業務集約化作為節流甚至是開源的一種重要手段，被不少外資企業所運用。

通過對多種方法的摸索，目前一些外資企業對業務集約化的靈活運用主要體現在以下主要幾個方面：一是弱化分子公司后勤職能，由總部統一執行人事、采購、用車等工作；二是業務訂單、回執由總部進行統一受理、記賬和打印、郵寄；三是營銷部門的垂直管理等。

2 業務集約化的利弊分析

2.1 分子公司后勤職能的弱化

公司后勤職能，主要體現在行政管理、人事管理、總務后勤管理三個方面。其中，行政管理包括協調管理層與各部門之間的關系，落實公司規章制度，保證內外溝通、上通下達等工作。人事管理包括制定人事制度、招聘錄用、工資報酬、培訓開發、人員考核等工作。總務后勤管理主要負責公司固定資產的登記、盤點、管理和低值易耗品、辦公用品的采購、配備和使用等管理工作。

總部通過弱化分子公司的后勤職能，將其有效集中于總部，有以下益處：

1.通過規章制度的統籌管理，為分子公司制定了明確的制度規范，利于整個公司按照統一標準貫徹執行；

2.取消原先信息須經由分子公司的后勤部門進行傳達的中間環節，避免在傳遞中引起重要情報或指示的誤傳、失真，提高信息傳達的效率和準確度；

3.通過制定統一的用人標準及考核制度，分支機構能夠充分把握總部的人才需求，了解用人方針，提高公司整體員工素質；

4.通過總部統一進行辦公用品等物品的采購，有利于提高公司與供應商的議價能力，同時通過批量采購，達到降低成本的目的，惠及各分支機構；

5.有的企業目前都是通過與商務服務公司簽約使用固定的車輛，其分子公司也是如此。這種情況下不僅費用成本較高，而且在用車高峰和淡季會分別呈現出車輛不足和閑置明顯的情況。通過車輛集約化，公司與網約車平臺簽署協議，不僅是總部，分子公司也可以在全國范圍內的網約車平臺上約車，不僅可以節約公司用車成本，而且也可以解決用車高峰期難以約車的情況，一舉兩得。

2.2 負面影響及改善的探索

但是在實際工作中，后勤職能的集約化容易收到相應的負面影響，其原因及改善措施的相關思考如下：

由于總部缺乏對分子公司實地情況的了解，無法因地制宜對規章制度做出適當調整，易引起員工不滿。例如全國的分子公司執行同樣的出勤時間，而中國幅員遼闊，經度差異導致生理時差，不合理的工作時間容易引起員工身體不適，應根據當地實際情況分別制定恰當的上下班時間。

未經過深層解讀的信息傳遞，可能會引起其他部門員工的誤解或不能充分理解，易導致總部方針無法做到充分的上傳下達。因為沒有專屬部門對總部的指示或通達進行過濾和詮釋，分子公司容易忽略其中的重要或關鍵信息，造成未貫徹或未完全貫徹，甚至由于誤解讀導致違反新規章的發生。

受限于各個分子公司所在地域的人才情況及薪資標準，有可能造成招人難的問題。例如總部要求某崗位必須由碩士研究生以上的人員擔任，而分子公司所能提供的該崗位的薪資標準無法招納到符合要求的人員；相反，提高薪資標準（或與總部相應崗位持平）會對分子公司的運營成本產生較大壓力。此時就需要分子公司向總部請求部分招聘自主權，因地制宜采用合適的員工。

辦公用品的統一采購一定程度上約束了分子公司的選擇自由度，有可能引起員工工作舒適度的降低。應適當允許分子公司有部分的獨立采購權，在保證員工滿意度的基礎上降低成本。

活用網約車平臺可以有效提高用車效率，但是有別于之前的常用司機，駕駛水平的參差不齊以及對常用路線及其路況的熟悉情況熟悉度不同可能對公司的出行順利產生影響。因此，企業在選擇網約車平臺時應對其用人用車的標準及執行情況進行充分考察和審核，并且選擇多家網約車公司備選，以避免偶然的無車可用的局面。

3 業務訂單由總部進行統一受理、記賬

在業務集約化之前，分子公司自行接收訂單，進行業務處理之后由后臺記賬部門進行輸機記賬、歸檔留存。其前提為須設立獨立部門執行該項操作，并根據公司規章規定，留置物理或網絡空間進行歸檔留存。在進行集約化思考時，公司的總部傾向于將單一、重復、不具技術性的操作集中于總部，例如訂單的登記、發報，對客回執的打印、郵寄，報表的制作等工作。當然也有公司會選擇技術外包，本文暫不進行分析。

3.1 資料集約化處理的意義

通過對訂單、回執等資料的集約化處理，可以達成以下目標：

有效降低分子公司的工作量，提高工作效率的同時精簡人員、減少支出，從而達到降低成本的目的。雖然表面上看來總部需要特設部門去對應分子公司的業務請求，就總部而言提高了人工成本，但是由于工作內容的高度集中，原本每家分支機構都需要一名操作員去處理的業務，現在由總部的一名操作員就能夠同時處理數家分子公司的相應業務，從企業全局看來是具有積極意義的。

總部執行統一標準，由位于總部的同一團隊進行記賬等操作，能夠避免由于處理方法差異導致的差錯發生，降低操作風險。總部及分支機構雖然都執行相同的業務手冊和規章制度，但是由于各地對規章制度和業務流程的解讀不同，可能在實際操作上會發生錯誤；而比較謹慎的分支機構會在每次操作前進行對規章制度的確認，這又會對分支機構產生額外的工作負擔。因此，此類業務集約于總部將從根本上解決這個問題。

3.2 集約化舉措的負面影響

本措施也有可能帶來以下影響：

因為對訂單的實際使用人（客戶經理、倉儲員等）位于分子公司，如因地理距離等原因無法充分溝通協調，導致總部相關部門未能及時處理訂單，造成業務處理的延誤或疏忽，引起客戶不滿，甚至可能造成未來訂單的減少，影響公司的整體形象及聲譽和未來在國內的發展。因此，公司應建立健全的追責機制，保證優先處理急件、要件，防患于未然。

總部與分子公司之間的信息傳遞依賴于信息傳輸系統，而不穩定的系統環境容易造成信息的丟失或延誤，也有可能造成前條所述的后果，并且因為數據處理量劇增，有發生信息錯配的風險。公司應在選擇使用環境相對較穩定的傳輸系統的前提下，通過設置備用系統或其他途徑作為防范預案，以避免和對應此類現象發生。

4 營銷部門的垂直管理

4.1 垂直管理的積極意義

基于部分外資企業的普遍習慣，一般會將全國各地的客戶進行區域性管理，由一家分子公司負責所在省市的全部營銷業務。但是，出于各地客戶所屬集團的統一營銷方針考慮，越來越多的外資企業開始轉變思路，通過對部分集團企業客戶實行總部牽線、分部搭橋、垂直管理的方式，以集團總對總的方針，細致全面地開展針對個別集團客戶的營銷活動。

垂直管理對營銷部門有若干積極作用，分析如下：

1.有助于集中優化總部資源，對集團客戶的全國各地分支機構同步展開營銷活動，地毯式吸收新客戶，提高公司各分子公司的客戶數量和業績水平；

2.分子公司的客戶經理直接聽命于總部，能夠透徹了解某集團客戶的特點及需求，結合總部的營銷方針及當地客戶的特性有針對性地提供商品或服務，提高客戶滿意度的同時提高收益；

3.通過垂直管理，有利于總部及時吸收客戶分子公司的意見與業務需求，能夠先于客戶的分子公司與其總部進行交涉，確定可行性之后甚至可以推廣至其他分子公司，有助于更快推動潛在業務的發展或盡快解決潛在矛盾的發生。

4.2 垂直管理的思考

當然，很多公司的營銷垂直管理目前并不成熟，這對公司營銷活動的正常運行會產生一些影響，主要思考有以下方面：

1.由于直系領導位于總部，分子公司無領導人員，客戶經理難以與總部領導及時溝通；另外，絕大部分的交流和指令都是通過郵件或電話等工具進行，且同一部門之間的同事也分布在五湖四海，造成領導與下屬、同事與同事互相之間的信息共享不充分，容易由于溝通不暢導致業務流程出現問題。因為現實的地理條件難以克服，企業應定期或不定期召開電話會議或現場討論，垂直和平行交流業績動態和市場近況并有所互動，使總部對個分子公司的營銷工作現狀有所把握和總結的基礎上有所收獲，并提出指導性意見。

2.同樣，因為客戶經理的直系領導位于總部，客戶經理遞交的申請資料難以第一時間得到審批，尤其是需要多方領導審核批復的情況下。由于所處城市不同，下屬很難及時把握審批者行蹤，易使資料審批收到影響，耽誤業務進展。目前有的公司正在開發使用專門用于遠程資料申請的系統，當中間審核者或最終審核者出差無法審閱資料使時，可直接自動遞交至下一審核者或由其代班人員進行審批，以期提高靈活性和資料審批效率。

3.難以對其工作態度及思想動態進行及時把握，長此以往，容易導致軍心渙散、人才流失。可以參考的建議是，根據自身特點，公司可以采取區域劃分、分子公司屬性劃分等方式，將分子公司分為若干個分部，針對營銷部門的客戶經理定期進行人事考評、思想交流等，彌補因地理距離帶來的不足。

5 結語

外資企業對本土企業來說就是“外來的和尚”，如何在中國唱好自己的經，是一門深奧的學問。而外資企業希望在管理中采取的集約化方案，基本符合以上分析的情況。但在實踐過程中需注意的是，所采取的措施應符合外資企業總部的方針與要求，在不違背集團文化背景的情況下，提出并實踐適應中國實際環境且符合自身需求的集約化方案。此外，在外資企業的管理層及員工里，很多人都具有外國文化背景,為了避免觸犯“雷區”，也應借鑒本土企業在集約化管理方面的成功經驗，減少走彎路。

綜上幾個方面，包括外資企業在內，企業在中國希望長久且持續地維持良好的盈利狀況，集約化管理或扮演了很重要的角色。雖然目前諸多外資企業的集約化管理并不成熟，但是通過近年來的試驗和探索，以及對經驗的總結，我們有理由相信會有更多的集約化管理方法應運而生，成為外資企業在中國穩扎穩打的重要工具之一。

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